- •Документирование управленческой деятельности Содержание
- •Тема 1. Документ и система документации
- •Тема 2. Составление и оформление основных документов Составление договоров
- •Д оговор № 001
- •6. Цены и порядок расчетов
- •7. Имущественная ответственность
- •1. Предмет, срок договора
- •2. Порядок и сроки поставки
- •3. Качество и комплектность продукции
- •4. Условия отгрузки
- •5. Тара и упаковка
- •8. Юридические адреса сторон
- •Приложение № 2 Типичная спецификация к договору Спецификация
- •Покупатель –оао '' '' Поставщик – оао '' '
- •Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, актов, докладных и служебных записок, справок.
- •Оформление телеграмм
- •Приложение 4
- •Образец телеграммы
- •Оформление актов
- •Приложение 5
- •Образец акта
- •Составление и оформление докладных и служебных записок
- •Приложение 6 (справочное) Образец докладной записки
- •Приложение 7 (справочное) Образец служебной записки
- •Составление и оформление справок
- •Приложение 8
- •Образец личной справки
- •Должностная инструкция
- •1. Общие положения.
- •2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.
- •3. Обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •Тема 3. Правила приёма, обработки и распределения входящих документов
- •Приложение 12
- •Форма журнала регистрации входящей корреспонденции, полученной по факсу и электронной почте
- •Обработка входящих документов в подразделениях.
- •Приложение 14
- •Форма журнала регистрации входящей документации в подразделениях Журнал регистрации входящей документации в подразделениях
- •Тема 4. Правила подготовки распорядительных документов
- •Оформление проектов приказов (указаний)
- •Приложение 15
- •Форма бланка приказа и образец заполнения
- •Приложение 16
- •Форма бланка указания и образец заполнения
- •Согласование проектов распорядительных документов
- •Составление и оформление протоколов
- •Приложение 17
- •Образец протокола
- •Тема 5. Составление и оформление исходящей документации
- •Подготовка исходящих документов
- •Приложение 20
- •Форма бланка отправки заказных писем через отделение связи
- •Тема 6. Требования к реквизитам документа
- •Состав реквизитов документов
- •Тема 7. Деловые и коммерческие письма
- •Тема 8 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами
- •Реквизиты международного письма
- •Тема 9. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
- •Тема 10 Составление, оформление и хранение номенклатуры дел.
- •Приложение 25
- •Форма документа «Номенклатура дел» для структурных подразделений
- •Приложение 26
- •Форма документа «Номенклатура дел» предприятия
- •Формирование и оформление дел
- •Приложение 27
- •Форма внутренней описи документов, находящихся в деле
- •Приложение 28
- •Форма обложки дела
- •Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •(Заголовок дела) (дата)
- •Приложение 29
- •Форма листа-заверителя дела Лист- заверитель дела № ____
- •Хранение документов в структурных подразделениях, сдача их в архив и уничтожение
- •Приложение 30
- •Форма листка-заместителя Листок-заместитель
- •Приложение 31
- •Форма документа «Опись дел по личному составу»
- •Дел по личному составу за __________ год, года
- •Приложение 32
- •Форма описи дел постоянного срока хранения
- •Приложение 33
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Порядок подготовки документов, правила их составления и оформления
- •Требования к бланкам документов
- •Тема 11 Требования к лексико-грамматическому и орфографическому оформлению документов
Приложение 12
(обязательное)
Форма журнала регистрации входящей корреспонденции, полученной по факсу и электронной почте
Регистр. №, дата |
Город |
Предприятие |
Краткое содержание документа |
Кому направлен документ |
Дата передачи в канцелярию |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Приложение 13
(рекомендуемое)
Форма бланка реестра выдачи документов в подразделения
Реестр выдачи документов в подразделения
Дата регистрации |
Номер документа |
Роспись в получении документа |
1 |
2 |
3 |
|
|
|
Распределение входящих документов
Поступившие в канцелярию документы вписываются в реестры подразделений (приложение 13) для последующей доставки по назначению.
Передачу документов на рассмотрение должностным лицам осуществляют через ответственных за делопроизводство под роспись в реестрах.
Документы, поступившие не по назначению, должны быть возвращены в канцелярию.
Должностные лица рассматривают документы, как правило, в день их поступления, в часы, определённые регламентом рабочего дня. Телеграммы и другие срочные документы следует рассматривать по мере их поступления.
Результатом рассмотрения документов является резолюция. Документы направляют по назначению согласно резолюции. В случаях, когда размножение документов не разрешено соответствующими правилами, их передают подразделениям (должностным лицам) поочерёдно в порядке, указанном в резолюции.
Обработка входящих документов в подразделениях.
Документы, поступающие в подразделения, принимают и обрабатывают ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Документы, поступившие для ознакомления, регистрируют в журнале (приложение 13) и передают руководителю подразделения для рассмотрения.
Документы рассматривают в день поступления. Результатом рассмотрения является резолюция.
Ответственный за делопроизводство в подразделении выполняет следующие функции:
- переносит резолюцию руководителя подразделения в журнал (приложение 14) и передаёт документы согласно резолюции исполнителям;
- следит за сроками движения документов, передаваемых для ознакомления поочередно нескольким исполнителям.
После ознакомления документы подшивают в дела.
Приложение 14
(обязательное)
Форма журнала регистрации входящей документации в подразделениях Журнал регистрации входящей документации в подразделениях
Левая сторона
-
Дата поступления и индекс документа
Дата и индекс поступившего документа
Корреспондент
Вид документа и краткое содержание
Правая сторона
-
Количество листов
Резолюция или кому
Направлен документ
Отметка об исполнении и индекс дела, куда подшит документ
Основного документа
Приложения