Питання й завдання для самоконтролю

1. Що є елементами й етапами будь-якого процессу?

2. За якими принципами проводиться декомпозиція процесів на елементи й етапи?

3. Через що виникає диспропорція зайнятості елементів при виконанні виробничого процессу?

4. Як уникати різної зайнятості виконавців при здійсненні виробничих процесів?

5. Як визначається «фронт робіт» при виконанні виробничого процессу?

6. Яке значення для вирівнювання зайнятості виконавців має «розтягування» або «стиснення» виробничого циклу процессу?

7. У чому полягає економічне значення скорочення циклів виробничогих процесів?

8. З чого складається структура виробничого циклу?

9. Як визначається тривалість загального циклу виробничого процессу?

10. За рахунок чого скорочується тривалість циклів при засосуванні паралельної організації їх здійснення?

11. Які основні складові торговельних процесів?

12. Від чого залежить обсяг запасів сировини на виробничому підприємстві?

13. Від чого залежить обсяг товарних запасів торговельного підприємства?

Тема 4. Формування бізнес-процесів на підприємстві

4.1. Опис бізнес-процесів

Бізнес-процес, як сукупність взаємозалежних заходів або завдань, спрямованих на створення певного продукту або послуги для споживачів, спрямований на підвищення ефективності діяльності підприємства. Тому будь-який бізнес-процес повинен бути:

а) описаним;

б) по можливості – оптимальним;

в) дійсності повинен виконуватися згідно з описом;

г) повинен постійно удосконалюватися.

У зв'язку із цим великого значення набувають завдання опису, аналізу, проектування й удосконалювання бізнес-процесів.

Основним методом графічного опису є використання блок-схем, що відображають послідовність виконання різних робіт або операцій бізнесу-процесу.

Найпростіший приклад блок-схеми опису бізнес-процесу «обслуговування клієнта в кафе» представимо нижче на рис. 4.1.

 

Рис. 4.1. Схема бізнес-процесу «Обслуговування клієнта в кафе»

Іншим прикладом може бути опис бізнес-процесу мийки посуду, представлений на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Схема бізнес-процесу мийки посуду

Діяльність сучасного підприємства базується на складній системі взаємозв'язків проектів і процесів. Той або інший проект, реалізований на підприємстві, вбудовується в структуру наявних бізнес-процесів і використовує їх для досягнення кінцевих цілей. У зв'язку із цим важливе керуюче значення набуває впорядкування й оптимізація існуючих бізнес-процесів з урахуванням вимог реалізованих проектів і впливів зовнішнього й внутрішнього середовища.

При описі бізнес-процесів необхідно визначити, у якому порядку доцільно формалізувати той або інший процес на підприємстві.

Першим кроком є визначення причини необхідності опису й оптимізації бізнесу-процесу. Можна виділити наступні:

– зростання витрат, який непропорційний росту бізнесу;

– проблеми, пов'язані із виробництвом і обслуговуванням – недотримання строків, брак, некоректне спілкування із клієнтами та ін.;

– відставання від конкурентів у якості, а також виведення на ринок нової продукції;

– необхідність підвищення прозорості й керованості бізнесу;

– необхідність нововведень для подальшого розвитку бізнесу.

Наступний етап – визначення того на скільки й що необхідно поліпшити, які показники для цього використовуються, коли буде ясно, що ціль поліпшення досягнута.

Після опису й визначення показників виникає необхідність оптимізації бізнес-процесів, що найчастіше вимагає вже серйозних змін, це вже має на увазі розробку програми по переходу на нові процеси. Така програма може містити в собі навчання персоналу, зміна інформаційної системи підприємства, модернізація інструментів, оснащення, інфраструктури й т.п.

Також для опису бізнес-процесів рекомендується використовувати один із трьох варіантів:

1) акцент, спрямований на опис системи, об'єктів і рівнів управління, установлення взаємозв'язків між процесами на підприємстві;

2) акцент, спрямований на опис порядку дій, початкових і вихідних подій, а також визначення основних учасників процесу, матеріальних, фінансових і документальних потоків;

3) виконання обох варіантів, при цьому спочатку виконується перший, потім другий.

При цьому може виникнути ряд складностей, які утруднять написання. Приведемо найпоширеніші:

– неможливо описати процеси « як є», звичайно в таких організаціях, де ще немає процесного управління, тобто основним питанням, яке потрібно розв'язати, у цьому випадку, є створення ряду бізнес-процесів і стандартизація діяльності;

– потрібна оптимізація діяльності підприємства, тобто визначення цільових показників, вад у роботі й процесах, виявлення непотрібних витрат і т.п.;

– у підприємства існує ряд ризиків, як зовнішніх, так і внутрішніх.

Для того, щоб раціонально використовувати ресурси для побудови процесного управління на підприємстві рекомендується врахувати наступні моменти:

– виділити основні критерії бізнес-процесів: цілі процесу, максимальний і мінімальний результат, показники, учасники й т.п.;

– розробка дій (алгоритму) по досягненню поставлених цілей підприємства, визначити в даному алгоритмі роль бізнес-процесів;

– добір для обраних дій необхідних інструментів і методів.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що використання процесного підходу доцільно й актуально на всіх стадіях розвитку підприємства, починаючи від малих організацій і закінчуючи мережними структурами. При цьому, як побудова нових бізнес-процесів, так і оптимізація існуючих вимагає ряду спеціальних підходів, а також якісного аналізу поточної ситуації в сукупності з обліком стратегічних і тактичних цілей і завдань підприємства.

Технологія опису бізнес-процесу робить усі операції компанії прозорими й зрозумілими, дозволяє аналізувати операції й знаходити в них проблеми, що приводять до збоїв. Головне, що бізнес-процеси дозволяють розуміти взаємодію між розрізненими підрозділами: що, кому й для чого вони передають або ухвалюють на кожному етапі. Як наслідок, процесний підхід значно спрощує адаптацію нових співробітників і знижує залежність роботи компанії від людського фактору. Важливо, що процесна система спрощує управління операційними видатками.

Приведемо на рис. 4.3 у якості прикладу мережевий опис бізнес-процесу обробки на верстаті партії деталей від отримання робітником виробничого завдання до його виконання.

Характеристику операцій даного бізнес-процесу представимо в табл. 4.1. Елементи операцій бізнес-процесу, наведеного на рис. 3.3, з'єднані лініями. Мережева модель бізнес-процесу включає також операції усунення проблем стосовно здійснення бізнес-процесу, що виникають через несправність верстата, що обумовлює необхідність для її усунення залучати ремонтну бригаду.

Рис. 4.3. Мережевий граф здійснення бізнес-процесу обробки партії деталей та обслуговування обладнання:

М – майстер; Р – робітник; О – документація; МС – матеріальний склад; ІС – інструментальний склад; ПЗ – партія заготовок; І – інструменти; В – верстат; З – одинична заготівка; Д – одинична готова деталь; ПД – партія деталей; РМ – ремонтна бригада; ВТК – пункт контролю якості й приймання деталей.

Таблиця 4.1