Тема 4. Технология месячного бюджетирования

1. Основные задачи месячного бюджетирования

Достаточно часто компании, разрабатывая систему годовых бюджетов, возлагают на нее все задачи, которые может решить планирование будущей работы. Менеджмент таких компаний идет по излишне усложненному пути планирования деятельности компании на год, пытаясь как можно сильнее детализировать свой прогноз (например, составить прогноз для всего ассортимента товаров по позициям, спланировать каждую, даже самую мелкую статью затрат для каждой службы в отдельности и т. д.). В результате получается громоз­дкая, негибкая система, которую сложно корректировать, анализировать и практически не­возможно контролировать исполнение бюджетов, поскольку это требует значительных за­трат времени. Кроме того, концентрируя все свои усилия на выполнении годового плана без корректировки на изменение внешних условий, компания может упустить дополнительные возможности, которые не были предусмотрены годовым бюджетом.

Основной ошибкой менеджмента компаний, недавно ступивших на путь бюджетирова­ния, является стремление спланировать все как можно более точно один раз на весь год, что­бы в течение бюджетного года работать по плану и не отвлекать усилия на анализ внешней среды. Несколько месяцев работы по «точному бюджету, в котором все предусмотрено до каждой позиции» достаточно, чтобы понять невозможность такого планирования на год, особенно в условиях развивающегося рынка. Действительно, даже если детально проанали­зировать рынок и статистику прошлой деятельности, невозможно точно предсказать прода­жи по каждой позиции, особенно для компаний с большим ассортиментом товаров.

Как было отмечено в п. 3.3 при разработке годового бюджета, нецелесообразно его излишне детализировать, поскольку он определяет только наиболее вероятный путь и на­правление работы компании в будущем году с возможными отклонениями прогнозных значений в допустимых размерах. Но, поскольку руководство всегда нуждается в как мож­но более точном прогнозе, по крайней мере, на будущий месяц, полезным является внедре­ние технологии месячного бюджетирования.

Месячный бюджет представляет собой детальный план деятельности компании на месяц, представленный в виде системы взаимосвязанных исходных и результирующих блоков. Месячный бюджет составляется на базе годового бюджета с более глубокой де­тализацией и уточнением планируемых данных на год. Поскольку на месяц несложно со­ставить подробный план действий, месячный бюджет должен быть максимально, хотя и в разумных пределах, детализирован. Например, при 20-30 ассортиментных позициях бюджет продаж можно спланировать по всему ассортименту товара, а также по основ­ным клиентам компании. В соответствии с бюджетом продаж можно рассчитать и отпра­вить поставщику бюджет закупок по всему ассортименту, чтобы избежать риска срыва поставок. Затраты также можно спланировать по всем статьям по каждому центру ответ­ственности отдельно. Приход и расход денежных средств также можно детализировать до клиентов и центров ответственности.

В то же время, излишняя детализация может сделать месячный бюджет трудно вос­принимаемым для принятия оперативных управленческих решений. Главное, о чем нужно помнить при разработке месячного бюджета, - это разумная необходимость детализа­ции бюджета. Необходимо сопоставлять выгоды от детализации данных с затратами вре­мени и ресурсов на разработку месячного бюджета. Например, для предприятия, у которо­го 300 клиентов и 2000 позиций товара, не нужно планировать продажи по каждому клиенту и позиции. Необходимо сгруппировать клиентов по каким-либо признакам (например, в зависимости от доли в общих продажах, предоставляемой отсрочке, по регио­нальному признаку и т. д.), а в ассортименте выделить топ-позиции (по правилу Парето, согласно которому 20 % наименований ассортимента составляют 80 % объема продаж), сгруппировав все остальные позиции в группу «прочие». В противном случае процесс ме­сячного бюджетирования настолько усложнится, что им невозможно будет управлять, и в результате получится работа ради работы, а не ради результата.

Основными задачами месячного бюджетирования являются:

• уточнение и корректировка данных годового бюджета;

• управление затратами - «тратить только то, что было запланировано»;

• управление денежными средствами - расходование денежных средств на основании планируемых значений;

• контроль своевременности поступления денег;

• обеспечение положительного денежного счета - возможность заранее предусмотреть необходимость краткосрочного финансирования при появлении дефицита денежных средств;

• оптимизация запасов - на складе хранится только то сырье, которое планируется ис­пользовать в производстве в бюджетном месяце;

• эффективное управление закупками - заказывается только то, что нужно для произ­водства, поставка осуществляется в нужные сроки;

• эффективное распределение товара в системе - товар распределяется между подраз­делениями в соответствии с их бюджетами продаж (особенно важно для торговых компаний с разветвленной структурой филиалов);

• мотивация сотрудников - поощрение за выполнение плана, взыскание за срыв.

Месячный бюджет не должен существовать отдельно от годового, он должен уточ­нять и дополнять его (рис. 2.4.1).

Общая схема формирования месячного бюджета изображена на рис. 2.4.2.

Рис. 2.4.1.– Источники данных для формирования месячного бюджета

Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса месячного бюджетирования. На ней так­же не изображены все возможные оперативные бюджеты, так как полный перечень бюджет­ных таблиц для каждой компании устанавливается в зависимости от специфики деятельности.

Для определения интервала времени для месячного бюджета менеджмент компании должен определить, какие основные цели ставятся перед данным бюджетом. Если основ­ной задачей месячного бюджетирования является эффективное управление товаром на складе и если продажи значительно колеблются в течение месяца, целесообразно будет разработать бюджеты с разбивкой по неделям или по декадам. Для компаний со стабиль­ным объемом продаж в течение месяца (примерно равные отгрузки в неделю) можно со­ставлять бюджеты на месяц в целом.

