Проведення прес-конференції

Прес-конференція — це зустріч офіційних осіб (керівників, політичних діячів, представників державної влади, фахівців зі зв'язків із громадськістю, бізнесменів і т.п.) із представниками преси, телебачення, радіо з метою інформування громадськості щодо актуальних питань. Це загальноприйнятий і ефективний засіб надання пресі такої інформації, яка працює на репутацію фірми, організації або конкретної особи, посадовця, створює їх позитивний імідж. Прес-конференцію ніколи не слід збирати тільки для того, щоб обнародувати документ або інформацію, що можна поширити за допомогою прес-релізу. Вона є також ефективним засобом подання інформації не для протоколу, яку не варто друкувати і яка стосується переважно інформаційні контактів самих журналістів з офіційними особами. Ініціаторами прес-конференцій виступають органи влади, організації, високі посадовці, але вони можуть проводитися і з ініціативи журналістів, зацікавлених у професійних коментарях тих або інших подій. Таким чином, метою прес-конференції є презентація точки зору фірми (організації) або офіційної особи на певну важливу суспільну проблему в контексті стратегічної комунікативної політики, а також для підтримки іміджу і з рекламними цілями.

Для того щоб впевненіше почуватися на прес-конференції, її голова повинен проінформувати пресу про конференцію, що готується, вступити в контакт із журналістами, намагатися познайомитися з ним ближче, стати для репортера цінним джерелом відомостей. Незважаючи на зайнятість, для представників преси слід завжди тримати двері відкритими, бути доступним, повідомляти про готовність до контакту на їхнє прохання заздалегідь, намагатися знайомитися з ними у«неформальній обстановці, заохочувати їх ставити питання, висловлювати скарги і побажання, власні і десь почуті, а також висловлювати свою думку щодо важливих питань. Чимало журналістських питань можуть здатися примітивними, бо тільки деякі з них розбираються в питаннях бізнесу, але рекомендується не демонструвати свою зневагу до таких питань, не залишати їх без уваги, щоб не опинитися у неприємній ситуації; використовувати кожну нагоду познайомити журналіста з компанією, її товарами і послугами; але без жодної конфіденційності.

Відповіді слід готувати різні, якомога відвертіші і повніші. Вони можуть мати попередній, гіпотетичний характер, треба підготувати пояснення, з чим це пов'язано. Не варто часто вдаватися до відповіді не для запису, тільки у тих випадках, коли треба обговорити ситуацію без привселюдного розголошення. Коли мова йде про конфіденційну інформацію, то ще одним варіантом відповіді може бути заява, що на цей час ще немає достовірних даних, які б допомогли відповісти на запитання, але що найближчим часом вони з'являться й репортер, який поставив це питання, буде обов'язково проінформований. Такі ситуації потрібно передбачати і заздалегідь до них готуватися. Обіцянку відповісти пізніше потрібно обов'язково виконати. Відповідаючи на питання не слід-зловживати фразами типу без коментарів. Треба продумати всі терміни і їхню адекватну інтерпретацію, не використовувати у відповідях жаргонні, арготичні слова і вирази. Попередньо можна розіграти потенційну прес-конференцію в ролях за участю в ній юридичних і технічних експертів, які відстежать повідомлення і відповіді на питання з професійної і комунікативної точок зору і допоможуть передбачити потенційно складні моменти.

Прес-конференцію рекомендується проводити в спеціальному приміщенні: у кімнаті для зустрічей, засідань, нарад, але не в офісі або у великій актовій залі, де всі дивитимуться один одному у спину або розбредуться по величезному приміщенню, що ускладнить комунікацію. Для тих, хто виступатиме, треба підготувати картки з їхніми іменами і прізвищами, написаними великими літерами. Усі члени РК-команди, якщо така є, повинні мати значки зі своїми іменами для більш ефективної комунікації з ними. Фахівці рекомендують проводити прес-конференцію протягом не більш 60 хвилин. її тривалість повинна бути оголошена заздалегідь — щоб журналісти знали, скільки матимуть часу для питань і як довго будуть зайняті. Незадовго до завершення конференції варто нагадати аудиторії про це, наприклад, оголосивши, що наступне питання буде останнім.

Структура прес-конференції:

• вступна частина (тривалість 3—4 хвилини);

• вітання;

• пояснення причин проведення;

• програма;

• відрекомендування доповідачів;

• інформація про матеріали, що представляються пресі (прес-кіт);

• виступи (доповідачів має бути не більш двох з максимальною тривалістю доповіді або повідомлення 10 хвилин для кожного з них);

• питання журналістів.

Правила проведення прес-конференції. Для будь-якої прес-конференції існують визначені правила проведення. От деякі з них:

• доповідач, як правило, зачитує текст короткої заяви, у якому йдеться про причини проведення такого заходу;

• репортерів запрошують ставити питання доповідачеві (поруч знаходяться один або два експерти, що можуть знадобитися йому для відповіді на спеціальні питання);

• питання задаються почергово;

• професійні стандарти припускають, що репортери дотримуватимуться оголошеної теми.

Голова прес-конференції повинен:

1. Не допускати перебільшень, називаючи речі своїми іменами.

2. Виявляти повагу до своїх конкурентів, політичних супротивників, недоброзичливців.

3. Не прагнути переконати інших у тому, що успіх — його особисте досягнення, пам'ятати про команду і тих, хто працював для досягнення цього успіху.

4. Уникати суперечок, а також давати односкладові відповіді типу так, ні.

5. Не зачіпати теми, висвітлення яких у пресі є небажаним.

6. Не виявляти пристрастей або ворожості до кого-не-будь із запрошених.

7. Намагатися сповільнювати темп питань, даючи більш докладні відповіді на деякі з них.