1. Загальна характеристика стилістичних функцій займенників.

Оскільки займенники не виражають конкретного значення, а виступають у ролі замінників членів речення, вказують на особу чи предмет, слід обережно вводити їх у текст ділових документів. Треба зважати на словесне оточення, в якому встановлюється відповідність займенника замінюваному слову. Досить поширеними є займенники в художньому, розмовному мовленні, в офіційно-діловому, науковому і навіть публіцистичному стилях (окрім публіцистики з виразним автобіографічним відтінком) – їх вживання обмежене, зокрема особових займенників. У цих стилях переважає т.зв. авторське ми, за яким автор начебто приховує свою особу, залучаючи читача до участі в міркуваннях.

У писемному діловому мовленні особові займенники вживають в особистих офіційних документах, створюваних конкретною особою та адресованих від її імені (розписка, доручення, автобіографія, пояснювальна і доповідна записки). В усіх інших випадках писемного ділового мовлення для конкретності, точності викладу вказують назви суб’єктів дії та не уточнюють чи замінюють їх особовими і присвійними займенниками (я, ми, ви, ваш, наш, свій) . Наприклад: Ним, (Овдієнком Р.М.) було залучено до свого проекту...(непр.) – Овдієнко Р.М. залучив до проекту...(прав.)

Може вживатися особовий займенник Ви у службовому листуванні, в усному діловому мовленні. Однак надуживати цим займенником не слід, так само як і неприпустимо тикання».

Інколи виникають ситуації, в яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з’явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до… виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте: пропоную Вам притягти до… прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом’якшує категоричність вимоги.

Автором офіційних документів виступають, як правило, особи не фізичні, а юридичні, колективні. Тому особистісний момент при оцінюванні фактів, що констатуються в тексті документа, послаблений, а тон нейтральний, позбавлений індивідуального авторства. Коли автором документа є юридична особа – організація, підприємство, установа, фірма, об’єднання, то суб’єкт дії ототожнюється зі збірними іменниками: дирекція, адміністрація, керівництво, загальні збори, колегія, вчена рада, комісія, рада трудового колективу та ін. Тому колегія просить….Адміністрація звертається…,а не Ми звертаємося…просимо…

Для ділових документів характерна безособовість, що забезпечується неозначеною формою дієслова, дієсловами теперішнього часу із значенням постійності дії. Уживають також дієслівні конструкції у формі наказового способу теперішнього часу без займенника (Наказую.., Пропоную.., Повідомляємо...тощо).

Вказівні займенники поширені у документах як засоби зв’язності та логічного викладу думок.

Неозначені займенники, зворотній займенник себе не використовують у документах. Вживають лише нейтральні, а не розмовні займенники.