2. Последовательность составления месячного бюджета

и характеристика основных бюджетов

Технология составления месячного бюджета излагается ниже с помощью простого примера, который описывает структуру и источники получения исходных данных, а также взаимосвязи между отдельными показателями внутри бюджетных таблиц. Большое вни­мание уделяется соотношению итоговых показателей отдельных бюджетных таблиц как единого целого бюджета.

В качестве упрощающих факторов принята следующая система допущений:

• бюджетные таблицы составляются на месяц в целом без разбивки по дням, неделям или декадам;

• предприятие производит и продает 2 вида продукта трем постоянным клиентам;

• для производства продукции используется 3 вида сырья, поставляемые двумя постав­щиками;

• административные и реализационные затраты включают в себя только заработную плату и содержание офиса;

• поставщики осуществляют доставку товара до склада компании за свой счет (т. е.

бюджет затрат на доставку до склада отсутствует).

Все вышеперечисленные упрощения не носят принципиальный характер, а служат

исключительно целям обеспечения простоты и наглядности технологии бюджетирования. Механизм составления месячного бюджета для предприятий с более сложной структурой затрат и значительным ассортиментом составляется аналогичным образом, только с боль­шим объемом данных.

Рис. 2.4.2 – Блок-схема формирования месячного бюджета

Процедура составления бюджета представлена в виде отдельных шагов. Использо ванная для расчетов программа помещена в электронном приложении в разделе Software2/ Sирроrt2 под именем Moпth_bgt..xls.

Шаг 1. Составление начального баланса. Для разработки системы необходимо вна­чале определить состояние компании на начало месяца, то есть составить баланс. Посколь­ку данные планируются в середине текущего месяца на следующий, баланс на начало бюд­жетного месяца тоже будет прогнозным. Он составляется на основании предыдущего баланса (т. е. месяца, предшествующего бюджетному), а также по данным бюджета на те­кущий месяц и промежуточным итогам (например, на основании фактических продаж и данных бюджета можно относительно точно спланировать дебиторскую задолженность на конец месяца). Баланс компании, рассматриваемой в примере, приведен в таблице 2.4.1.

Начальный баланс компании Таблица 2.4.1.

Активы:
Оборотные активы:
Денежные средства
Счета дебиторов
Клиент А
Клиент Б
Клиент В
Запасы сырья		Един.
Сырье 1
Сырье 2
Сырье 3
Запасы товаров
Продукт А
Продукт Б
Задолжность бюджета по НДС
Всего оборотные активы
Основные средства :
Сооружения и оборудование
Накопленная амортизация
Сооружения и оборудование нетто
Итого активы:
Обязательства:
Счета к оплате
Поставщик № 1
Поставщик № 2
Услуги транспортных предприятий

Продолжение таблицы 2.4.1.– Начальный баланс компании

в т.ч. Клиент А
в т.ч. Клиент Б
в т.ч. Клиент В
Задолженность по зарплате
Задолженность перед бюджетом:
по НДС
по налогу на прибыль
начисления на заработную плату
Банковский кредит
Акционерный капитал
Обыкновенные акции, без номинала
Нераспределенная прибыль
Всего акционерный капитал
Итого обязательства и капитал

Шаг 2. Составление бюджета продаж.

Бюджет продаж целесообразно составить по ассортименту и по клиентам. Вначале на основании договоров и планов покупателей планируются продажи в ассортименте по каж­дому клиенту, которые в дальнейшем сводятся в бюджет по ассортименту и по клиентам. Бюджет по ассортименту необходим для планирования производства, бюджет по клиен­там используется для планирования денежных потоков (поступление денежных средств от клиентов). В случае, если договора с клиентами отсутствуют или есть только в сумме без детализации до позиций (например, обязательство купить товара на 1 000 000 руб.), внача­ле определяется суммарный объем продаж за месяц, который впоследствии детализирует­ся до позиций.

Данные для бюджета продаж планируются на основании:

• годового бюджета продаж - ориентировочная сумма, на которую нужно продать;

• объем продаж предшествующих периодов - определение товаров, пользовавшихся спросом в предшествующие месяцы;

• производственные мощности - определение ограничений по производственным мощ­ностям и планирование максимального их использования;

• анализ рынка, работа с клиентами - определение потребностей клиентов в будущем месяце;

• анализ конкурентов - определение сегментов рынка и видов продукции, по которым существует опасность снижения продаж из-за конкурентной борьбы;

• ценовая политика, система скидок - установление факторов, от которых будет зави­сеть цена товаров;

• относительная прибыльность продукции - определение выгодности реализации от­дельных видов продукции, при планировании акцент на более прибыльные товары;

• сезонные колебания спроса.

Блок исходных данных для формирования месячного бюджета выглядит так.

Исходные данные для бюджета продаж Таблица 2.4.2

Прогноз продаж по клиентам
Наименование
	Объем продаж по клиентам, в шт.				Сред. цена без НДС руб./шт.
	Клиент А	Клиент Б	Клиент В	Всего
Продукт А
Продукт Б
Всего
Планируемые поступления денежных средств от клиентов
Клиент	Сумма
Трейдер Альфа
Трейдер Бета
Трейдер Гамма

Если цена по клиентам значительно различается, необходимо отдельно планировать среднюю цену для каждого клиента. Для рассматриваемого примера бюджет продаж по ассортименту приведен в таблице 2.4.3.

Бюджет продаж по ассортименту Таблица 2.3.4.

