Оформление телеграмм

Телеграмму оформляют в двух экземплярах на бумаге формата А5. Образец телеграммы (приложение 4). Один экземпляр телеграммы передают на телетайп, второй подшивают в дело. Основные реквизиты телеграммы: место, дата и время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются аппаратом в установленном месте); регистрационный номер, отметка (гриф) о категории телеграммы (срочная, молния и др.; на простых телеграммах категория не указывается); отметка (гриф) об особом виде (серии) телеграммы (серия П – проводная), уведомление телеграфом и др., адресат (телеграфный адрес, номер телетайпа или абонентского телеграфа, фамилия адресата); ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа (в ответных телеграммах); текст; подпись (телеграфный шифр предприятия, фамилия).

После текста телеграммы, передаваемого по телеграфу, под чертой, указывают телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагают предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений.

Знаки препинания (при необходимости их проставления) пишут словами полностью или сокращённо: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчк зпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишут знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер.

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой – обычным шрифтом.

Приложение 4

(справочное)

Образец телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

__________ № _________

СЕРИЯ П 2 АДРЕСА МОСКВА 344515 НЕПТУН ПОПОВУ

ПЕНЗА 122200 ЗВЕЗДА БАКТЕЕВУ

ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ 20 МАЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ВЗАИМНЫХ ПОСТАВОК

ПОЛЮС САДКОВ

Санкт-Петербург, 113419 Полюс

Зам. руководителя предприятия С.Т. Краснов

Печать (ставится при отправке по почте)

Оформление актов

Акт – документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты (акты аварий, несчастных случаев, инвентаризации, приёма-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и др.). Кроме фиксации установленных фактов, акт может содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности предприятий и их структурных подразделений, испытаний новых изделий, приёма в эксплуатацию законченных объектов и др.); такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами с указанием документов, определяющих их полномочия.

Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководства предприятия или подразделения, плановое задание и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование подразделения, составившего акт; название вида документа; дату и регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи; при необходимости, гриф утверждения. Реквизиты располагают в установленном порядке. Образец приведён в справочном приложении 5.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: «О выделении к уничтожению документов и дел», «О передаче дел», «О списании имущества» и т.п. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются», текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объёму замечания допускается фиксировать на самом акте. Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определённых действий, акты контрольно-ревизионного характера и др. Акт утверждается, как правило, руководителем, чей распорядительный документ явился основанием для составления акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указывают основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указывают с наименованием должностей и располагают по алфавиту.

В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд факторов, текст акта делится на пункты, допускается оформление текста в виде таблицы.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений, отметка о приложении указывается после текста. В конце текста указывается количество размноженных экземпляров акта, определяемое правовыми актами или практической необходимостью, место их нахождения или адресаты, которым они направляются.