3. Етичні питання використання мобільних телефонів

Неодмінним атрибутом кожної ділової людини є мобільний телефон. Користуючись ним, треба дотри­муватися певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших людей. Звичайно, традиційних названих вище правил спілкування телефоном слід дотримуватись, але треба враховувати специфіку мобільного зв'язку. Отже, не можна:

• користуватися мобільним телефоном під час перегляду вистави, кінофільму, на концертах, конфе­ренціях, тобто під час будь-яких публічних заходів. Краще переадресовувати вхідні дзвінки на поштову скриньку або увімкнути вібродзвінок замість звукового сигналу;

• класти телефон на стіл або користуватися ним під час ділової зустрічі, щоб не засвідчити неповаги до співрозмовника. Якщо все ж таки доводиться відповідати на вхідний дзвінок, який перервав спілкування, треба на час телефонної розмови відійти або взагалі вийти з кімнати;

• голосно розмовляти у транспорті, на вулиці;

• розмовляти телефоном, перебуваючи за кермом автомобіля, це відволікає вашу увагу.

• голос не повинен форсуватися та напружуватися, причому до кінця фрази голос знижується;

• темп мовлення слід вибирати залежно від тематики ситуації, індивідуальних рис мовця.

Насамкінець треба зазначити, що загальне пра­вило користування мобільним телефоном — не створювати незручностей, не виявляти неповаги до людей, які перебувають поруч.

4. Візитівка як атрибут усного ділового спілкування

У процесі ділового спілкування його учасники все частіше обмінюються візитними картками, тому на сьогодні вони стали невід'ємним атрибутом ділового життя. Візитна картка — це картка для вручення під час знайомства чи візиту, становить собою прямокутник з твердого паперу, як правило, білого кольору. Здебільшого візитівка має такі реквізити:

- назву підприємства, установи, організації, фірми;

- прізвище, ім'я, по батькові власника картки;

- посаду;

- адресу установи, організації, підприємства, фірми;

- номери телефонів, факсу.

Кількість вказаної на картці інформації залежить від призначення картки. Відомості можуть подаватися двома мовами, у такому випадку візитка заповнюється з обох боків. На картці може бути надрукований логотип фірми або невелике фото власника. Якісь декоративні елементи вважаються зайвими.

Отримані картки зберігаються у спеціальному альбомі, так званій візитниці, тому стандартним для візитки є розмір 5x9 см. Вищі посадовці іноді мають картки 6x9 см. Візитна картка дружини одного з учасників ділової зустрічі, як правило, трохи менша — 4x8 см.

Візитні картки бувають різних видів:

1. Стандартна візитна картка, що використовується під час знайомства ділових партнерів, містить різноманітну ділову інформацію про власника: назва фірми, прізвище, ім'я, по батькові друкуються ве­ликими літерами; посада, адреса, телефон — малими.

Зразок:

Фірмовий знак

БОРЩАГІВСЬКИЙ ХІМІКО-ФАРМАЦЕВТИЧНИЙ ЗАВОД

Васильченко Олена Олексіївна

заступник директора з виробництва

вул. Миру, 17, Київ, Україна, 03134.

Тел.: (044) 471-11-22 472-22-11 Факс: (044) 483-70-30

2. Представницька візитна картка містить відомості про організацію чи підприємство, де працює її власник, і використовується тоді, коли він не бажає продовжувати контакт.

Зразок:

ТОВ "МАК - ПРО"

Фірмовий знак

пр. Перемоги, 22, Київ, Україна, 01055.

Тел./факс: (044) 274-35-24

Іноді адреса може не зазначатися.

Зразок:

Асоціація патентних повірених України

МАСЛОВА

Олександра Юріївна

повірник патентів

(товарні знаки, винаходи, юридичні послуги)

тел.: 245-11-13

3. Картка фірми. Використовується для привітання від імені фірми.

Зразок:

ЕСТЕТ

Фірмовий знак

Товариство з обмеженою відповідальністю

4. Об'єднана візитна картка. Зазначається прізвище (або прізвища), імена та по батькові чоловіка і дружини; надси­лаються або розвозяться переважно жінками.

Зразок:

СПІВАК

Юрій Семенович

Ольга Олександрівна

вул. Костянтинівська, 63/12, кв. 5, Київ, 04080.

тел.: 417-79-35

Встановилася певна культура обміну візитними картками і вимоги до їхнього оформлення:

• співрозмовники обмінюються картками після того, як відрекомендуються;

• вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Візитну карт­ку беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але в жодному разі не можна м'яти, згинати чужі візитні картки, крутити в руках перед власником, робити помітки. Це сприймається як неповага;

• присутня на перемовинах чи прийомі дружина одного з представників фірми чи офіційної особи під час знайомства подає візитну картку чоловіка разом з власною. На її картці зазначено тільки ім'я та прізвище;

• візитні картки вручають особисто, однак можна залишати вдома, якщо адресат відсутній, надсилати з кур'єром, передавати через секретаря, і дуже рідко пересилати поштою. Вони не згинаються, вміщуються у конверти, на яких вказується адреса того, кому надсилається картка. Етикет вимагає, щоб на отриману картку адресат відповів протягом доби;

• якщо візитну картку за­возять особисто, то загинають правий верхній кут, що є знаком найглибшої пошани. Порушенням етикету вважається, якщо загнуту візитну картку завозить кур'єр або водій;

• візитними картками не лише обмінюються, але й надси­лають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг, журналів, квітів тощо. Іноді їх можна надсилати замість листа, зазначивши у лівому нижньому кутку стандар­тну міжнародну символіку (літери французьких слів):

з метою привітання:

р.f. (pore fete) — щоб привітати;

р.f.N.а. (роur feliciter le Nouvel ап) — щоб привітати з Новим роком;

р.r.f.N.а. (роиr remersier et feliciter le nouvel an) — у відповідь на попереднє привітання;

для запрошення:

у цьому випадку вгорі на картці пишуть ім'я та прізвище запрошеної особи, а внизу вказується назву прийому (обід, сніданок, вечеря тощо), місце, час, дата;

для рекомендації:

р.р. (роиr рresentе)— щоб відрекомендувати або рекомендую;

з метою висловлення співчуття:

р.с. (роиr condoleances) — співчуваю;

з метою висловлення подяки:

р.r. (роиr remersier)— щоб подякувати, дякую;

перед міжнародним відрядженням:

р.р.с. (роиr рrendre сопdе)— щоб попрощатися.

• за неофіційних обставин можна зробити позначки, написи українською мовою, але обов'язково у 3-й особі: "Вітає зі святом". "Дякує за вітання".

• візитна картка надсилається партнерам після зміни адреси.

• практика показує, що при собі про всяк випадок слід мати не менше 10 візитівок.