5. Сбор дебиторской задолженности

Этот вид деятельности является наиболее скучной и неблагодарной работой, по край­ней мере, по следующим двум причинам. Во-первых, многие считают, что просить деньги невежливо. Во-вторых, существует боязнь того, что клиенту это не понравиться, и он не об­ратится к вам снова.

Обычно клиент не платит в срок по следующим причинам.

• Клиент чем-то не удовлетворен в продукции или услугах фирмы, и задержка оплаты является лучшим способом привлечь к этому внимание.

• У клиента есть достаточно денег, но составленное им расписание платежей не совпа­дает с ожиданиями фирмы продавца. Можно сказать, что бюджеты двух контрагентов не согласуются.

• У покупателя мало денег - их не хватает для того, чтобы выполнить все обязательства.

Рассматривая просроченную задолженность с финансовой точки зрения, следует под­черкнуть, что для клиента она является существенным источником финансовых ресурсов, особенно в условиях высоких процентных ставок. Поэтому клиент будет держаться этого правила всеми силами. Главная задача ТСМ в части обеспечения сбора дебиторской задол­женности состоит в тщательном анализе всех клиентов и выяснении причин несвоевре­менной оплаты счетов фирмы.

Понятно, что сбор дебиторской задолженности близко сопрягается с маркетинговой деятельностью предприятия. Маркетинг отбирает и воспитывает клиентов. ТСМ отслежи­вает, чтобы эти действия маркетологов были устремлены в пополнение денежного пула компании.

Перечислим основные проблемные вопросы сбора дебиторской задолженности:

• систематизация и анализ информации по всем клиентам фирмы, включая потенци­альных заказчиков;

• установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов фирмы;

• разработка системы юридических мер «запугивания» недобросовестных клиентов; . подача заявлений в арбитражный суд о признании клиента банкротом;

• применение факторинга с целью получения части непогашенной в срок дебиторской задолженности;

• внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную

оплату их клиентами счетов фирмы;

• отказ от обслуживания слабых в денежном смысле клиентов.

Вообще говоря, в отечественной практике преобладает система продажи каждому, «кто постучит в дверь». В случае, если речь идет не о розничной продаже, такая практика пагубно сказывается на финансовом положении предприятия - большие суммы на деби­торском счету и дефицит реальных денег.

Важным из числа перечисленных выше факторов является персональная ответственность менеджеров за взыскание задолженностей. Эту ответственность должны делить между собой менеджеры по учету и менеджеры по продажам. Первые отвечают за свое­временность поставки информации о том, что срок платежа истек. Вторые руководят рабо­той и непосредственно участвуют в сборе дебиторской задолженности. Как может быть устроена подобная работы? Для начала отметим, что все общение может происходить без непосредственного визуального общения с клиентом, а с помощью средств связи. Первый звонок клиенту должен сделать менеджер по продажам, чтобы убедиться, что товар до­ставлен и у клиента нет претензий по уровню сервиса. В дальнейшем система может быть построена по-разному. Ответственность за информационную поддержку получения пла­тежа может быть делегирована специальной группе в составе финансового отдела пред­приятия. Когда наступает срок погашения задолженности клиента, а учетная система фик­сирует отсутствие такового, специально выделенный менеджер финансового отдела делает звонок клиенту и напоминает, что срок погашения истек. Если клиент не реагирует, то через три дня делается повторный звонок с обещанием введения соответствующих санкций. При отсутствии положительной реакции на второй звонок клиенту направляется официальное письмо, содержащее «последнее и решительное предупреждение». Одновре­менно с этим менеджеру по продажам делается пожелание приостановить общение с кли­ентом в части новых поставок товара до момента погашения задолженности. Менеджер по продажам, общаясь с клиентом, использует свои рычаги давления и не возобновляет пере­говоры о новых поставках до тех пор, пока не будет погашена задолженность.

Важно, чтобы этот процесс не превратился в постоянно повторяющуюся рутину дея­тельности большого числа сотрудников фирмы. Учетная управленческая система должна постоянно систематизировать и анализировать всех клиентов, выявляя злостных непла­тельщиков с тем, чтобы в дальнейшем отказаться от их целевого обслуживания.