9.4. Вимірювання й аналіз показників виконання проекту

Раніше найпоширенішим методом аналізу виконання проекту був метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень. Суть його в тому, що відхилення знаходилось як різниця між фактичним значенням показника та плановим. Але цей метод за своєю природою не достатньо гнучкий, не спрямований у майбутнє, є суб'єктивним та ненадійним, оскільки не завжди дає реальні оцінки. На сьогодні одним із широко застосовуваних методів є метод скоригованого бюджету. Він базується на обчисленні планового, скоригованого і фактичного бюджетів виконання проекту. Скоригований бюджет — це планові витрати, обчислені на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

,

де Бек'— скоригований бюджет на певну дату;

Бпл'— плановий бюджет на весь проект або роботу;

Оф — фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (дані із звіту).

Хід виконання проекту стосовно бюджету оцінюють за допомогою коефіцієнта по витратах. Коефіцієнт по витратах (Кв) можна предста­вити у вигляді формули:

Де Бф'— фактичний бюджет на певну дату.

Визначивши даний показник, можна розрахувати прогнозну вар­тість усього проекту за формулою:

де Бз — загальний бюджет усього проекту.

Визначити можна і своєчасність виконання проекту:

Бпл.д. = Бпл. х Опл.д.,

деКсв — коефіцієнт своєчасності виконання проекту,

Бпл.д. — плановий бюджет на певну дату,

Опл.д. — запланований обсяг робіт на певну дату, %.

Тоді прогнозний термін виконання проекту (Тв.пр.) визначаємо як відношення терміну виконання проекту (Тв.пл.) до коефіцієнта своєчас­ності виконання проекту (Ксв).

Розглянемо на прикладі використання показників застосування мето­ду скоригованого бюджету.

За планом протягом перших 10 днів проектна команда мала викона­ти 80% обсягів певної роботи, яка коштує 800 грн. Але після закінчення звітного періоду проект-менеджер отримав таку інформацію:

Оф — 680 грн (або 70% всієї роботи);

Бпл. — 640 грн;

Бек'. — 560 грн;

Бз — 2400 грн;

Тв.пр. — 4 тижні;

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналі­зу проекту за допомогою S-подібних кривих.

Як бачимо, для отримання узагальненого показника реалізації проек­ту розроблена система показників, порівнюваних за часом і вартістю. Ці показники, відповідні звіти та графіки для керівництва будь-якого рівня можуть бути розраховані й побудовані за допомогою ЕОМ.

Загальний показник реалізації (ГІР) робіт проекту можна визначити за формулою:

де Тn_i — запланована тривалість кожного пакета робіт, днів;

с_i — процент виконання кожної роботи;

Тз — загальна тривалість пакета робіт, днів;

к — число (кількість) робіт в пакеті.

Крім того, при аналізі виконання проекту проводять аналіз та оцінку наслідків змін. При цьому, у процесі оцінки певної зміни аналізують, як вона вплинула на вартість, заплановані показники робіт та графіки виконання проекту, а також у цілому на результат проекту.

Висновки

Контроль — це процес, у якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи, і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв'язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень. До процесів контролю включають:

• визначення результатів діяльності на основі зіставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

• порівняння показників очікуваного і фактичного виконання планів;

• аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

• перевірка припущень;

• перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу.

Існують три основні види контролю:

1. — попередній;

2. — поточний;

3. — заключний.

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків, у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але, незалежно від форми представлення звітних даних, звіт повинен включати п'ять основних пунктів:

• кошторисну вартість;

• фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

• прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

• відхилення, які показують, наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

• причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.

Існує два методи аналізу виконання проекту: метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень і метод скоригованого бюджету.