2. Классификация управленческих решений
Управленческие решения, так же как разрешаемые ими вопросы и дела, весьма многообразны. Они могут быть классифицированы по ряду критериев:
- по уровню управления,
- по кругу разрешаемых вопросов,
- по юридическим свойствам,
- по сроку действия,
- по наименованию,
- по форме выражения,
- по целенаправленности и др.
Классификация решений по уровням управления позволяет определить их масштабность, степень обобщения и абстрагирования от частных вопросов, глубину влияния на сферу управления.
Решения в органах ГПС принимаются на уровне:
- МЧС России, ГУГПС МЧС России (высший уровень),
- Региональных центров ГОЧС
- управлений(отделов) ГПС субъектов Российской Федерации;
- ППС органов местного самоуправления,
- ПЧ и отдельных постов в городах и населенных пунктах;
- специализированных ПЧ ГПС по тушению крупных пожаров:
- производственно-технических, учебных подразделений ГПС;
- баз мобготовности ГПС.
Первостепенное значение для стратегической направленности деятельности органов ГПС имеют управленческие решения МЧС России, ГУГПС, которые направлены на эффективное функционирование всей системы органов ГПС в масштабе Российской Федерации.
В зависимости от круга (объема) разрешаемых вопросов управления различают
- общие,
- частные
- локальные решения.
Общие (глобальные) решения охватывают всю управляющую или управляемую систему или обе сразу.
Частные решения относятся к отдельным направлениям деятельности системы органов ГПС.
Локальные решения касаются деятельности отдельных элементов системы - подразделений, групп, отдельных работников органов ГПС.
По юридическим свойствам управленческие решения подразделяются на
- нормативные,
- общезначимые,
- индивидуальные
- смешанного характера.
Нормативными являются решения, которые содержат в себе нормы права. Эти решения принимаются с целью регулирования однотипных управленческих отношений.
Общезначимые решения не содержат норм права. Они разрешают дела и вопросы управления, имеющие общее значение, например решение об образовании, преобразовании или ликвидации того или иного подразделения в системе органов ГПС.
Индивидуальные решения разрешают конкретный вопрос управления. Они принимаются на основе нормативных решений или решений общего значения и являются актами применения норм права. Индивидуальные решения органов внутренних дел также нацелены на охрану урегулированных юридическими нормами общественных отношений, призваны обеспечивать их неприкосновенность.
Решения смешанного характера содержат в себе как нормы права и разрешение вопросов общего значения, так и разрешение индивидуальных дел. Такие решения принимаются по целому комплексу взаимосвязанных вопросов управления общего, частного, индивидуального характера.
По сроку действия управленческие решения делятся на
- оперативные (текущие),
- среднесрочные
- долгосрочные.
- стратегические
- тактические.
По наименованию управленческие решения органов ГПС подразделяются на
- приказы,
- инструкции,
- указания
другие акты, издаваемые руководителями органов, аппаратов, служб, учреждений и подразделений.
По форме выражения управленческие решения подразделяются на
- словесные
- конклюдентные.
Преимущественно в органах ГПС решения выражаются посредством слов. Словесные решения могут быть письменными или устными.
В теории управления письменное решение представляет собой письменный документ (акт) и имеет силу лишь тогда, когда оно соответствующим образом письменно оформлено.
Наряду с письменными решениями (актами), существуют устные (приказы, указания, распоряжения, команды и т.п.). Чаще всего они принимаются в процессе оперативного решения вопросов управления. Отказ от выполнения, невыполнение или ненадлежащее выполнение устного решения могут повлечь юридическую ответственность.
Управленческое решение может выражаться посредством определенных жестов, сигналов, знаков и других конклюдентных действий.
Например, решение начальника органа или подразделения о начале выполнения сотрудником задания может быть выражено с помощью условного знака или сигнала.
Классификация решений по форме выражения должна учитываться органами, осуществляющими надзор за законностью в деятельности органов ГПС.
По целенаправленности (целям использования) управленческие решения органов ГПС можно подразделить на
- внутренние
- внешние.
Выше нами были рассмотрены в основном внутри управленческие решения, т.е. решения, которые используются для разрешения организационно-штатных вопросов, налаживания делопроизводства, руководства работниками, структурными подразделениями внутри самого органа и управления нижестоящими по подчиненности органами и подразделениями.
Внешние управленческие решения используются в целях обеспечения выполнения возложенных на органы ГПС задач и функций.
