Тема 8. Управління змінами Лекція 9

9.1. Види змін у проекті.

9.2. Технологія управління змінами.

9.1. Види змін у проекті

Одним із важливих ключових інтеграційних процесів в управлінні проектами, що пронизує весь життєвий цикл проекту, є управління змінами, що виникають в ході реалізації проекту. Під зміною розуміється заміщення од­ного рішення іншим унаслідок впливу різноманітних зовнішніх і внутрішніх чинників при розробці та реалізації проекту.

У процесі реалізації кожного проекту вносяться зміни в різноманітні його розділи. Ініціювати зміни можуть замовник або інвестор, проектуваль­ник або підрядник. Замовник, як правило, вносить зміни, що покращують кі­нцеві техніко-економічні характеристики проекту. Проектувальник вносить зміни в початкову проектно-кошторисну документацію, специфікації. Підря­дник, як правило, вносить зміни в календарний план, методи виробництва ро­біт, послідовність (технологічну і просторову) зведення об'єктів та ін. Зміни в проект вносяться постійно і важко уявити значущість дестабілізуючих впли­вів як на кінцеві результати, так і на тривалість, вартість, ресурси і якість ро­біт.

Причинами внесення змін, як правило, е: неможливість передбачення на стадії розробки проекту нових проектних рішень, більш ефективних мате­ріалів І конструкцій, технологій та ін., а також відставання в ході реалізації проекту від запланованих термінів, обсягів унаслідок впливу дестабілізуючих чинників різноманітного роду.

Проект-менеджер повинний уважно ставитися до запропонованих змін, вміти оцінити наслідки змін для кінцевих результатів, зіставити витрати і результати, узгодити і затвердити внесення зміни, провести коректування проектно-кошторисної документації, контракт і бюджету, актуалізувати календарні плани, організувати і мотивувати виконання змін, координувати виконавців і здійснювати моніторинг змін.

Внесення змін є звичайним явищем у будь-якому проекті. Початковий план може виявитися неспроможним через різноманітні чинники, у тому чис­лі через коректування проектних рішень, термінів, вартості, технічних умов проекту та ін. Дими чинниками можна і необхідно управляти на основі орга­нізації ефективних зворотних зв'язків, що дають інформацію для виробітку своєчасних коригувальних дій.

У ході здійснення проекту виникають різноманітні зміни, наприклад, на прохання замовника або за пропозицією підрядників. Подібні зміни можуть мати технічні, тимчасові, а також фінансові причини. Вони часто е результатом процесу уточнення, одержання нових знань, що з'являються в процесі реалізації проекту. Джерела змін відбуваються з внутрішнього або з зовнішнього оточення проекту. До зовнішніх джерел змін відноситься практично усе, що лежить за рамками проекту: політичні, законодавчі, економічні, соціальні, технологічні, екологічні, міжнародні, географічні, метеорологічні та інші аспекти. Команда управління проектом має дуже обмежені можливості для надання впливу і управління зовнішніми джерелами змін і повинна однозначно враховувати їх у процесі реалізації проекту.

Внутрішні джерела змін формуються в середовищі учасників проекту, у процесі взаємовідносин, що виникають між ними під час реалізації проекту. Кожний з учасників має різноманітний ступінь залучення до проекту, зацікавленість, власні цілі, що впливає на запланований хід проекту і може викликати зміни у предметній сфері, у календарних термінах, у графіках поставок матеріалів і устаткування, у фінансуванні проекту та ін. Масштабність змін, обумов­лених внутрішніми джерелами, залежить і від розмірів проекту. Основною при­чиною внесення змін, як правило, є неможливість передбачення на стадії роз­робки проекту появи нових проектних рішень, більш ефективних матеріалів і конструкцій, технологій та ін. Важливою причиною внесення змін є також від­ставання під час реалізації проекту від запланованих термінів, обсягів у резуль­таті впливу дестабілізуючих чинників різноманітного роду (соціальні, природ­но-кліматичні та Ін.). У випадку, коли проект реалізується в рамках існуючої організації, процес стратегічного планування та ухвалення рішення може змі­нити пріоритети серед виконуваних проектів і викликати конкуренцію між про­ектами за ресурси, перестановку усередині проектної команди і керівників про­екту, виникнення неформальних колективів, ускладнення міжособистісних від­носин усередині команди і, як наслідок, необхідність внесення змін до проекту. Вплив на проект може також зробити впровадження в організації нових вироб­ничих процесів і технологій у період здійснення проекту. Таким чином, зміни, що виникають у ході реалізації проекту, с неминучими.

Звичайно внаслідок непередбачених обставин (несприятливих погодних умов, невизначеності в продуктивності праці, нестачі трудових ресурсів та ін.) фактична тривалість виконання проекту може відрізнятися від запланованої. Аналогічно до цього, фактична вартість може бути відмінна від оцінки витрат. Крім того, із часом змінюються і потреби, для задоволення яких розроблявся проект. Таким чином, початковий план проекту може виявитися неспроможним через різноманітні чинники, а саме:

• зміни термінів виконання проекту;

• перегляд вартісних критеріїв;

• зміни технічних умов проекту,

• зміни політики управління;

• зміни методів ведення робіт;

• зміни потреб;

• перегляд оцінок тривалості робіт;

• неточне планування зв'язків між роботами;

• зрив постачальниками або підрядником термінів поставок;

• перегляду ресурсних вимог для операцій;

• неможливість використовувати ресурси за початковим планом;

• несподівані технічні ускладнення;

• несподівані зовнішні умови (страйки, погана погода та Ін.);

• зміни економічної кон'юнктури.

Керівник проекту повинний уважно ставиться до виникаючих змін, вміти оцінити наслідки їхнього впливу на кінцеві результати, зіставити витрати і результати.

Зміни впливають на такі чинники: цінність і ефективність проекту, тривалість і терміни завершення проекту; вартість і бюджет проекту; якість виконання робіт і специфікації вимог до результатів. Внесення змін у проект визначає: виникнення додаткових витрат; порушення планових термінів здійснення проекту, неможливість досягнення необхідної якості або результату проекту.

Світова практика здійснення проектів показує, що зміни в сукупності з іншими явищами, що виникають під час реалізації проекту, часто є причиною невдалого завершення проекту або навіть його повного провалу. Вплив внесених змін змінюється за основними фазами життєвого циклу. У будівництві на доінвестиційній фазі та на етапі розробки проектно-кошторисної документації вартість змін мінімальна, але потім вона набагато зростає на кожному наступному етапі життєвого циклу. Внесені зміни можуть істотно змінити вартість і терміни реалізації проекту в цілому.

При оцінці змін необхідно враховувати, на якому етапі реалізації проекту зроблена пропозиція про його внесення. Це викликано саме тим, що в міру просування проекту вартість внесених змін зростає, а практична цінність нерідко убуває.

У вітчизняній практиці багато керівників і виконавців проекту розглядають зміни як "звичні" адміністративні процеси, що здійснюються "між іншим" під час виконання проекту. У менш складних проектах такий поверхневий роз­гляд змін проходить часто без негативних наслідків. Проте в більш складних і серйозних проектах проблеми, пов'язані зі змінами, можна вирішити, лише, як­що підходити до них послідовно і системно, інакше кажучи, управляти процесом змін.