	Средняя цена без НДС	Средняя цена с НДС	Объем продаж (ед.)	Объем продаж (руб.)	В том числе НДС (руб.)	Объем продаж без НДС (руб.)
ПРОДУКТЫ
Продукт А
Продукт Б
Всего

В данном бюджете средняя цена с НДС и объем продаж в натуральном выражении просто переносятся из исходных данных. Обычно в догово­рах указывается цена без НДС и сумма НДС отдельно. Если по какой-то причине указывается цена с НДС, то пересчет на среднюю цену без НДС рассчитывается по формуле:

Цена без НДС = Цена с НДС / (1 + ставка НДС)

Объем продаж в денежном выражении рассчитывается умножением цены на объем продаж в единицах.

В бюджете продаж по клиентам, кроме суммы продажи и прихода денег, необходимо учесть дебиторскую задолженность и предоплату на нача­ло месяца из баланса (таблица 2.4.1). Бюджет продаж по клиентам для рассматриваемого примера приведен в таблице 2.4.4.

Бюджет продаж по клиентам Таблица 2.4.4.

Клиент	ДЗ на начало периода	Предоплата на начало месяца	Объем продаж в денежном выражении	Итого к получению	Оплата в бюджетном месяце	ДЗ на конец месяца	Сдельная предоплата	Изменение ДЗ	Изменение в предоплате	Расчет НДС
Клиент А
Клиент Б
Клиент В
Всего

Объем продаж в денежном выражении равен сумме произведений прогнозных продаж в единицах на среднюю цену продаж с НДС. Итого к по­лучению рассчитывается как сумма дебиторской задолженности и продаж бюджетного месяца за вычетом предоплаты на начало месяца. Оплата в бюджетном месяце переносится из исходных данных. Если оплата в бюджетном месяце превышает сумму к получению (то есть планируется предо­плата), разница заносится в столбец «Сделанная предоплата». Если планируемая оплата меньше, чем сумма к получению (то есть на конец месяца остается дебиторская задолженность), разница заносится в столбец «Дебиторская задолженность на конец месяца». Изменение дебиторской задол­женности и предоплаты рассчитывается для последующего составления бюджета движения денежных средств косвенным методом. Рост дебитор­ской задолженности приводит к уменьшению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница задолженности на начало и конец месяца. Рост предоплаты, наоборот, приводит к увеличению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница предоплаты на ко­нец и начало месяца. НДС рассчитывается по формуле:

Объем продаж с НДС / (1 + ставка НДС).

Шаг 3. Бюджет затрат на доставку товаров клиентам.

В данном бюджете сумма транспортных затрат планируется на основании объема продаж по каждому клиенту и среднего процента затрат на доставку (если периодичность доставки напрямую зависит от объема продаж). Если независимо от объема продаж клиенту товар доставляется с определенной периодичностью, например, один раз в неделю, затраты оцениваются исходя из планируемого количества рейсов за период. В рас­сматриваемом примере затраты на доставку до клиентов рассчитываются исходя из фиксированной периодичности поставок: 2 раза в месяца клиен­ту А, 4 раза клиенту Б и 2 раза клиенту В. Средняя цена одного рейса с НДС до клиента А составляет 4 000 руб., до клиента Б - 5 000 руб. и до клиента В - 6 000 руб. В бюджетном месяце планируется оплатить 13 000 руб. транспортной компании за доставку товара клиенту А, 27 000 руб - за доставку клиенту Б, 20 000 руб. за доставку клиенту В. Форма бюджета приведена в таблице 2.4.5.

Клиент

Предоплата

Кредиторская на начало месяца

Количество рейсов

Средняя цена рейса

Итого к оплате

Оплата в бюджетном месяце

Кредиторская на конец месяца

Сдельная предоплата

Изменение КЗ

Изменение в предоплате

Расчет НДС

Клиент А

Клиент Б

Клиент В

Всего

Бюджет затрат на доставку до клиента Таблица 2.4.5.

Шаг 4. План производства.

В этом бюджете рассчитывается планируемый объем производства исходя из бюджета продаж и остатков продукции на начало и конец периода. План выпуска продукции для рассматриваемого примера приведен в таблице 2.4.6.

План выпуска продукции Таблица 2.4.6

	Ожидаемый объем сбыта (ед.)	Остаток на конец месяца (ед.)	Требуемый объем продукции (ед.)	Остаток на начало месяца (ед.)	Объем производства (ед.)
Продукт А
Продукт Б

Расчет планируемого объема производства осуществляется по формуле:

Объем производства = Планируемый объем продаж + Остаток на начало­ - Остаток на конец.

Остаток на начало месяца берется из начального баланса, остаток на конец опреде­ляется либо на основании ожиданий менеджеров (количество, необходимое для того, что­бы обеспечить незапланированные в бюджете потребности клиентов), либо рассчитывает­ся от средней оборачиваемости товаров на складе по следующей формуле:

Остаток на конец периода =(Объем сбыта / кол-во дней в мес.) Оборачиваемость ТМС в днях.

Шаг 5. Бюджет закупок сырья. На основании плана выпуска продукции составляет­ся бюджет закупок сырья. Для данного бюджета необходимо спланировать следующие исходные данные:

• нормы расхода сырья на производство единицы продукции;

• запасы на начало и конец периода;

• средняя цена материалов с НДс.

Исходные данные для рассматриваемого примера приведены в таблице 2.4.7.

Нормы расхода, средняя цена сырья и запасы на конец месяца Таблица 2.4.7

Поставщик/ Наименование	Нормы, ед./шт.		Цена сырья с НДС, руб./ед.	Запасы сырья на конец мес., ед.
	Продукт А	Продукт Б
Поставщик №1
Сырье 1, кг
Сырье 2, л
Поставщик № 2
Сырье 3, ед.

Запасы сырья на начало периода попадают в расчет из начального баланса (табли­ца 2.4.1), запасы на конец периода планируются с целью обеспечить бесперебойный процесс производства на случай сбоя в поставках или незапланированного заказа (размер за­пасов определяется отделом сбыта совместно с производственными службами).