Приведенная классификация управленческих решений не является исчерпывающей.
Решения можно дифференцировать по их содержанию (предписывающие, уполномочивающие, запрещающие, разрешающие), по характеру инициативы принятия (принимаемые по инициативе органа, должностного лица, от которого они исходят, и решения, принимаемые по указанию, предложению или просьбе заинтересованных органов, должностных лиц, организаций, объединений, граждан), по функциям управления (плановые (планы работы), финансовые, хозяйственные, контрольные и др.) и иным основаниям.
Приведенная классификация управленческих решений свидетельствует об их разнообразии. Эта классификация охватывает наиболее общие и вместе с тем особые признаки решений. Она позволяет отразить целый комплекс решений, существующих в органах внутренних дел.
Выбор формы выражения того или иного решения определяется содержанием и порядком их принятия. Приказы и распоряжения являются формой выражения решений единоначальника организационно-распорядительного характера; наставления и инструкции регламентируют порядок деятельности подразделений, служб и отдельных категорий сотрудников; решения являются актами управления, принятыми в коллегиальном порядке; инструктивные и методические письма могут содержать рекомендации о распространении передового опыта работы и т. д.
Следует отметить, что принятое по тому или иному вопросу решение может быть выражено в нескольких формах одновременно. Так, решение, принятое в связи с изучением состояния пожарной безопасности города на совершенствование деятельности органа в этом направлении, может быть одновременно выражено и в соответствующем приказе начальника, и в планируемых мероприятиях.
Как уже отмечалось, эффективность процесса управления в целом во многом предопределяется на стадии подготовки и принятия управленческих решений.
Требования к принятию управленческого
решения
Полнота и достоверность
Компетентность
Вариантность
Своевременность
Конкретность
Типовое решение
Научная обоснованность
Взаимосвязь основных элементов
Важнейшим требованием, предъявляемым к управленческому решению в современных условиях, является его научная обоснованность. Требование научной обоснованности реализуется за счет всестороннего подхода, учитывающего различные стороны решаемой задачи, с использованием научных методов исследования всей необходимой объективной информации.
Системный подход и системный анализ становится главенствующей методологией при выработке управленческих решений, в том числе и решений, относящихся к деятельности ГПС. Можно сказать, что в самом возникновении и развитии науки управления проявилось стремление подойти к проблемам управления всесторонне и комплексно.
Условно можно выделить три задачи всестороннего подхода:
Обеспечение достаточно полного охвата объекта исследования и глубокое проникновение в его сущность;
Обеспечение разумного компромисса между различными сторонами исследуемого вопроса, способствующего лучшему решению не одной из сторон, а задачи в целом;
Прогностическая, связанная со всестороннем учетом возможных последствий при осуществлении принимаемых решений.
Обоснованное решение может быть принято лишь на основе знаний о всех существенных проявлениях системы управления в целом, поэтому прежде всего необходимо обратить внимание на взаимосвязь ее основных элементов. В сфере обеспечения пожарной безопасности это непосредственные объекты приложения управляющих воздействий, внешняя среда и сама система ГПС.
Очень важным уровнем системного анализа является всесторонний подход к структуре каждого из элементов системы управления. Так, анализируя непосредственную сферу приложения управляющих воздействий, не следует ограничиваться лишь изучением состояния обстановки с пожарами.
Даже при условии самого подробного структурного анализа необходимо изучить также общее состояние пожарной безопасности, влияние административно-правовых средств борьбы с огнем на состояние и динамику по пожарам и т. д. Обращаясь к такому элементу внешней среды, как наличие промышленных и жилых объектов, следует не только учесть общее количество населения, проживающего на обсуживаемой территории, но и проанализировать тип застройки, особо опасное производство т. д.
С другой стороны, при принятии обоснованных управленческих решений на основе прошлого опыта, профессиональных знаний и характера решаемой задачи должны быть разумно определены пределы всесторонности.
Надо иметь в виду, что иногда целесообразно ограничить изучение только основными сторонами и вопросами, имеющее прямое отношение к решаемой задачи. Попытка охватить все возможные, даже отдаленные связи относительно простого вопроса может настолько усложнить его решение, что он или станет практически не разрешимом, или потребует затраты времени и средств в объеме, противоречащем здравому смыслу.
Задача обеспечения разумного компромисса между различными сторонами решаемого вопроса при всестороннем подходе к его решению связано с тем, что между элементами системы может обнаружиться противоречие и конкуренция.
