4.Администрирование

4.1.Порядок заполнения Системы

1. Заполнение справочника «Территории»;

2. Создание учреждения (-ий);

3. Создание администратора (-ов) учреждения (-ий);

4. Создание отчетного периода обучения;

5. Заполнение справочников «Должности», «Виды доп.сведений», «Специальности», «Курсы обучения», «Смены»;

6. Загрузка пользователей – Сотрудники;

7. Создание учебных групп в учреждении;

8. Загрузка пользователей – Студенты;

9. Создание аудиторного фонда;

10. Заполнение справочников «Предметы», «Виды оценок», «Виды работ на занятии», «Предприятия прохождения практики», «Специальности учреждения»;

11. Создание УП:

    1. Создание базисного учебного плана (один на каждую специальность с различием по уровню начального образования и уровню подготовки групп);

    2. Создание учебных планов учреждения (несколько на каждую специальность с различием по периодам действия (годовой, недельный) и отличием по уровню начального образования и уровню подготовки групп);

12. Создание КТП;

13. Распределение педагогической нагрузки;

14. Составление шаблона расписания;

15. Составление расписания.

Дополнительно:

1. Заполнение информации об учреждении;

2. Заполнение реестров;

3. Заполнение справочников учреждения.

4.2.Загрузка реестров данных

Загрузка данных о пользователях (Сотрудники, Студенты, Родители) и учреждениях в реестр Системы производится с помощью подготовленных Excel-файлов. Формы для заполнения данных в формате Excel прилагаются. Для того чтобы загрузить данные из файла необходимо перейти в пункт меню Пуск [Администрирование/Импорт/Импорт пользователей] для загрузки пользователей (сотрудников, студентов, родителей) и [Администрирование/Импорт/Импорт учреждения] для загрузки учреждений. После чего откроется диалоговое окно, в котором Система предложит выбрать файл для загрузки (Рис. 17).

Рис. 17. Импорт данных в Систему.

4.2.1.Подготовка Excel-файлов для импорта учреждений

Для успешного импорта необходимо использовать шаблон, поставляемый с данным руководством.

Учреждения заполняются в иерархическом порядке, т.е. расположения элементов в порядке «от высшего к низшему». Каждое учреждение расположено в отдельной строке, т.е. одно учреждение занимает одну строку в Excel-файле. Подчиненные учреждения заполняются со сдвигом на один столбец.

Заполнение начинается с ячейки А1. Заполняются следующие поля:

1. Краткое наименование учреждения, обязательное поле

2. Полное наименование учреждения, обязательное поле

3. ИНН учреждения, обязательное поле

4. КПП учреждения, обязательное поле

5. ОКАТО учреждения, необязательное поле

6. Тип учреждения, необязательное поле

7. Вид учреждения, необязательное поле

Например:

Располагаем в следующем порядке в файле:

4.2.2.Подготовка Excel-файлов для загрузки пользователей

При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в реестр рекомендуется использовать шаблоны форм, поставляемых вместе с данным руководством.

При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в Систему необходимо строго придерживаться и выполнять следующие требования:

1. Файл должен состоять из одного (!) листа. Количество листов в документе можно просмотреть в нижней части окна Excel: . Удалить лишние листы в файле можно, нажав на них правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Удалить».

2. Лист файла при загрузке пользователей должен иметь строго фиксированное название для каждого реестра, в который загружаются данные:

Название реестра	Название листа в файле
Сотрудники	Сотрудник
Студенты	Студент
Родители	Родитель

Для того чтобы изменить название листа необходимо нажать на него правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Переименовать». При изменении названия листа можно воспользоваться данной таблицей, используя функции копирования/вставки из столбца «Название листа в файле».

3. В файле обязательно должна быть заполнена «шапка» таблицы по шаблону в строгом соответствии с названиями полей и их очередностью (далее: один пункт списка равен одному отдельному полю таблицы). Курсивом выделены обязательные для заполнения поля:

Студент:

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Дата рождения

• Логин

• Пароль

• Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе)

• ИНН учреждения

• КПП учреждения

• Курс

• Номер группы

• Дата зачисления в группу

• Пол

• Тип документа

• Серия

• Номер

• Дата выдачи

• Кем выдан

• Телефон

• E-mail

• Личное дело

• Адрес проживания

• Статус семьи

• Социальный статус

• Ограничение возможностей

• Учет в ПДН

Родитель:

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Дата рождения

• Логин

• Пароль

• Тип

• Фамилия ребенка

• Имя ребенка

• Отчество ребенка

• Дата рождения ребенка

• E-mail

• Телефон

• Место работы

• Статус

Сотрудник:

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Дата рождения

• Логин

• Пароль

• Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе)

• ИНН учреждения

• КПП учреждения

• Дата приема на работу

• Должность

• Пол

• Тип документа

• Серия

• Номер

• Дата выдачи

• Кем выдан

• Телефон

• E-mail

• Адрес

• Образование

• Научная степень

• Категория

• Дата категории

• Кат. по совместительству

• Дата (кат. по совместительству)

• Педагогический разряд

• Общий стаж лет

• Общий стаж месяцев

• Общий стаж дней

• Педагогический стаж лет

• Педагогический стаж месяцев

• Педагогический стаж дней

• Декретный отпуск

• Совместительство

• Занятость

1. Перед загрузкой данных «Студенты» необходимо создать учебные группы в реестре Группы, причем в данном реестре должны содержаться все группы, которые указаны в файле «Студенты» в столбце «Номер группы».

2. В файлах «Студенты» и «Сотрудники» поле «Краткое наименование учреждения» должно быть заполнено согласно полю «Краткое наименование» в реестре «Учреждения» (не путать с полем «Наименование», которое подразумевает полное наименование учреждения).

3. В файле «Сотрудники» поле «Должность» заполняется строго в соответствии со справочником «Должности».

4. В случае если сотрудник занимает 2 и более должностей необходимо добавить столько строк с данным сотрудником, сколько должностей он занимает. В этом случае строки будут различаться только полями «Должность».

5. В файле «Студенты» в поле «Дата зачисления в группу» дата должна попадать в период учебного года, в котором указана группа (не путать данное поле с датой зачисления абитуриента в учреждение).

6. Поля даты (дата рождения, дата зачисления в группу, дата приема на работу) должны иметь формат «Дата» и быть заполнены в соответствии со следующим форматом (без кавычек): «ДД.ММ.ГГГГ», где ДД – день (две цифры, например, 08), ММ – месяц (две цифры, например, 03), ГГГГ – год (четыре цифры, например 1973).

7. При заполнении поля «Логин» во всех файлах рекомендуется добавлять префикс.

8. В файле «Родители» необходимо, чтобы поля «Фамилия ребенка», «Имя ребенка», «Отчество ребенка» и «Дата рождения ребенка» полностью совпадали с загруженными в Систему данными одного из студентов.

9. В случае если у родителя имеется 2 и более детей в данном учреждении необходимо добавить столько строк с данным родителем, сколько его детей обучается в данном учреждении. В этом случае строки будут различаться только полями, связанными с данными детей: «Фамилия ребенка», «Имя ребенка», «Отчество ребенка» и «Дата рождения ребенка».