Бюджет закупок сырья для рассматриваемого примера представлен в таблице 2.4.8.

Бюджет закупок сырья Таблица 2.4.8.

Статья	Сырье 1	Сырье 2	Сырье 3	Всего
Количество сырья за период (ед.)
Продукт А
Продукт Б
Запасы на конец периода (ед.)
Общая потребность в сырье (ед.)
Запасы на начало периода (ед.)
Закупки материалов (ед.)
Средняя цена сырья с НДС (руб.кг)
Закупки материалов (руб.)
В том числе НДС (руб.)
Запасы сырья на начало периода (руб.)
Запасы сырья на конец периода (руб.)
Изменение остатков

Количество сырья за период рассчитывается как произведение планируемого объема производства продукта на норму расхода сырья на единицу. Общая потребность в сырье ­это сумма количества сырья за период и планируемых запасов сырья на конец периода. Для определения количества закупаемого сырья из общей потребности в сырье необходи­мо вычесть запасы на начало периода. НДС в сумме закупки рассчитывается по формуле: закупка материалов с НДС / (1 + ставка НДС).

Запасы материалов на начало периода переносятся из начального баланса, запасы на конец периода рассчитываются как произведение планируемых запасов на конец периода в натуральном выражении на среднюю цену без НДС. Изменение остатков рассчитывается как разница остатков на начало и конец месяца.

После определения общей суммы закупки материалов необходимо спланировать взаи­моотношения с поставщиками в бюджете закупок по поставщикам. В данном бюджете не­обходимо спланировать оплату поставщикам за закупленный товар с учетом кредиторской задолженности и предоплаты на начало месяца, которая попадает в расчет из начального ба­ланса. Форма данного бюджета приведена в таблице 2.4.9.

Столбец «Итого к оплате» планируется как сумма кредиторской задолженности и объема закупок за вычетом предоплаты на начало месяца. Оплата в бюджетном месяце планируется отделом снабжения на основании договоров с поставщиками. Кредиторская на конец месяца возникает, если сумма к оплате больше, чем оплата в бюджетном месяце. Если ситуация обратная, то есть оплачивается больше, чем определено к оплате, возникает предоплата на конец месяца. Изменение кредиторской задолженности и предоплаты рас­считывается для построения бюджета движения денежных средств косвенным методом и определяется как разница кредиторской на конец и начало месяца и разница предоплаты на начало и конец месяца. НДС рассчитывается исходя из суммы закупок по соотноше­нию: Объем закупок / (1 + ставка НДС).

Шаг 6. Бюджет оплаты труда.

Данный бюджет составляется исходя из принятой на предприятии системы оплаты

труда. Как правило, он состоит из двух частей - план оплаты труда основного персонала и административно-управленческого персонала (хотя некоторые компании оплату АУП планируют в бюджете административных расходов). В данном примере рассмотрена про­стейшая схема сдельной формы оплаты труда основных рабочих и менеджеров по прода­жам и система окладов для вспомогательного и административного персонала. Для пред­приятий с более сложной формой оплаты труда необходимо для составления данного бюджета формировать промежуточные расчетные таблицы, на основании которых будет рассчитываться планируемая сумма оплаты труда.

Бюджет закупок по поставщикам Таблица 2.4.9.

Поставщик	Предоплата	Кредиторская на начало месяца	Объем закупок (в руб.)	Итого к оплате	Оплата в бюджетном месяце	Кредиторская на конец месяца	Сдельная предоплата	Изменение КЗ	Изменение в предоплате	Расчет НДС
Поставщик №1

Продолжение таблицы 2.4.9– Бюджет закупок по поставщикам

Сырье 1
Сырье 2
Поставщик №2
Сырье 3
Всего

Переменная часть оплаты труда основных работников планируется исходя из норматива 0,54 руб. на единицу продукции А и 0,59 руб. на едини­цу продукции Б. Постоянная часть оплаты труда основного персонала рассчитывается на основании штатного расписания и составляет 50 000 руб. (без начислений). Ставка начислений на зарплату составляет 36,6 %. Бюджет оплаты труда основного персонала приведен в таблице 2.4.10.

Бюджет оплаты труда основного персонала Таблица 2.4.10

	Начисления в планир. мес.	Продукт А	Продукт Б
Объем производства продукции, ед.
Трудозатраты, руб./ед.
Переменные затраты на оплату труда, руб.
Постоянная оплата, руб.
Всего затраты на оплату труда
Начисления на заработную плату

Переменные затраты на оплату труда рассчитываются умножением нормы трудозатрат на объем производства. Постоянная зарплата планируется для компании в целом и разделя­ется по видам продукции пропорционально переменной зарплате. Начисления на оплату труда рассчитываются исходя из суммарных затрат на оплату труда и ставки начислений.

Зарплата административно-управленческого персонала также разделяется на пере­менную и постоянную части. Переменную часть составляют комиссионные менеджеров по продажам в размере 3 % от суммы проданных товаров с НДС. План оплаты труда А УП приведен в таблице 2.4.11.

Бюджет оплаты труда АУП Таблица 2.4.11.

	Начисления в планируемом месяце
Объем продаж (В т. ч. НДС)
Комиссионные менеджеров по продажам (3 % х объем продаж)
Постоянная зарплата
Затраты на оплату персонала
Начисления на заработную плату

Сводный бюджет оплаты труда в таблице 2.4.12

Сводный бюджет оплаты труда Таблица 2.4.12.