Задача прогностического аспекта всестороннего подхода заключается в учете всех возможных последствий принятых решений, что имеет не менее актуальное значение, чем само их содержание, ибо они так взаимосвязаны, что качество команды зависит от предвидения ее результатов.
Принимая решение по тому или иному вопросу, субъект управления должен быть уверенным в том, что исполнение решения, по крайней мере, не ухудшит существующего общего положения и не нанесет ущерба другим сторонам работы.
Необходимыми условиями правильности и обоснованности управленческих решений являются полнота и достоверность используемых данных. Недостаточность и необъективность могут исказить картину действительного состояния анализируемых явлений и привести к неправильным выводам. Поэтому, кроме всего рассмотренного выше, задача всестороннего подхода состоит в том, чтобы учитывать действие факторов, влияющих на обеспечение полноты и объективности информации.
На всесторонность и обоснованность подготовки решений может оказать влияние и субъективный момент, связанный с опытом работника, принимающего решение, его способностью и умением быстро ори5нтироваться в складывающей обстановке, его знаниями и квалификацией.
Компетентность лиц, участвующих в подготовке и принятии решения, является одним из необходимых условий обеспечения его обоснованности. Наиболее компетентное лицо – это то, кому требуется по возможности наименьшее количество информации для принятия наилучшего решения. Компетентность – это глубокое и всестороннее знание существа решаемых вопросов.
При огромном множестве самых разнообразных задач, которые возникают в практике, естественно, что одно лицо (начальник) не может быть вполне компетентным по всем вопросам, поэтому для обсуждения и подготовки решений по наиболее важным вопросам в ГПС действует коллегиальные органы (коллегии, научно-технические и научно-методические советы и т. д.). Однако в силу специфики организации системы ГПС большинство решений, подготавливаемых коллегиально, принимается руководителем-единоначальником, и он несет ответственность за их качество и исполнение.
Принятие управленческих решений в ГПС связано не только с хорошим знанием конкретных условий и существа вопроса, но и с обязательным соблюдением соответствующих законов и подзаконных актов. Научная обоснованность управленческих решений в этих условиях полностью совпадает с их законностью, понимаемой как полная основанность на законе и направленность на полную реализацию его требования. Научная обоснованность управленческих решений – это их содействие укреплению законности, являющемуся важнейшей задачей государственного аппарата.
Вариантность решений, возможность выбора наиболее приемлемых альтернатив не противоречит требованию законности, так как сам закон предполагает всестороннюю оценку принимающим решение субъектом конкретной обстановки и самостоятельное принятие им в рамках и на основе закона одного из нескольких возможных вариантов решения.
С законностью тесно связано требование полномочности управленческих решений. Каждое решение должно быть принято субъектом управления, имеющим право на его принятие. Принятие решений в пределах предоставленных полномочий – не только право, но и обязанность каждого руководителя (работника), поэтому недопустимо, когда отдельные работники, стремясь избежать ответственности, уклоняются от этой обязанности, предпочитают, чтобы решения принимались вышестоящими начальниками, или перекладывают свои полномочия на подчиненных.
Важное условие эффективного управления и одновременно требование, предъявляемое к управленческому решению,– это его своевременность. Как правило, эффективность управления тем выше, чем меньше продолжительность периода времени между моментом возникновения задач и принятием решений по ним.
В отдельных случаях при предвидении определенных событий, вероятном возникновении определенных ситуаций могут быть заранее подготовлены типовые решения.
Каждое управленческое решение должно быть конкретным, что означает четкое формулирование поставленных задач, путей и средств их решения. Решение следует адресовать конкретным исполнителям. Важным элементом решения является точно установленный срок исполнения. О командах управления можно судить не только по их содержанию, но и по форме (четкости, ясности выражения мыслей), и чем конкретнее управленческое решение, тем больше уверенности в его успешном выполнении.
Как видно из наименования рассматриваемой функции управления, она складывается прежде всего из двух элементов – подготовки решений и их принятия, хотя иногда в случаях принятия простейших решений проследить эти стадии бывает трудно. При решении относительно сложных, а в особенности проблемных задач, когда необходимо выяснить возможные варианты решения, стадия подготовки хорошо прослеживается не только в целом, но и в составляющих ее подэлементах. Процесс подготовки управленческих решений можно разбить на следующие стадии-этапы:
– осознание возникшей задачи (проблемы) и определение четкой цели;
– построение на этой основе набора вариантов возможного решения;
– всесторонняя оценка достоинств и недостатков каждого и выбор для принятия наиболее лучшего применительно к конкретным условиям и обстановке.
