Оформление проектов приказов (указаний)
Приказы и указания готовятся на соответствующих бланках (приложения 15, 16 соответственно).
Если документ создают на основании (в развитие) распорядительного акта вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка. При этом следует использовать устойчивые формулировки: «В соответствии с приказом Министра от 15.12.80 №135 «Об улучшении работы с письмами граждан», «Во исполнение …», «В целях …», «На основании …», «В развитие …».
Приложение 15
(справочное)
Форма бланка приказа и образец заполнения
ОАО « »
П Р И К А З
___________ Санкт – Петербург № __________
(заголовок – краткое содержание)
На основании ……… П Р И К А З Ы В А Ю:
…..
….
Генеральный директор _____________ __________________
подпись инициалы, фамилия
Визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, или оформляется на отдельном листе – Лист согласования к документу:
Согласовано
Начальник отдела безопасности ______________ ___________________
подпись инициалы, фамилия
Главный юрисконсульт _______________ ___________________
подпись инициалы, фамилия
(другие согласующие подписи по необходимости)
Проект подготовил:
Наименование должности ______________ __________________
подпись инициалы, фамилия
На отдельном листе к приказу прикладывается расчет-рассылка с подписью лица, ответственного за подготовку приказа.
Примечание - Приказы по структурным подразделениям оформляются аналогично (с указанием под названием предприятия наименования подразделения).
Приложение 16
(справочное)
Форма бланка указания и образец заполнения
ОАО « »
О
У К А З А Н И Е
_____________ Санкт -Петербург № _______________
┌ ┐┌ ┐
(краткое содержание)
Во исполнение приказа …. ОБЯ ЗЫВАЮ:
1 ……
2 ……
Главный инженер _______________ ___________________
подпись инициалы, фамилия
Визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа
Согласовано
Начальник отдела безопасности ____________ _________________
подпись инициалы, фамилия
Главный юрисконсульт ____________ _________________
подпись инициалы, фамилия
Проект подготовил:
Наименование должности _____________ _________________
подпись инициалы, фамилия
При нескольких исполнителях, один из которых является ответственным исполнителем, пункт строится по образцу:
Начальнику ОТиЗ Семёнову В.С. совместно с главным бухгалтером
Алексеевым А.Г. определить порядок оплаты труда рабочих, направляемых в командировки на монтажно-наладочные работы. Срок – 25.04.2001 .
Исполнители, которым адресуется одно задание, могут быть названы обобщённо, например: «Всем начальникам цехов …».
Если приказ (указание) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка, при этом применяют устойчивый оборот: «Считать утратившим силу приказ генерального директора от 03.01.2001 №2 «Об утверждении временного положения о премировании ИТР и служащих ».
В распорядительный документ не следует включать пункт «Приказ довести до
сведения …». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, перечисляются в расчёте рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников предприятия, в этом случае пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
Распорядительную часть не следует перегружать перечислением второстепенных заданий, изложением порядка выполнения работ, списками фамилий и т.п. При необходимости в виде приложения к распорядительному документу можно дать различного рода планы и графики мероприятий со сроками их исполнения, инструкции, перечни, списки и пр.
Отметку о приложении указывают в тексте приказа (указания) в скобках: (приложение ). Если приложения рассылают по списку, об этом делают пометку в скобках: (приложение рассылается по списку). Выделение отметки о приложении после текста в распорядительных документах не допускается.
Приложения к распорядительным документам оформляют с указанием всех необходимых реквизитов документа: заголовка, даты, подписи. В центре страницы документа-приложения проставляют отметку:
Приложение к приказу от 20.05.2001 № 301
Если приложений несколько, их нумеруют арабскими цифрами. На документах-приложениях (инструкциях, положениях, стандартах и др.), утверждаемых указанием, отметку о приложении не ставят.
В правом верхнем углу первой страницы таких документов проставляют гриф утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНО
Указанием Генерального директора
ОАО « »
от 05.01.2000 № 289
На приказах (указаниях), содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, указывается гриф:
Для служебного пользования
экз. № _____
К тексту приказов (указаний) составляют заголовок. Заголовок формируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, отвечая на вопрос «о чём?»: «Об изменении …», «О выделении …», «Об отмене …».
Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод на другую работу работников предприятия оформляются на соответствующих типовых межотраслевых бланках (ф.Т-1,Т-8, Т-5 соответственно ), утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
Проекты приказов (указаний) печатают в двух экземплярах.
Первые листы приказов и указаний по предприятию печатают на соответствующих бланках формата А4, не на бланке допускается оформление приказов и указаний по подразделениям, службам.
Подлинник подписанного приказа (указания) с листом распределения документа передается в канцелярию предприятия для последующей обработки (регистрация, размножение и раздача адресатам).