Тема 7. Деловые и коммерческие письма

Письма следует оформлять на фирменном бланке (приложение 22).

Текст (содержание) письма должен касаться одного вопроса. Основное требование к тексту – его краткость. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, приглашения, заключения и др.

Письмо-запрос (просьба) содержит причину обращения (изложение просьбы) и ожидаемый результат.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на регистрационные индекс и дату входящего (инициативного) документа, на который даётся ответ: «На № … от …». При отсутствии даты (например, письмо частного лица) в ссылке указывают дату получения письма адресатом.

Форма ответа зависит от характера инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования и т.п.; не требуют ответа гарантийные письма, письма-извещения, напоминания, подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма.

В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемого к письму документа (документов) с указанием его даты, индекса и заголовка. Письмо следует начинать словами: «Направляем», «Возвращаем», «Представляем», «Прилагаем».

В конце текста указывается приложение:

Приложение - Проект плана на 3 л. в 1 экз.»

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении отправленных им документов или ценностей, подтверждает какие-то факты.

Письмо-напоминание состоит, как правило, из одной фразы и содержит напоминание об истечении, ускорении или приближении какого-либо срока (получения ответа, исполнения и др.).

В письмах-напоминаниях об ускорении ответа необходимо ссылаться на индекс, дату и заголовок (краткое содержание) инициативного документа.

Письмо-извещение составляют при необходимости сообщения какого-либо факта и обычно начинают словами: «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до сведения», «Ставим в известность».

Письмо-приглашение адресуют конкретному лицу, группе лиц или организации.

При необходимости письмо-приглашение может содержать повестку дня проводимого мероприятия, фамилии докладчиков по каждому вопросу, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и пр.

Письмо-заключение (мнение организации, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу или документу) строят по схеме: общая оценка вопроса и общие положения, затем – конкретные замечания по отдельным положениям (текст этой части излагают по пунктам).

Приложение 22

ОАО “ ”

ул.Молодежи, 32 , Санкт-Петербург, 196095, Россия,

Факс: / 812 / 709-20-56

)

ИНН № 7844441293 ОКОНХ 14678

ОКПО 08845999 ОКУД 020666689

Расч. счет № 40702810268020045678

в отд. № 3 ОАО «Сбербанка» СПб

Кор. счет № 30101810200012345678 БИК 044012345

____________ № _____________

На № _______ от ____________

┌ ┐┌ ┐

Примечание – Данный бланк письма применяется при переписке внутри России.

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

— В связи с отсутствием финансовой помощи...;

— В связи со сложной экономической ситуацией...;

— В порядке проведения совместной работы...;

— В соответствии с Вашим письмом...;

— В соответствии с протоколом...;

— В ответ на Ваше обращение...;

— В подтверждение нашей договоренности...;

— В целях усиления ответственности...;

— На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

— Просим оказать содействие...;

— Просим выслать в наш адрес...;

— Просим принять участие...;

— Прошу принять меры...;

— Прошу принять к сведению...;

— Прошу довести до сведения...;

— Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

— Направляем информацию...;

— Возвращаем справочные материалы...;

— Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

— Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения начинаются так:

— Подтверждаем...;

— С благодарностью подтверждаем...;

— Фирма «Круиз» подтверждает...

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

— Напоминаем, что...;

— Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях — такие:

— Сообщаем, что...;

— Ставим Вас в известность, что...

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

— Оплату гарантируем...;

— Качество изделий гарантируем...;

— Сроки выполнить гарантируем...

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

— Приглашаем принять участие...;

— Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

— Ваше предложение отклоняется по следующим при­чинам...;

— Направленный в наш адрес проект плана совмест­ных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...;

— На Ваше обращение о совместной работе считаем... Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

— Убедительно просим Вас выделить 10 млн руб. на проведение благотворительного марафона.

— Убедительно просим направить в наш адрес инфор­мацию.

— Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

— Просим извинить за задержку с ответом.

— Надеемся, что наша просьба будет выполнена.