3. Учасники процесу купівлі товарів організацією та фактори впливу на них

У порівнянні зі споживчими купівлями, у закупівлях для потреб підприємства зазвичай бере участь більше покупців і застосовується більш професійний підхід. Зазвичай купівля для потреб підприємства здійснюється добре навченими агентами, професійне завдання яких - купувати якомога вигідніше. Для здійснення закупівель для потреб організації створюються закупівельні комітети, до складу яких входять експерти і вище керівництво.

Закупівельний комітет - підрозділ підприємства-покупця, на який покладена відповідальність за прийняття рішень про закупівлю товарів, до складу якого входять окремі службовці і підрозділи компанії.

Усі співробітники організації, що входять до складу закупівельного комітету, у процесі прийняття рішення про купівлю реалізують одну з п'яти ролей [16]:

1. Користувачі - це працівники підприємства, які будуть використовувати товари і послуги, що купуються. У багатьох випадках користувачі є ініціаторами закупівлі і допомагають визначити перелік необхідних товарів.

2. Особи, які впливають на прийняття рішення про купівлю, - технічний персонал, що допомагає визначити перелік товарів, що купуються, а також надає технічну інформацію, необхідну для оцінки варіантів.

3. Покупці мають офіційні повноваження вибирати постачальників і обумовлювати періодичність закупівель, допомагають визначати перелік необхідних товарів. У разі більш складних закупівель покупцями можуть бути керівники вищого рівня, які беруть участь у переговорах.

4. Особи, які приймають рішення, мають офіційні або неофіційні повноваження щодо вибору або остаточного затвердження постачальників. При звичайних закупівлях особами, що ухвалюють рішення або принаймні затверджують купівлю, можуть бути і покупці.

5. Допоміжний персонал, який керує потоком інформації до інших членів закупівельного центру: агенти із закупівлі, експерти, секретарі.

Закупівельний комітет не є постійною і незмінною структурною одиницею компанії-покупця. Він є скоріше набором ролей, виконуваних при різних видах закупівель різними людьми. У рамках компанії розмір і склад закупівельного комітету змінюються залежно від товару, що купується, і конкретної ситуації. Для стандартних закупівель усі функції закупівельного комітету може виконувати одна людина, наприклад, агент із закупівлі. Для проведення більш складних закупівель до закупівельного комітету можуть входити 20-30 співробітників, що працюють на різних рівнях управління й у різних відділах компанії-покупця [16].

Щоб уміти представити товар будь-якому члену закупівельного центру, продавець повинен знати, що на рішення про покупку впливають наступні фактори:

Загальні фактори:

• Яка категорія закупованого матеріалу, наприклад, капітальне устаткування, виробничі матеріали або допоміжні, призначені для ремонту, профілактик, заміни частин обладнання?

• Який справжній і прогнозований бізнес, пов'язаний з закуповуються матеріалами?

• Одноразова це закупівля або регулярна?

• Унікальний це продукт або звичайний?

• Купується чи цей продукт зараз або купувався раніше? Якщо це так, то з яких джерел?

• Задовольняти / задовольняє справжній / колишній постачальник вимогам ціни, доставки, якості?

• Чи виправдані витрати на пошук альтернативного постачальника в порівнянні з вартістю замовлення, який необхідно розмістити?

• Яким внутрішнім клієнтам знадобиться консультація щодо джерел закупівель даного продукту?

• Протягом якого періоду часу збережеться потреба у даному продукті?

• У процесі прийняття рішення про купівлю компанії-покупці зазнають впливу багатьох факторів.

На процес покупки впливають різні чинники:

• Середовища: закони, регулювання, економічна ситуація та ін.;

• Організаційні: цілі компанії, політика закупівель, ресурси і структура закупівельного центру та ін.;

• Міжособистісні: структура влади в організації, конфлікти, кооперація та ін.;

• Індивідуальні: вік, рівень освіти, статус та ін.

Поведінка організованих (індустріальних) споживачів на ринку характеризується факторами навколишнього середовища, організаційними факторами, міжособистісними відносинами учасників закупівельного центру і їх особистими якостями.

Навколишнє середовище. Покупці товарів промислового призначення знаходяться під сильним впливом таких факторів поточної та очікуваної економічної обстановки, як рівень первинного попиту, рівень виробництва, інвестицій, витрати споживачів, економічна перспектива і вартість отримання позик. У міру зростання рівня економічної невизначеності покупці товарів промислового призначення перестають робити капіталовкладення в придбання машин і устаткування і прагнуть скоротити готівкові товарно-матеріальні запаси. Все більшої значущості набуває такий фактор навколишнього оточення, як неминучий дефіцит основних вихідних матеріалів. Організації проявляють все більшу готовність до закупівель та підтриманню великих запасів дефіцитних матеріалів. Впливають на покупців товарів промислового призначення і такі фактори навколишнього оточення, як темпи науково-технічного прогресу, політичні події і діяльність конкурентів.

Організаційні фактори. У будь закупівельної організації є власні цілі, політичні установки, методи роботи, своя організаційна структура і свої внутрішньо-організаційні системи, які продавець товарів промислового призначення повинен вивчити. У зв'язку з цим виникає низка запитань: скільки осіб беруть участь в ухваленні рішення про закупівлі? хто ці особи? якими оціночними критеріями вони керуються? які політичні установки організації відносно діяльності своїх агентів по закупівлях? які обмеження накладає вона на цю діяльність?

Міжособистісні відносини. До складу закупівельного центру зазвичай входять кілька людей різного статусу, з різними повноваженнями, різним умінням поставити себе на місце іншого, різним умінням переконувати. Продавцям товарів промислового призначення навряд чи доведеться дізнатися про динаміку їх групової поведінки в процесі прийняття рішення про закупівлі, хоча будь-яка інформація, яку вдається отримати про членів закупівельного центру і міжособистісних відносинах цих людей, буде корисною.

Особистісні якості. Кожен учасник прийняття рішень про закупівлю привносить в процес особисті мотивації, сприйняття і переваги. Все це залежить від віку конкретної особи, рівня його доходів, освіти, службового становища, типу його особистості і готовності піти на ризик.

Структура закупівель організації залежить від ступеня формалізації та спеціалізації процесу закупівель; від розмірів, ресурсів, різноманітності і ступеня спеціалізації організації. У великій організації з великими ресурсами і високим ступенем диверсифікації структура закупівель зазвичай вельми формалізована (існують спеціальні відділи або функціональні підрозділи). У невеликих організаціях з обмеженими фінансовими ресурсами процес закупівель менш формалізований.