	Задолженность на начало месяца	Начисления в планируемом месяце	Итого к выплате	Выплата в планируемом месяце	Задолженность на конец месяца
Затраты на оплату персонала
Начисления на заработную плату

Задолженность на начало месяца переносится из начального баланса (таблица 2.4.1), начисления в планируемом месяце сводятся из таблиц 2.4.11 и 2.4.12. Оплата в бюджетном месяце планируется исходя из отсрочки выплаты зарплаты и начислений на один месяц. В бюджетном месяце погашается только задолженность на начало месяца, т. е. то, что было начислено в прошлом месяце. Зарплата с начислениями бюджетного месяца переходит в

задолженность на конец месяца.

Шаг 7. Бюджет производственных накладных затрат.

Этот бюджет представляет собой количественное выражение планов относительно

всех затрат компании, связанных с производством продукции, за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Как и в годовом бюджете, планирование накладных производственных затрат на месяц целесообразно составлять с использованием агреги­рованных финансовых показателей с уточнениями до статей. Например, если в годовомбюджете устанавливается суммарный норматив переменных затрат на единицу товара, вмесячном бюджете этот норматив можно детализировать до статей (непрямые материа­лы, расходы на электроэнергию, расходы на воду, прочие статьи). Постоянные затратытакже целесообразно планировать по статьям. Однако не следует слишком углубляться вдетализацию статей накладных затрат, так как это займет много времени и может сде­лать систему громоздкой.

В расчетном примере для упрощения и наглядности расчетов ставка переменных за­трат запланирована одним значением и составляет 0,5 руб. на единицу продукции А и0,4 руб. на единицу продукции Б. Планируемые постоянные накладные затраты приведе­ны в таблице 2.4.13.

Постоянные накладные расходы Таблица 2.4.13.

Статья	Сумма, руб. мес.
Содержание кладовщика	4 000
Текущий ремонт	65 000
Спецодежда и санитария	20 000
Топливо, газ	70 000
Электроэнергия	100 000
Вода	65 000
Амортизация	150 000
Содержание оборудования	80 000
Командировочные	8 000
НДС в производственных расходах	70 000

Статьи затрат в таблице запланированы без НДС. Расчет НДС производится отдельно

и связан с тем, какая часть накладных затрат «приходит со стороны».

Бюджет производственных накладных затрат для рассматриваемого примера приведен в таблице 2.4.14.

Бюджет производственных накладных затрат Таблица 2.4.14.

Статья	Итого	Продукт А	Продукт Б
Объем производства продукции (ед.)
Норма переменных накладных затрат (руб.кг.)
Планируемые переменные накл. затраты (руб.)
Планируемые постоянные затраты (руб.)
Итого накладных затрат
Амортизация
Оплата накладных затрат
НДС
Оплата накладных затрат с учетом НДС

Сумма постоянных затрат распределяется по продуктам пропорционально перемен­ным затратам на оплату труда основного персонала (таблица 2.4.9). В итоговой сумме на­кладных затрат не учитывается НДС, поскольку данное значение попадает в прогнозный отчет о прибыли, в котором все суммы должны учитываться без НДС. Оплата накладных затрат рассчитывается как сумма всех статей затрат и НДС за вычетом амортизации, по­скольку она является неденежной статьей затрат.

На основании данных бюджетов закупок сырья, оплаты труда основного персонала и накладных производственных затрат составляет бюджет себестоимости реализованной продукции, который имеет следующий вид (таблица 2.4.15).

Бюджет себестоимости реализованной продукции Таблица 2.4.15

	Сырье (руб./ ед.)	Оплата труда (руб./ ед.)	Накладные затраты (руб./ ед.)	Затраты на единицу продукции всего (руб./ ед.)	Стоимость запасов на начало месяца (руб.)	Себестоимость реализованной продукции (руб.)	Стоимость запасов на конец месяца (руб.)	Изменение остатка (руб.)
Продукт А
Продукт Б
Всего

Себестоимость продукции состоит из стоимости сырья, зарплаты основного персона­ла и производственных накладных затрат.

Сырье на единицу продукции рассчитывается как сумма произведений норм расхода и цены сырья. При этом, если цена сырья в бюджетном месяце изменяется по сравнению с прошлым (запасы сырья на начало месяца учитываются по одной цене, а закупка в бюд­жетном месяце планируется по другой цене), стоимость сырья рассчитывается как средняя взвешенная по формуле

После определения средней цены сырья за период сырье на единицу продукции рас­

считывается как сумма произведений норм и полученных цен.

Оплата труда на единицу рассчитывается по формуле:

Затраты на оплату труда основного персонала + Начисления на зарплату

Объем производства продукции

Накладные затраты на единицу рассчитываются по формуле:

С накладных затрат без НДС

Объем производства продукции

Себестоимость реализованной продукции рассчитывается по методу FIFO, т. е. пер­вым списываются запасы товара на начало месяца, а затем товар, закупаемый в бюджет­ном месяце. Сумма себестоимости реализованной продукции рассчитывается по формуле:

Стоимость запасов на конец месяца рассчитывается умножением суммарных затрат на единицу продукции на планируемый остаток на конец месяца.

Изменение остатка определяется как разница между стоимостью запасов на начало и

конец месяца.

Шаг 8. Бюджет административных и реализационных затрат.

Для рассматриваемого примера этот бюджет включает в себя только план расходов по содержанию офиса (часть затрат на сбыт и управление была спланирована в бюджете оплаты труда). Перечень статей затрат, планируемых в данном бюджете, может быть зна­чительно больше (в зависимости от специфики каждой компании), однако не нужно из­лишне детализировать статьи до всех составляющих. С одной стороны, это потребует зна­чительных затрат времени, с другой стороны, некоторые статьи можно более точно

спланировать одной суммой без детализации до подстатей. Например, можно спланировать сумму затрат на канцтовары в размере 500 руб. или составить детальный план количе­ства ручек, карандашей, скрепок, бумаги и т. д. Практически всегда более точным окажет­ся первый вариант прогноза.

