Приложение 30

(обязательное)

Форма листка-заместителя Листок-заместитель

Документ от _____________ № _______________ поступивший от

^{наименование корреспондента}

по вопросу ____________________________________________________________________________

Выдан _________ _________________

^{дата кому}

Выдал _________ Получил __________

^{подпись подпись}

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя подразделения, с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

Не допускается, как правило, вынос документов, дел и изданий с грифом «ДСП» для работы вне предприятия. Исключение делают только с разрешения руководителя подразделения.

За утерю документов виновных лиц привлекают к ответственности.

Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в подразделении до их уничтожения.

Дела постоянного и долговременного хранения после их завершения в структурном подразделении передают в архив предприятия. Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Перед сдачей дел в архив:

Проводится экспертиза ценности документов, входящих в состав дела. Она производится постоянно действующей экспертной комиссией, которая создается приказом генерального директора. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждает генеральный директор. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, «Основными правилами работы ведомственных архивов», типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами.

Документы в деле располагаются в хронологической последовательности ( с января по декабрь делопроизводственного года).

Документы в деле нумеруются. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела, Она оформляется на отдельном листе-заверителе дела (приложение 30) В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела. Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи.

Дело подшивается или переплетается в твердую обложку. Из документов удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документа после подшивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела постоянно и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 28) На ней указывается:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

• наименование структурного подразделения;

• регистрационный номер дела;

• номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

• заголовок дела;

• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих ценные документы);

• дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел предприятия. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в производстве. Архив принимает дела по описи. Описи составляют ответственные за делопроизводство подразделений при методической помощи архива.

Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел постоянного и долговременного хранения. Опись составляют в двух экземплярах отдельно на дела постоянного и долговременного хранения и на дела по личному составу (приложение 31).

Принимая дела у ответственного за делопроизводство, заведующий архивом расписывается на обоих экземплярах описи подразделения, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр возвращают подразделению, второй остается в архиве. На основании описей дел структурных подразделений заведующий архивом составляет сводные описи дел постоянного и долговременного хранения. Сводную опись ведут с единой валовой нумерацией дел в течение нескольких лет и заканчивают по согласованию с Госархивом. Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.п.