Одной из объективных предпосылок принятия решений являются постоянно возникающие изменения, поэтому исходным моментом следует считать этап осознания необходимости определенным образом реагировать на происходящие изменения и решать вновь возникающие задачи, что в свою очередь требует правильно оценивать их и определять конкретные цели.
Как известно, содержание процесса управленческой деятельности характеризуется, прежде всего целью, ради достижения которой она осуществляется, поэтому и подготовка управленческого решения, как исходная стадия каждого управленческого цикла, начинается с постановки (формулирования) цели.
После того, как субъектом управления определена задача и цели ее решения, он должен перейти к поиску путей, способов и средств ее достижения. Содержанием этой деятельности является информационно-аналитическая работа, т. е. собирание, обработка и анализ необходимой информации. В этой аналитической работе различаются две стороны, которые условно можно назвать предварительной и основной, или собственно аналитической. Под собственно аналитической работой понимается анализ собранной информации с целью изучения какого-либо вопроса и выработки решения по нему. Но прежде чем собрать информацию по изучаемому вопросу, необходимо путем логического анализа установить, из чего он складывается, на какие составные части разлагается, с какими другими вопросами связан, т.е. проанализировать структуру вопроса (задачи), установить те основные его стороны и параметры, имея информацию о которых можно рассчитывать на его успешное решение. Следует также определить, какая именно информация (о чем, за какой период и т. д.) в данном случае необходима. Это и следует понимать под предварительным анализом.
Предварительный анализ используется при разработке стационарных систем программированного сбора информации, к нему практически прибегает каждый сотрудник ГПС, берущийся за изучение того или иного вопроса. При этом в ряде случаев можно рекомендовать составление письменного перечня всех необходимых позиций в виде простейшей справки или вопросника. Это, во-первых, предостережет от возможных упущений и позволит рассмотреть вопрос всесторонне, во-вторых, обеспечит более полный сбор только необходимой информации и, в-третьих, облегчит ее предварительную обработку.
В практике аналитической работы надо иметь в виду и следующее условие. Учитывая общность и тесную связь многих вопросов практической деятельности, собрав информацию, необходимую для решения одного вопроса, надо посмотреть и оценить возможности ее использования для изучения других.
После определения программы сбора информации важно определить, где, откуда и каким путем можно ее получить.
Наблюдение является
источником любого знания и практически
используется всеми сотрудниками органов
ГПС при ознакомлении с положением дел
на местах, при изучении обстановки на
обслуживаемой территории или участке
и решении других задач. Это метод служит
также задачам сбора предварительного
материала для уточнения выдвигаемых
управленческих гипотез. Наиболее
распространенным методом собирания
информации в практике ГПС является
изучение различного рода документальных
материалов. По этому методу, т. е. путем
изучения и обработки различных документов
(отчетов, справок, текущей переписки,
материалов конкретных дел и т. а.) сможет
быть успешно осуществлено собирание
информации по заранее подготовленным
программам. Используемый для сбора
информации метод опроса (анкетирование,
интервьюирование) особенно широко
применяется в социологических и
криминологических исследованиях.
Близким к нему является метод экспертных
оценок, заключающийся в выявлении мнений
специалистов и отдельных категорий
сотрудников. Достоинство этого
Обработка и анализ информации, собранная информация должна быть соответствующим образом обработана и изучена. На этом этапе происходит Практическая оценка обстановки, уяснение исходного положения, складываются выводы и осуществляется подход к конструированию различных вариантов решения (возможного действия). Опытный руководитель при конструировании решения прежде всего обращается к вариантам, ранее употреблявшимся в ситуациях, аналогичных или схожих с той, которая перед ним возникла, т. е. своего рода репертуару, или, если невозможно принять решение на «репертуарной» основе, обращается к поиску новых альтернатив. Научный подход к решению сложных, проблемных задач управления, когда необходимо одновременно учесть действие разнообразных факторов экономических, социальных, юридических, психологических и др., предполагает овладение методологией научно-исследовательской работы. Практика выработки управленческих решений в ГПС должна взять на вооружение арсенал современных научных методов решения управленческих задач.