Исходные данные для плана расходов по содержанию офиса приведены в таблице 2.4.16.

Начисление и планируемая оплата затрат на содержание офиса Таблица 2.4.16

	Затраты в планируемом месяце (с НДС), руб.	Выплата в планируемом месяце (с НДС), руб.
Канцтовары
Хозтовары
Расходные материалы для содержания оргтехники
Услуги связи:
почта
бухгалтерские бланки
бумага
обслуживание транспорта

План затрат на содержание офиса приведен в таблице 2.4.17.

Механизм расчета сумм кредиторской задолженности, предоплаты на конец месяца,

суммы НДС, изменения кредиторской и предоплаты такой же, как и в бюджете закупок по поставщикам (таблица 2.4.9).

На следующем этапе данные всех рассмотренных выше бюджетов сводятся в результирующие бюджеты:

• бюджет платежей НДС;

• прогнозный отчет о прибыли;

• бюджет движения денежных средств прямым и косвенным методами;

• прогнозный баланс.

Шаг 9. Бюджеm НДС.

В бюджете НДС сводятся все данные по НДС к оплате и возмещению из операцион­ных бюджетов, и определяется сальдо по НДС. Формат данного бюджета для рассматрива­емого примера приведен в таблице 2.4.18.

Статья «НДС к оплате» переносится из бюджета продаж по клиентам (таблица 2.4.4), сумма НДС к возмещению за транспортное обслуживание, сырье, производственные на­кладные расходы, содержание офиса переносится из соответствующих операционных бюджетов (таблица 2.4.5,9, 14, 17). НДС по приобретенным основным средствам отсутст­вует, поскольку в бюджетном месяце не планируется приобретение необоротных активов. Разница между НДС к оплате и НДС к возмещению составляет сальдо по НДС. Если саль­до отрицательное, т. е. НДС к оплате меньше, чем НДС к возмещению, сумма попадает в баланс в качестве задолженности государства перед компанией по ИДС (в текущие акти­вы). В обратном случае сальдо по НДС переходит в баланс в задолженность перед бюдже­том по НДС (в текущие пассивы).

Согласно действующему законодательству, сумма НДС к уплате выплачивается в месяце, следующем за отчетным. Таким образом, в бюджете планируется оплата задол­женности перед государством по НДС на начало месяца (из начального баланса). Если государство должно возместить НДС компании, получение денег не планируется, задол­женность переходит на следующий месяц (так происходит до тех пор, пока сальдо по НДС с учетом остатка на балансе не станет положительным).

Расчет оплаты НДС приведен в таблице 2.4.19.

План затрат на содержание офиса Таблица 2.4.17

	Предоплата	Кредиторская на начало месяца	Объем закупок (в руб.)	Итого к оплате	Оплата в бюджетном месяце	Кредиторская на конец месяца	Сдельная предоплата	Изменение КЗ	Изменение в предоплате	Расчет НДС
Канцтовары
Хозтовары
Расходные материалы для содержания оргтехники
Услуги связи:
почта
бухгалтерские бланки
бумага
обслуживание транспорта
Итого

Бюджет НДС Таблица 2.4.18

Статья НДС	Сумма
НДС к оплате
НДС к возмещению
за транспортное обслуживание
за закупленное сырье
за производственные накладные расходы
за содержание офиса
за приобретенные основные средства
Сальдо по НДС

Расчет оплаты и задолжности по НДС Таблица 2.4.19

Задолженность по НДС на начало мес.
Начисленный НДС
НДС к оплате
Уплата НДС в текущем месяце
Задолженность по НДС на конец мес.

Шаг 10. Прогнозный отчет о прибыли.

В прогнозном отчете о прибыли сводятся данные по продажам и затратам компании

для определения суммы налога на прибыль и планируемого значения чистой прибыли. Форма отчета приведена в таблице 2.4.20.

Прогнозный отчет о прибыли Таблица 2.4.20

Статья	Сумма, руб.
Выручка от продажи товара	4 900 000
Издержки
Стоимость проданных товаров	3 706 955
Транспортные издержки	33 898
Всего производственных издержек	3740853
Валовая прибыль	1 159147
Зарплата АУП	213460
Начисления на оплату труда	78 126
Содержание офиса	179 746
Операционная прибыль	687 81 5
Проценты за кредит	О

Продолжение таблицы 2.4.20 – Прогнозный отчет о прибыли

Прибыль до налога на прибыль
Налог на прибыль
Чистая прибыль

В данном отчете сводятся все итоговые суммы бюджета продаж, транспортных затрат, оплаты труда, производственных накладных, себестоимости проданных товаров и содержа­ния офиса. Все суммы заносятся без НДС. Ставка налога на прибыль составляет 22 %.

Шаг 11. Бюджет движения денежных средств прямым методом.

Следующим результирующим бюджетом является бюджет движения денежных средств, рассчитанный прямым методом. В данный бюджет заносится планируемый при­ход и расход денежных средств, рассчитанный в основных операционных бюджетах. Фор­ма бюджета приведена в таблице 2.4.21.

Ниже перечислено происхождение каждой статьи этого бюджета:

• денежные средства на начало месяца заносятся из начального баланса;

• поступление денег - из бюджета продаж по клиентам (таблица 2.4.4);

• оплата поставщикам за сырье - из бюджета закупок по поставщикам (таблица 2.4.9);

• оплата труда и начисления на заработную плату - из бюджета оплаты труда (оплата задолженности на начало месяца, таблица 2.4.12);

• выплаты за транспортные услуги - из бюджета затрат на доставку до покупателей(таблица 2.4.5);

• содержание офиса - из бюджета затрат по содержанию офиса (таблица 2.4.17);

• уплата НДС - из бюджета НДС (оплата задолженности на начало месяца, табли­ца 2.4.18).

