Приложение 5

(справочное)

Образец акта

ОАО « « УТВЕРЖДЖАЮ

Генеральный директор

Отдел кадров ___________________

^{подпись и.о. фамилия}

АКТ дата

_________ № ________

Санкт-Петербург

О передаче дел

Основание: указание директора по кадрам и режиму

Составлен комиссией в составе:

Председатель: начальник отдела кадров С.К. Дмитриев

Члены комиссии: бывший инспектор по кадрам С.В. Савченко,

назначенный инспектор по кадрам Д.А. Морозова

Присутствовали: зам. начальника отдела кадров Р.С. Костин,

инспектор 1 отдела Г.Р. Петровская

Бывший инспектор по кадрам С.В. Савченко сдала, а вновь назначенный инспектор по кадрам Д.А. Морозова приняла:

26 личных дел работников производства 2 (список прилагается);

14 дел за 1981-1982 гг. (список прилагается);

опись дел отдела кадров производства 2 за 1971-1981 гг., переданных в архив объединения;

печать отдела кадров.

При передаче дел установлено:

1. Все личные дела и карточки работников производства 2 находятся в порядке.

2. Документы за 1981-1982 гг. не подшиты и находятся в папках с клапанами, личные дела – в папках скоросшивателях.

Приложения: 1. Список личных дел работников производства 2 на 2 л. в 2 экз.

1. Список дел за 1981-1982 гг. на 3 л. в 2 экз.

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз. – в дело № 04-19

2-й экз. – начальнику производства 2

Председатель комиссии С.К. Дмитриев

Члены комиссии С.В. Савченко

Д.А. Морозова

Примечание – Гриф утверждения ставится при необходимости.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении и результатах выполнения каких-то работ, поручений, планов, командировок и т.д.). Образец докладной записки приведён в справочном приложении 6.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Текст строят аналогично текстам писем. В заголовок к тексту может быть включена дата (или период времени), к которой относят сообщаемые в докладной записке сведения:

Пример - О выполнении плана 2 квартала 2000 г. по состоянию на 01.05.2000.

Служебная записка – документ различного назначения, как правило, не имеющий юридического статуса (предложения, заявки, просьбы, внутренние отзывы, извещения, напоминания, списки и т.п.). Служебные записки обычно составляют в целях подстраховки личной договорённости и используют только в пределах предприятия.

Составляют, оформляют и регистрируют служебные записки аналогично докладным запискам. Образец служебной записки приведен в приложении 7.