48.Управление коммуникациями в проекте

Управление коммуникациями в проекте (Project Communications Management) - раздел УП, включающий процессы, необходимые для организации сбора и распределения достоверной информации, связанной с осуществлением проекта. Состоит из планирования коммуникаций, распределения информации, предоставления отчетности об исполнении проекта и административного завершения.

Управление коммуникациями в проекте включает процессы, необходимые для обеспечения своевременного и корректного формирования, сбора, распределения, хранения и окончательного закрытия информации по проекту. Управление коммуникациями обеспечивает соответствующие связи между участниками проекта для обмена идеями и информацией, необходимыми для успеха проекта.

Требования к коммуникациям определяются информационными потребностями участников проекта. При этом требуется определить качественные и количественные характеристики информации, необходимой и достаточной для успешного осуществления проекта.

Для выявления необходимой информации требуется идентифицировать ее источники, способы и возможности передачи и провести анализ значимости этой информации.

Процесс управления коммуникациями включает:

Разработку концепции управления коммуникациями в проекте:

• выработка стратегии управления коммуникациями в проекте (определение целей и задач, общих требований и ограничений);

• определение участников проекта;

• определение базовой документации проекта;

• определение требований к коммуникациям;

• обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом;

• оценка альтернатив; утверждение концепции.

Планирование коммуникаций:

• разработка структуры семантической сети информационных потоков в проекте; определение информационных потребностей участников проекта;

• выбор и обоснование методов и средств работы с информацией;

• определение технического и программного обеспечения;

• организация распределения информации в проекте;

• разработка системы отчетности об исполнении работ;

• представление запросов на изменения в системе управления коммуникациями; распределение ответственности за подготовку необходимой документации;

• разработка регламента обмена информацией:

• формализация процедур сбора, передачи, хранения и отображения информации;

• разработка плана управления коммуникациями.

Организацию и контроль информационной поддержки в проекте:

• организация управления коммуникациями в проекте;

• информационная поддержка выполнения проекта;

• контроль функционирования системы коммуникаций;

• ведение управленческой документации;

• формирование отчетов об управлении коммуникациями.

Анализ коммуникаций при выполнении проекта:

• анализ сбоев и нарушений при обеспечении участников проекта необходи информацией;

• анализ запросов на внесение изменений;

• анализ функционирования системы коммуникаций после внесения необходим изменений;

• информирование участников о внесенных изменениях.

Завершение управления коммуникациями в проекте.

• анализ и оценка системы коммуникаций в проекте;

• заключительный отчет об управлении коммуникациями;

• формирование архива проектной документации;

• извлеченные уроки из опыта управления коммуникациями в проекте;

• принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникацй проекта