Бюджет движения денежных средств (прямой метод) Таблица 2.4.21

Денежные средства на начало месяца
Поступление денег от продаж товара
Денежные средства в распоряжении
Выплаты денежных средств
Поставщикам за сырье
Оплата труда
Начисления на заработную плату
Оплата накладных расходов
Выплаты за транспортные услуги
Содержание офиса
Уплата НДС
Уплата налога на прибыль
Покупка оборудования
Всего выплат
Чистый денежный поток

Оплата налога на прибыль планируется по тому же принципу, что и оплата НДС - в

бюджетном месяце погашается задолженность по налогу на прибыль прошлого месяца. Начисленный налог на прибыль в бюджетном месяце переходит в задолженность перед бюджетом на конец месяца. Денежные средства на конец месяца рассчитываются как сум­ма чистого денежного потока и денежных средств на начало месяца.

Шаг 12. Прогнозный баланс на конец месяца.

Форма данного отчета приведена в таблице 2.4.22.

Прогнозный баланс Таблица 2.4.22.

Активы:	на начало месяца		месяца
Оборотные активы
Денежные средства
Счета дебиторов
Клиент А
Клиент Б

Продолжение таблицы 2.4.22 Прогнозный баланс

Клиент В
Запасы сырья		Един.		Един.
Сырье
Сырье
Сырье
Запасы товаров		Един.		Един.
Продукт А
Продукт Б
Задолженность бюджета по НДС
Всего оборотные активы
Основные средства
Сооружения и оборудование
Накопленная амортизация
Итого активы
Обязательства:
Счета к оплате
Поставщик №1
Поставщик № 2
Услуги транспортных предприятий
в т. ч. Клиент А
в т. ч. Клиент Б
в т. ч. Клиент В
Канцтовары
Задолженность по зарплате
Задолженность перед бюджетом:
по НДС
по налогу на прибыль
начисления на заработную плату
Банковский кредит
Акционерный капитал:
Обыкновенные акции,без номинала
Нераспределенная прибыль
Всего акционерный капитал
Итого обязательства и капитал

Механизм формирования баланса на конец периода следующий:

• денежные средства переносятся из бюджета движения денежных средств, рассчитан­ного прямым методом (таблица 2.4.21);

• счета дебиторов планируются в бюджете продаж по клиентам (таблица 2.4.4);

• запасы сырья рассчитываются в бюджете закупок сырья (таблица 2.4.8);

• запасы товаров в суммарном выражении рассчитываются в бюджете себестоимости реализованной продукции (таблица 2.4.15);

• задолженность бюджета по НДС заполняется в том случае, если сальдо в бюджете НДС (таблицы 12.4.8,2.4.19) отрицательное;

• счета к оплате по поставщикам рассчитываются в бюджете закупок сырья по постав­щикам (таблица 2.4.9), задолженность по услугам транспортных предприятий - пере­носятся из бюджета затрат на доставку до клиентов (таблица 2.4.5), задолженность по канцтоварам - из бюджета затрат на содержание офиса (таблица 2.4.17);

• задолженность по зарплате рассчитывается в бюджете оплаты труда (таблица 2.4.12);

• задолженность перед бюджетом по иде пере носится из бюджета иде, если сальдо к уплате положительное (таблица 2.4.18, 2.4.19);

• задолженность по налогу на прибыль определяется в прогнозном отчете о прибыли (таблица 2.4.20); задолженность по на­числениям на заработную плату рассчитывается в бюджете оплаты труда (табли­ца 2.4.12);

• для определения суммы нераспределенной прибыли на конец периода суммируются, значение нераспределенной прибыли на начало периода и чистой прибыли за бюд­жетный период. В рассматриваемом примере не планируется использование прибыли на оплату дивидендов и формирование различных фондов, т. е. делается допущение, что вся прибыль остается в компании.

Основным показателем того, что бюджетные таблицы рассчитаны и связаны между собой корректно, является сравнение суммы активов и пассивов. Если хотя бы одно число из любого операционного бюджета не попало в результирующие бюджеты или в ка­ком-либо бюджете допущена ошибка, баланс не сойдется. В таком случае необходимо по­следовательно перебирать все исходные данные и при изменении каждой группы данных смотреть на разницу между активами и пассивами. Если при изменении какого-либо зна­чения исходных данных сумма не схождения баланса изменяется, необходимо определить операционные бюджеты, в которые попадает данное значение, и проанализировать кор­ректность составления бюджетных таблиц и связей с другими бюджетами.

Шаг 13. Отчет о движении денег косвенным методом.

На завершающем этапе построения системы месячных бюджетов необходимо составить бюджет движения денежных средств косвенным методом. Данный бюджет наглядно показывает, почему прибыль не равна чистому денежному потоку и позволяет ответить на обычный вопрос любого руководителя «У нас есть прибыль, а где же деньги?». Бюджет формируется по данным прогнозного баланса и отчета о прибыли: суммируется чистая прибыль и амортизация, полученное значение корректируется на изменение статей теку­щих активов и пассивов. Изменение статей баланса рассчитывается уже на этапе составле­ния операционных бюджетов. Данный расчет производится с целью определения факто­ров, которые могут повлиять на уменьшение чистого денежного потока и вызвать дефицит денежных средств. Это помогает до получения результирующих бюджетов откорректиро­вать планируемые исходные данные, если изменение статей активов и пассивов неблаго­приятное.

Форма бюджета движения денежных средств, рассчитанного косвенным методом,

приведена в таблице 2.4.23.

