4.2. Методологічні підходи до планування проектів

Методологія планування — це сукупність теоретичних висновків, загальних закономірностей, наукових принципів розробки планів, їх обґрунтування та описання відповідно до сучасних вимог ринку, які перевірені передовою практикою.

У методології управління проектами проект має такі фундаментальні рівні управління:

• концептуальний;

• стратегічний;

• тактичний, який поділяється на поточний та оперативний.

На концептуальному рівні визначаються цілі, завдання проекту, розглядаються альтернативні варіанти дій по досягненню запланованих результатів з оцінкою позитивних і негативних моментів кожного варіанта, встановлюються концептуальні напрямки реалізації проекту.

При стратегічному плануванні визначаються основні етапи та основні перешкоди, що характеризуються термінами введення об'єкта, виробничими потужностями, обсягами випуску продукції; етапи проекту, що характеризуються термінами завершення комплексу робіт, термінами постачання продукції, термінами підготовки робіт; також прогнозується потреба в матеріальних, технічних та фінансових ресурсах із розподілом по роках, кварталах.

Стратегічний план встановлює стабільне зовнішнє та внутрішнє оточення, фіксовані цілі для проектної команди та забезпечує загальне бачення проекту.

При тактичному плануванні поточний план визначає терміни виконання комплексу робіт, потребу в ресурсах, встановлює чітку межу між учасниками робіт у розрізі року та кварталу. Оперативний план деталізує завдання учасникам на місяць, тиждень, добу по комплексах робіт.

Плани можуть деталізуватися по функціях управління. Функціональний план розробляється на кожний комплекс робіт або комплекс робіт, що виконується однією організацією.

Також розрізняють плани за ступенем охоплення робіт проекту:

• головний, комплексний, зведений (на всі роботи проекту);

• детальний за організаціями-учасниками;

• детальний за видами робіт.

До загальних принципів планування проектів можна віднести такі:

• цілеспрямованість. Планування розглядається як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт із визначенням порядку їх виконання;

• комплексність. Комплексність планування означає повне охоплення наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту;

• збалансованість по ресурсах. Збалансованість по ресурсах означає, що плани не містять задач і робіт, не забезпечених необхідними ресурсами;

• системність. Системність планування передбачає застосування системного підходу й урахування впливу на проект чинників його оточення; розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним;

• гнучкість. Гнучкість планування передбачає здатність системи прогнозувати й враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників та їх наслідки. Для цього користувачеві повинна бути надана можливість легко варіювати набором технологічних, організаційних і економічних умов, що враховуються в розрахунку, варіювати критеріями, обмеженнями, пріоритетами й отримувати в зручному вигляді для аналізу й зіставлення варіанти планів, які формуються при різних постановках завдань;

• багатофункціональність. Багатофункціональність планування означає обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом;

• оптимальність. Оптимальність планування передбачає здатність системи формувати не просто прийнятні (допустимі з точки зору прийнятих обмежень і вимог) плани, а раціональні або кращі плани за вибраними критеріями. Це досягається використанням економіко-математичних або, коли це неможливо, евристичних методів;

• адаптивність. Адаптивність планування включає всі переваги оптимального планування, крім того, враховує організаційні проблеми. До процесу розробки плану залучається керівництво, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються. Все це робить планування більш адекватним реальним умовам, персоніфікованим, обґрунтованим і відповідальним;

• несуперечність. Несуперечність планування забезпечується спадкоємністю й взаємопов'язаністю всіх планових рішень;

• безперервність. Безперервність планування полягає в проведенні моніторингу, контролі і, за необхідності, актуалізації планових рішень;

• стабільність. Стабільність планування забезпечується незмінністю основних цілей і обмежень проекту, його життєздатністю, а також гнучкістю й адаптивністю системи.

Важливим процесом у плануванні проекту є процес формування інформаційної системи управління проектами. Саме на цьому етапі визначаються інформаційні та комунікаційні потреби учасників проекту: кому і яка інформація потрібна, коли ця інформація необхідна, яким чином буде надаватися ця інформація. Інформація, необхідна для планування взаємодії проекту, включає:

• організаційну структуру та розподіл відповідальності проекту;

• напрямки, підрозділи та спеціалістів, залучених до проекту;

• причини, через які конкретні індивідууми можуть бути залучені до проекту, і місце їх знаходження;

• потреби у зовнішній інформації.

Структура розподілу інформації — це деталізація того, кому інформація (звіти, дані, розклад, технічна документація і т. ін.) направляється і які методи будуть використані для розповсюдження інформації різних типів (звіти, засідання і т. ін.). Ця структура повинна відповідати структурам розподілу відповідальності та звітності, визначеним в організаційній структурі проекту. Описання порядку надання інформації часто включає матрицю відповідальності, в якій зазначається, хто та з якою періодичністю отримує звіти. Як правило, в такій матриці по горизонталі представлені звіти, по вертикалі — одержувачі та періодичність.