График документооборота

схема или перечень работ, ответственных за них, сроки представления и исполнения при создании, проверке, обработке и передаче в архив

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

1. разрабатывается положение по бухгалтерской службе;

2. составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к труду;

3. составляется график документооборота в организации;

4. создаются технологии обработки учетной информации;

5. разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

• оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;

• минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

• улучшению всей учетной работы в организации;

• повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

• исполнители;

• наименования документов;

• сроки представления документов;

• подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа		Приходный ордер	Накладная на отпуск материалов
Создание документа	Количество экземпляров	1	3
	Ответственный за выписку	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за оформление	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за исполнение	Кладовщик	Кладовщик
	Срок исполнения	Ежедневно до 17.00	В течение дня выписки
	Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
Проверка документа	Кто представляет	Бухгалтер	Бухгалтер
	Порядок представления	Отчет за месяц	Отчет за месяц
	Срок представления	До 2-го числа следующего месяца	До 2-го числа следующего месяца

Защита информации

Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.

Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители организации должны:

• предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;

• продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;

• определить степень секретности документов;

• предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.

Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи защиты информации от несанкционированного доступа к ней.

К средствам защиты относят:

• идентификацию субъектов и объектов;

• разграничение доступа к информации на компьютере;

• регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются:

• ключи;

• пароли;

• средства анализа индивидуальных характеристик.

Закон о бухучете №402-ФЗ содержит ряд важных положений, касающихся оформления первичных документов. В настоящее время первичный документ принимают к учету, если его форма есть в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом законе подобного требования уже нет. По нему любой документ может быть разработан компанией. Есть его форма в альбомах или нет, не важно. Главное, чтобы документ содержал ряд обязательных реквизитов, перечисленных в ст.7 закона.

По новому закону формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организации государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Еще одно новшество. С 1 января 2013 г. первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Теперь это прямо предусмотрено законом (п.5 ст.9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Некоторые поправки коснулись изымаемых первичных документов. Ныне компания может сделать с нее копии лишь с «разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов». По Закону о бухгалтерском учете №402-ФЗ без этого разрешения можно будет обойтись (п.8 ст.9)