Основные элементы и методы бухгалтерского учета: документация хозяйственной деятельности

Первичным учетным документом называется письменное свидетельство, подтверждающее факт свершения хозяйственных операций. Учетный документ – это бланк, на котором записывается количественное и суммарное выражение хозяйственной операции, место и время его совершения, другие данные. Документы имеют важное правовое значение. При спорах между учреждениями, организациями, отдельными лицами документы выступают в качестве вещественных доказательств. Отсюда строжайшие требования – тщательно и аккуратно оформлять все документы. Документы широко используются в проведении ревизий, анализе финансового состояния аптечной организации.

В хозрасчетных аптеках учету подлежат основные средства, товар, тара, инвентарь и хозяйственные принадлежности и другие материальные ценности, денежные средства и расчеты, затраты труда и расчеты по заработной плате.

Документооборот – это комплекс работ: прием, регистрация документов, контроль за исполнением, формирование дел (группировка, бухгалтерское оформление, передача в архив). Можно сказать, что документооборот это движение документов с момента получения (составления) до завершения исполнения или отправки.

Порядок, сроки и пути прохождения устанавливаются главным (старшим) бухгалтером и регламентируются графиком. В результате сбора учетной информации создается документальная система – набор всех первичных документов, принятых к наблюдению и регистрации бухгалтерией.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Материально ответственные лица (МОЛ) осуществляют составление и оформление первичных учетных документов. В среднем они составляют 80-95 различных документов и тратят от 20 до 40% рабочего времени. Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. На основе первичных учетных документов в бухгалтерии после их проверки составляются на бумажных и машинных носителях регистры бухгалтерского учета, то есть своды информации. Сохранность всех документов обеспечивается руководителем учреждения и главным (старшим) бухгалтером.

Структура бухгалтерской службы

Содержание бухгалтерской работы в аптеке можно представить в виде двух составляющих – учетного процесса и учетной деятельности.

Учетный процесс направлен на получение информации о состоянии хозяйственных средств и источников образования. Он реализует информационную сторону учета, его конечная цель – получение регистров синтетического и аналитического учета и отчетности. В учете преобладают несложные повторяющиеся операции, не требующие, как правило, творческого подхода и высокой квалификации счетных работников, т.е. учетный процесс представляет собой технологическую процедурную сторону бухгалтерского учета.

Под учетной деятельностью понимается контрольно-аналитический аспект учета: контроль норм и нормативов, анализ сложившейся или складывающейся хозяйственной ситуации, принятие конкретного решения по отражению тех или иных процессов в учете, организация и контроль его выполнения. Такая деятельность является средством управления, при этом информационно-технологические аспекты учета являются вспомогательными.

Форма распределения труда, предусматривающая распределение всех учетных работ между исполнителями, определяет организационное построение бухгалтерской службы.