Загальноприйняті правила оформлення ділової кореспонденції

1. Службові листи пишуть на спеціальних бланках чи на чистих аркушах паперу.

2. У міжнародній кореспонденції, якщо лист займає більше сторінки, то в кінці слід писати далі буде.

3. Кожан сторінка, крім першої, нумерується арабськими цифрами.

4. У тексті недопустимі підчищення, виправлення.

5. Олівцем ставлять резолюції на вхідній кореспонденції, а резолюції на окремих аркушах паперу – підколюють.

6. Листи згортають текстом усередину. Найбільш важливі ділові листи бажано не згинати, а надсилати у великих твердих конвертах.

7. Підпис на листівці ставлять лише на офіційному привітанні.

Вимоги до оформлення ділового листа

Бланк має велике значення для ділового листування. Саме за бланком, за його дизайном, поліграфічним виконанням оцінюватимуть престиж відправника. Для зовнішньоекономічного листування потрібен спеціальний папір (високоякісних сортів, інколи – з водяними знаками).

Реквізити на бланку. Головним реквізитом на бланку є найменування підприємства, організації – відправника листа, а також знак, емблема фірми, повна її адреса, номери телефонів, телекс, факс. Розміщення реквізитів на бланку чітко не регламентується.

Формат аркуша для написання листа. Як правило використовують формат А4, при цьому обсяг тексту не впливає на вибір формату. Уразі, якщо лист займає декілька сторінок, на початку кожної зазначають найменування фірми, дату і номер сторінки.

Конверт. На конверті вказують найменування відправника або розміщають його фірмовий знак. Допускається також повне відтворення всіх реквізитів. Розмір конверта не повинен допускати згинання листа понад один раз.

Будь-який документ – джерело інформації. Одним із правил оформлення документа є точне і правильне адресування: назва організації або структурного підрозділу; назва посади, прізвище та ініціали людини, якій адресовано лист; поштова адреса організації; дата відправки документа, факсу чи телексу, номер і поштовий індекс. Скорочення дат типу: 20.V.2001, 20.02.2001 в міжнародноу листування не використовується. Слід писати повністю 20 травня 2001 року, або Мау, 20, 2001. якщо документ оформляється на бланку, дату ставлять у лівому кутку, а якщо на простому аркуші – під текстом біля підпису.

Назва організації наводиться в називному відмінку, посада, прізвище в давальному. Якщо лист адресують керівникові організації фірми, то її назва входить у назву посади адресата, наприклад:

Генеральному директору торгової фірми Калина

Поважному С.К.

Якщо виникають труднощі у зясуванні посади адресата – можна вказати тільки отримувача: організацію, фірму тощо.

Основну частину (зміст) ділового листа слід починати із звернення. Звернення може дублювати прізвище, назване в адресі (Шановний добродію Матвієнко; Вельмишановна пані Окіпна; англійською Dеar Mr __________ або Dеar Mrs__________ та прізвище адресата). Якщо прізвище не вказують, вєивають лише форму звернення: шановний(а) пане(і), добродію, шановні панове.

Зміст документа залежить від його мети, проте в будь-якому випадку спочатку викладають суть питання, а потім формулюють пропозицію і обґрунтовують її.

Текст основної частини ділового листа має бути виваженим, стислим і зрозумілим. Його слід розбирати на смислові абзаци для полегшення сприйняття матеріалу.

Якщо лист містить негативну інформацію, то оцінки і висновки бажано робити толерантні, наприклад: На жаль, змушені припинити наші стосунки тощо.

Позитивне враження про лист та його автора допоможе скласти кінцева форма ввічливості – вираз надії на подальше співробітництво тощо.

Обов’язковою умовою є фрази типу З повагою, Щиро ваш та ін. Підпис на діловому листі до зарубіжних партнерів має свої особливості: підпис, прізвище, посада, розміщується все це зверху вниз.

Одна з головних вимог до листа – він має бути невеликий. Якщо ви хочете, щоб ваш лист прочитали, постарайтеся написати не більше, ніж півтори сторінки друкованого тексту, а ще краще – одну сторінку. Друга вимога до листа – гарний лист, як і виступ, має бути чітким і ясним. В діловому листі не слід вживати складних, незрозумілих слів і висловів. Це третя вимоги.

При діловому листуванні потрібно пам’ятати, що його успішність залежить від таких дрібниць, як конверт, бланк фірми, зміст листа. Навіть якщо вам здається, що лист написаний ідеально, не пошкодуйте часу, відкладіть його відправку на деякий час, прочитайте його ще раз. Як правило, знайдуться ще неточності. Не використовуйте для листування дешевого паперу – ваші партнери можуть вирішити, що справи у вашій фірмі ідуть кепсько.

Ділові листи пишуться тільки на зовнішній стороні аркуша. За змогою уникайте переносу слів.