3.3. Методи управління проектом

До теперішнього часу накопичено значного досвіду щодо різноманітних методів управління проектами.

З формальних методів частіше за все використовується відомий метод «дерева цілей» з описом, фіксацією цілей і їхньої структурної декомпозиції.

Для нечітких цілей використовують техніку творчого процесу типу «мозкового атакування», «записування ідей», «творчої конфронтації», «систематичного структурування» та ін.

Суть методу полягає в структуризації проекту, тобто декомпозиції його на структурні елементи і побудові ієрархічної структурної моделі проекту, необхідної і достатньої за складом структурних елементів для планування і контролю робіт на різних рівнях управління проектом і для різних його учасників. Принципи декомпозиції можуть бути різноманітними: за фазами життєвого циклу, по функціональними, об'ємно-планувальними, конструктивними ознаками, за технічними процесами, за ознакою черговості запровадження в експлуата­цію, вартості проекту та ін.

Структурна модель проекту і коди її структурних елементів служать інформаційною основою для формування всієї документації проекту протягом його життєвого циклу, для організації управління проектом і його інформаційною підтримкою.

Ці методи добре відомі в нас як методи сітьового планування і управління (СПУ). У удосконаленому вигляді з різноманітним сучасним програмним забезпеченням вони є центральною ланкою в ланцюзі методів управління прое­ктами, де з їхньою допомогою виконуються такі, наведені нижче функції.

Моделювання проекту. На основі структурної декомпозиції проекту визначається склад робіт, установлюються взаємозв'язки між ними і будується ієрархічна система моделей, що відображує інтереси різних рівнів управління та учасників проект)' з необхідним і достатнім для кожного з них ступенем агрегації робіт та інформації.

Тимчасовий аналіз проекту. За допомогою побудованих сітьових моделей здійснюють розрахунок тимчасових параметрів проекту: ранні та пізні терміни виконання робіт, частин і всього проекту, резерви часу, визначають критичні роботи і шляхи.

Ресурсний аналіз проекту. Використовуючи розрахований календарний план, визначають кількість і терміни витрати ресурсів.

Розподіл ресурсів. Як правило, ресурси проекту обмежені, тому потреба в них істотно відрізняється від їхньої наявності. Методи розподілу ресурсів дозволяють: при незмінному терміні завершення проекту мінімізувати різницю графіка потреби в ресурсах від графіка їхньої наявності; при незмінному рівні наявних ресурсів мінімізувати термін завершення проекту; вирішити змішану задачу, коли ресурси і терміни на частині проекту залишаються незмінними, а інша частина ресурсів і термінів мінімізується.

Моніторинг проекту - сукупність методів і процедур контролю за ходом виконання робіт проекту. На основі графіка робіт і звітів виконавців здійснюються актуалізація даних моделей та нові розрахунки плану частини проекту, що залишилися ще не виконаними. При цьому за допомогою комп'ютера ведеться розрахунок виконаних обсягів, визначається видаток ресурсів і витрат, формуються дані для звітів, аналізується стан проекту, прогнозується перебіг подальших робіт.

Ця найважливіша сфера управління проектом у ринковій економіці тісно пов'язана з ціноутворенням і кошторисною справою. Розрізняють два підходи до планування витрат: пасивний і активний.

Пасивний - заснований на розрахунку вартості: по проектах-аналогах; по обсягах робіт і нормативах; на основі розрахункової потреби ресурсів і нормативної бази.

Активний підхід заснований на мінімізації вартості проекту за рахунок варіювання змінними (різні фінансові схеми, інтенсивність робіт, терміни, засоби виконання та ін.) Важливе місце тут займають методи функціонально-вартісного аналізу витрат і прибутку проекту, а також визначення економічної ефективності проекту з урахуванням витрат на експлуатацію.

Це є частиною моніторингу проекту, але через свою важливість часто виділяється в самостійний метод, що має розвинену інформаційну підтримку. Суть методу полягає в тому, що за рядом проектних показників формуються наочні графіки, які дозволяють вести безупинне урахування витрат і оцінювати розвиток проекту, дотримання бюджету та ефективність фактичних витрат.

Сукупність методів дозволяє визначити та оцінити ризик на різних фазах розвитку проекту, знайти спосіб його зниження і впливу на основні параметри проекту. До інструментарію методів управління ризиком входять імовірнісні та альтернативні сітьові моделі, імітаційне моделювання, експертні системи, теорія ймовірностей і надійності, технологія та ін.

За допомогою спеціальних методів якість проекту планується і контролюється протягом усього життєвого циклу. На основі специфікації якості іноді будується система управління якістю проекту, що функціонує як підсистема в рамках цілісної системи управління проектом.

У процесі виконання проекту між учасниками проекту й іншими зацікавленими сторонами виникають конфлікти. Методи управління конфліктами дозволяють їх прогнозувати, оцінювати і запобігати. А у випадку їхнього виникнення пропонують розв'язання.

У проект в процесі його підготовки і реалізації вносяться численні зміни. Розроблено методи прогнозування, оцінки і захисту проекту від змін; процедури й організаційні форми для внесення змін, засоби фіксації змін, організація документообігу і його коригування в зв'язку зі змінами.

Методи управління контрактами спрямовані на упорядкування і систематизацію підготовки, узгодження, оформлення контрактів, контроль їх вико­нання і закриття контрактів. Сюди приєднуються методи маркетингу, організа­ція торгів, тендерів, конкурсів і аукціонів.

Методи організації управління проектами визначають правила побудови раціональних організаційних форм і структур, орієнтованих на виконання проектів. Також вони Встановлюють регламент і взаємовідносини між учасни­ками проекту і командою проекту. Ці методи допомагають сформувати необ­хідний склад команди проекту, організувати його ефективну роботу, забезпечи­ти управління персоналом і налагодити необхідні комунікації між учасниками проекту.