Амортизация добавляется к чистой прибыли, поскольку является не денежной ста­тьей затрат, т. е. начисляется, но не выплачивается (деньги остаются в компании). Кроме этого, при формировании данного отчета используются два принципа:

• уменьшение статей текущих активов приводит к увеличению денежного потока (на­пример, уменьшение дебиторской задолженности говорит о том, что клиенты выпла­тили часть долгов прошлых периодов);

• уменьшение статей текущих пассивов приводит к уменьшению денежного потока (например, уменьшение кредиторской задолженности свидетельствует о том, что компания выплатила поставщикам часть долгов прошлых периодов, следовательно, произошел отток денег).

Механизм формирования данного бюджета следующий:

• изменение дебиторской задолженности и предоплаты клиентов за товары переносит­ся из бюджета продаж по клиентам (таблица 2.4.4);

• изменение предоплаты за сырье, транспортные услуги, канцтовары, а также изменение кредиторской задолженности по данным статьям рассчитывается в бюджетах закупок по поставщикам (таблица 2.4.9), затрат на доставку до клиентов (таблица 2.4.10) и за­трат на содержание офиса (таблица 2.4.17);

• изменение запасов сырья планируется в бюджете закупок сырья (таблица 2.4.8);

• изменение запасов готовой продукции рассчитывается в бюджете себестоимости реализованной продукции (таблица 2.4.15);

• изменение задолженности бюджета по НДС рассчитывается как разница задолженно­сти на начало и конец в текущих активах прогнозного баланса (таблица 2.4.22);

• изменение задолженности по зарплате и всех статей задолженности перед бюджетом определяется как разница задолженности на конец и начало месяца соответствующих статей пассивов в прогнозном балансе (таблица 2.4.22).

Бюджет движения денежных средств (косвенный метод) Таблица 2.4.23

Статья	Сумма, руб.
Чистая прибыль	536 496
	150 000
Изменение статей текущих активов
Изменение дебиторской задолженности	-282 000
Изменение предоплаты:	О
Поставщики	0,0
транспортные расходы	0,0

Продолжение таблицы 2.4.23 –Бюджет движения денежных средств (косвенный метод)

Затраты на канцтовары
Изменение запасов сырья
Изменение запасов готовой продукции
Изменение задолженности бюджета по НДС
Изменение статей текущих пассивов
Изменение кредиторской задолженности:
за товары полученные
за транспортные услуги
затраты на канцтовары
Изменение предоплаты клиентов за товары
Изменение задолженности по зарплате
Изменение задолженности перед бюджетом
по НДС
по налогу на прибыль
по начислениям на зарплату
Чистый денежный поток от операционной деятельности

В рассматриваемом примере чистый денежный поток за бюджетный месяц положи­тельный, предприятие не нуждается в кредитовании. В случае если по бюджету планируется дефицит денежных средств, необходимо спланировать получение краткосрочной ссуды и выплаты процентов по ней. Для этого необходимо сделать следующие операции:

• в бюджете движения денежных средств добавить раздел «финансовая деятельность», в которой будет отражаться поступление кредита и оплата процентов;

• в прогнозном балансе на конец месяца учесть сумму краткосрочного кредита в теку­щих пассивах;

• в прогнозном отчете о прибыли предусмотреть сумму процентных платежей при рас­чете прибыли до налога.

Данные изменения несложно сделать, если построена автоматизированная система бюджетов, в которой все бюджетные таблицы связаны между собой ссылками.

Полученные результаты позволяют делать вывод об эффективности работы компа­нии в будущем месяце. Такой бюджет может быть принят. Если планируемые результаты работы компании не устраивают руководство и собственников, существует возможность вернуться к исходным данным и определить, что именно нужно изменить для того, чтобы улучшить ситуацию (например, снизить уровень затрат или увеличить некоторые статьи затрат в расчете на увеличение продаж). Это позволяет найти решение проблемы до ее воз­никновения и, как следствие, приводит к повышению эффективности работы компании.

Рассмотренный пример является упрощенным, однако он достаточно наглядно показывает механизм формирования отдельных бюджетов и взаимосвязи между ними. Технология составления месячного бюджета для любой компании одинакова, отличаются только содер­жание самих бюджетных таблиц и некоторые связи между ними.

для некоторых компаний возможно дополнение системы бюджетами, которые не рас­сматривались в примере, например, бюджетом затрат на доставку сырья до склада компании или бюджетом непроизводственных затрат. Технология составления этих бюджетов такая же, как и для операционных бюджетов, описанных выше, - необходимо определить исход­ные данные, на основании которых формируются суммы затрат (или других показателей), и сформировать расчетную таблицу, в которой исходные данные пересчитываются в суммы начисленных и оплаченных затрат.

Не следует забывать о том, что месячный бюджет не может функционировать без годо­вого бюджета. С одной стороны, планирование своей деятельности только на месяц вперед не может быть эффективным, так как не предусматривает план проведения длительных ме­роприятий, направленных на улучшение работы компании. С другой стороны, определяя и устраняя только проблемы будущего месяца, руководство компании не замечает свои стра­тегические ошибки, что может иметь негативные последствия. Поэтому в идеале компания должна иметь общую стратегию действий, стратегический план развития на несколько лет, детализацию этого плана в виде годового бюджета на ближайший год и детализацию годо­вого бюджета в виде месячного бюджета на ближайший месяц.

После разработки базового варианта месячного бюджета следует провести анализ рис­ка уменьшения запланированной прибыли и денежного потока. для этого следует выяснить, какие данные могут отклониться от плановых значений, определить пределы этих колеба­ний и «прокрутить» различные варианты развития ситуации. Механизм и методы анализа рисков приведены на рис. 2.4.3.

В результате анализа рисков определяется, что может помешать достижению запла­нированных результатов и как снизить вероятность негативного развития ситуации.