Приложение 29

(обязательное)

Форма листа-заверителя дела Лист- заверитель дела № ____

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________________ ______________________________________________________________________________листов,

^{цифрами и прописью}

в том числе: литерные листы _________________________________________________________

пропущенные номера _________________________________________________________+ листов

внутренней описи ___________________________________________________________________

Наименование должности лица,

сделавшего заверительную надпись подпись инициалы, фамилия

Дата

Последующие возможные изменения состава и состояния дела (недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение к делу новых документов и т.д.) отмечают в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт; отметку заверяет заведующий архивом с указанием даты. Если листы дела полностью перенумеровываются, то составляют новую заверительную надпись, а старую перечёркивают.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляют упрощенно: их оставляют в скоросшивателях, листы нумеруют, лист-заверитель дела не составляют.

В начале года реквизиты обложки оформляют в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года обозначения на обложках уточняют:

- если в период формирования дела название подразделения изменилось, на обложке указывают дополнительно новое название;

- на каждом томе проставляют дату (число, месяц, год) его начала и окончания;

- если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, на обложке под датой делают пометку: «Имеются документы за ……годы»;

-из листа-заверителя дела на обложку дела выносят количество листов в деле;

- при внесении дела в опись на обложке дела проставляют номер дела по описи и по согласованию с архивом – номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного сроков хранения делают черными чернилами или тушью.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, в деле обязательно должна быть внутренняя опись.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.

Хранение документов в структурных подразделениях, сдача их в архив и уничтожение

Образующиеся в структурных подразделениях дела хранят ответственные за делопроизводство. Хранение дел у исполнителей не допускается.

Дела хранят в закрывающихся шкафах канцелярского типа корешками наружу. Учет и поиск дел ведут по номенклатуре дел подразделения.

При служебной необходимости документы могут быть выданы работникам подразделения для работы. В этих случаях ответственный за делопроизводство помещает на место изъятого из дела документа листок-заместитель, форма которого приведена в приложении 30, по которому контролируют возврат документа.