- •Рецензенты: а.И. Валерианов
- •С.А. Кондратьев
- •Введение
- •Раздел 1. Теоретические основы управления в мчс. Тема 1.1 Основные понятия теории управления
- •Тема 2. Методы и принципы управления в органах мчс
- •1. Принципы управления
- •2. Методы управления
- •Тема 3. Задачи и организационная структура мчс России. Государственная противопожарная служба как сложная система
- •Вопрос. Организация системы управления для предупреждения и ликвидации чс.
- •2. Задачи и организационная структура мчс России
- •Вопрос. Организационные структуры органов гпс.
- •Тема 1.4. Руководитель органа гпс как субъект управления
- •1.Роли руководителей органов гпс
- •2. Требования, предъявляемые к руководителям органов гпс
- •Тема 1.5. Основы организации научно-исследовательской деятельности в системе гпс
- •Теоретические основы организации научно-исследовательской деятельности.
- •Основы организации ни и окд в системе гпс мчс рф
- •Выявление природных и техногенных чрезвычайных ситуаций, мониторинг территорий и объектов (в том числе потенциально опасных).
- •Мониторинг и прогнозирование пожарной обстановки на территории Российской Федерации.
- •Промышленная безопасность (лицензия Гостехнадзора ооан № 014377 от 09.02.01 г.), в том числе:
- •Обследование технического состояния зданий и сооружений I и II уровней ответственности (Государственная лицензия Госстроя России фл № 008744-1/1 от 14.12.01 г.), в том числе:
- •Разработка планов по предупреждению и ликвидации аварийных разливов нефти и нефтепродуктов в соответствии с Постановлением Правительства рф № 613 от 21.08.2000 г.).
- •Разработка специальных разделов тэо строительства и реконструкции объектов нефтяных и других компаний (Государственная лицензия Госстроя России флц № 008744-1 от 09.06.2000 г.), в том числе:
- •Разработка автоматизированных систем Единых дежурно-диспетчерских служб (еддс) в субъектах, городах и районах Российской Федерации.
- •Подготовка населения и специалистов в области безопасности жизнедеятельности.
- •4. Организация проведения экспериментов в гпс.
- •1. Основные понятия об информации.
- •2. Основные понятия о системе информации, информационной системе и информационном обеспечение в сфере деятельности органов гпс.
- •3. Основы организации учетно-регистрационной и статистической работы в органах гпс
- •Тема 2.2. Основы организации информационных технологий в системе информационного обеспечения управленческой деятельности органов гпс
- •Тема 2.3. Информационно-аналитическая работа в органах гпс
- •Тема 2.4. Математическое моделирование процессов функционирования подразделений гпс
- •Тема 2.5. Прогнозирование в деятельности органов гпс
- •2. Классификация методов прогнозирования
- •3. Прогнозирование в процессе управления органами гпс
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управленческой деятельности органов гпс Тема 3.1. Понятие делопроизводство. Документирование управленческой деятельности в органах гпс
- •Тема 3.2. Организация работы с документами, информационно-поисковых систем и контроля документов в органах гпс
- •1. Документооборот в органах гпс
- •2. Контроль за исполнением документов в органах гпс
- •Тема 3.3. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
- •1.1. Делопроизводство и документооборот
- •1.2. Типовая технология работы с документами
- •1.3. Обработка входящих документов
- •1.4. Обработка исходящих документов
- •1.5. Внутренний документооборот
- •1.5. Архивное хранение документов
- •Тема 3.4. Основы организации делопроизводства в органах гпс и основные направления его совершенствования
- •Раздел 4. Методология выработки и принятия управленческих решений в органах гпс Тема 4.1. Управленческие решения в процессе управления гпс
- •1. Понятие управленческого решения
- •Подготовка и принятие управленческих решений в гпс
- •2. Классификация управленческих решений
- •3. Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям в органах гпс
- •4. Стадии подготовки и принятия решений в органах гпс
- •Тема 4.2. Организация планирования в органах гпс
- •1. Общие сведения о планировании
- •2. Организация планирования, основные требования к содержанию и структуре планов.
- •Организация процесса планирования мероприятий рсчс и го
- •3. Виды планов, разрабатываемых в системе гпс мчс России на различных уровнях управления (гугпс мчс России , угпн, огпн, пч, караул пч)
- •3.1. Методика подготовки планов основных организационных мероприятий (текущее планирование)
- •Тема 4.3. Организация исполнения управленческих решений в органах гпс. Контроль их исполнения
- •3. Задачи, виды и формы контроля в органах гпс
- •4. Организация контроля в органах гпс
- •Тема 4.4. Организация служебных командировок в системе гпс
- •Тема 4.5. Порядок организации и проведения инспектирования, контрольных проверок деятельности органов гпс
- •Тема 4.6. Оценка деятельности инспектируемых органов гпс
- •1. Основные понятия и методические подходы к оценке эффективности деятельности органов гпс
- •Назначение и содержание методического руководства по оценке деятельности органов гпс.
- •3. Оценка направлений оперативно-служебной деятельности органов гпс
- •4. Определение окончательной оценки инспектируемого органа (Общая оценка деятельности по обеспечению пожарной безопасности)
- •Раздел 5. Основы научной организации труда в органах гпс Тема 5.1. Понятие, задачи и основные направления нот в органах гпс
- •1. Понятие научной организации труда её основные задачи и направления
- •2. Общие принципы научной организации труда
- •3. Научная организация труда в органах гпс
- •4. Требования к способам обеспечения организации труда сотрудников управления органов гпс
- •Тема 5.2. Анализ существующей организации управленческого труда в органах гпс
- •1. Понятие рациональной организации рабочего времени
- •Тема 5.3. Условия труда и рабочее место сотрудника гпс
- •1. Условия труда и их влияние на работоспособность сотрудников органов гпс
- •Регулирование режимов труда и отдыха
- •3. Основные требования, предъявляемые к организации благоприятных условий труда
- •4) Вентиляция должна производиться в любую погоду несколько раз в течение рабочего дня.
- •4. Понятие рабочего места сотрудника органов гпс
- •Примерный перечень вопросов выносимых на экзамен
- •195105, Санкт-Петербург, Московский проспект, д.149
Тема 3.3. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
Основное содержание темы.
1.1. Делопроизводство и документооборот
Термины "делопроизводство", "документооборот", "электронный архив", "деловые процедуры" и др. часто используют как синонимы для пропаганды тех или иных решений и технологий.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей программных средств и пользователей по всем, даже самым простым, вопросам.
Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и месте делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями малого и среднего бизнеса. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.
Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение.
Таким образом, на сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.
1.2. Типовая технология работы с документами
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).
В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.
С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций
2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации
3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.