Якщо телефонуєте ви:

• насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові;

• якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника, а також повідомити, з ким са­ме ви хотіли б поговорити;

• з самого початку запитайте, чи є у вашого або­нента достатньо часу для розмови, можливо, вам слід зателефонувати пізніше;

• не забувайте про дотримання пауз — у такий спосіб ви надасте співрозмовникові можливість висловити своє став­лення до проблеми.

• попередньо складіть перелік питань, що їх не­обхідно з'ясувати;

• після встановлення зв'язку намагайтеся викла­дати інформацію чітко, стисло та по суті. Така роз­мова характеризуватиме вас як досвідчену ділову людину, що не зловживає чужим часом і увагою, як людину, котра досконало володіє етикетом теле­фонної розмови.

• завершуючи розмову (ініціатором її завершен­ня завжди є той, хто зателефонував, іноді співрозмовники-чоловіки віддають у цьому перевагу жінці.), неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти трубку, не дочекав­шись останніх слів вашого співрозмовника;

• у разі досягнення важливих домовленостей зго­дом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.

• якщо ви зателефо­нували не за потрібним вам номером, маєте обов'яз­ково перепросити за завдані турботи.

Якщо телефонують вам:

• знявши слухавку, одразу назвіть організацію, яку ви представляєте;

• у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та кон­тактний телефон співрозмовника;

• розмовляйте тактовно, ввічливо;

• не кладіть несподівано слухавки, навіть якщо роз­мова вас не цікавить або є надто тривалою. Вибачив­шись, скажіть співрозмовнику, що не маєте часу на продовження розмови і попрощайтеся;

• якщо ви даєте обіцянку, намагайтесь дотрима­ти слова. У разі виникнення складних питань запро­понуйте співрозмовникові зустріч для детального об­говорення суті проблеми;

• завжди стисло підсумовуйте розмову, перерахуйте ще раз домовленості, яких ви досягли;

• нетактовно давати абонентові неправильну інформацію, розмовляти грубо, якщо він помилився номером телефону.

Незалежно від того, хто телефонує:

• розмова повинна мати позитивний і доброзичливий емоційний тон, слова слід вимовляти звичайним рівним голосом, надто гучна мова часто звучить нерозбірливо;

• телефонна розмова має вестись у формі діалогу, а тому, якщо співрозмовник дуже довго щось роз'яснює, не потрібно мовчати, а слід коректно вибачитись і включитися до розмови.

• якщо сталося роз'єднання з технічних причин, відновлює зв'язок той, хто телефонував.

• уважно вислуховуйте відповіді на поставлені за­питання;

• намагайтеся залишатися тактовним і стриманим, навіть якщо розмова стає вельми неприємною для вас;

• симпатія до вас зросте, якщо ви кілька разів упродовж розмови назвете співрозмовника на ім'я та по батькові;

• якщо під час розмови називаєте якісь дати, цифри, прізвища, назви міст, назви подій (засідань, конференцій, зустрічей) потрібно вимовляти чітко, а може й варто їх кілька разів повторити, щоб переконайтеся, що вас правильно почули;

• пам'ятайте, що телефоном звучання голосу значною мірою спотворюється, тому ваша артику­ляція неодмінно має бути чіткою, а темп мовлення — рівним, тон — спокійним, витриманим;

• намагайтеся якнайширше використовувати лексичні можливості літературної мови (насампе­ред багату синоніміку), але при цьому завжди вис­ловлюйтеся стисло й точно, правильно побудова­ними реченнями. Стежте за логікою викладу своїх думок.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону. У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.