Тема 11. Система информационного обеспечения и коммуникации в менеджменте
Содержание темы.
Сущность информации и её роль в управлении. Классификация информации по различным признакам. Требования к информации: достоверность, точность, достаточность, доступность, своевременность поступления. Типы информации: общая, специфическая, стимулирующая, контрольная, распределительная и направляющая. Внутрифирменная система информации: принципы, цели, задачи и функции. Технология информационной деятельности. Определение коммуникаций. Коммуникации внутри организаций: межуровневые; нисходящие и восходящие; горизонтальные; межличностные; коммуникации руководитель – подчиненный, руководитель – рабочая группа; неформальные коммуникации.
Элементы и этапы процесса коммуникаций. Барьеры эффективных межличностных коммуникаций. Способы повышения эффективности межличностного общения. Типология коммуникативных стилей по признакам: адекватность обратной связи и открытость по отношению к партнёру по коммуникации. Преграды в организационных коммуникациях. Способы совершенствования коммуникаций в организациях.
Вопросы для самостоятельной подготовки к занятию
1. Сущность информации и её роль в менеджменте.
2. Внутрифирменная система информации.
3. Понятие и сущность коммуникации.
4. Виды коммуникаций и их характеристика. Коммуникационные сети.
5. Процесс коммуникации и его этапы.
6. Совершенствование коммуникаций в организациях.
Задание 1. В настоящее время, по мнению специалистов, тот, кто владеет информацией, владеет всем. Об этом свидетельствует представленная схема (рисунок 1).
Рисунок 1 – Возможности эффективного информационного обеспечения
Вопросы
1. Что еще, помимо приведенного в схеме, обеспечивает для российского менеджера обстоятельная и своевременная информация?
__________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Если бы Вас назначили менеджером фирмы, какие возможности информационного обеспечения Вы использовали бы в первую очередь?
_________________________________________________________________________________________________________________________________
Задание 2. Ознакомьтесь с ситуацией и ответьте на предложенные вопросы.
2.1. Кирилл и Олег лично не очень часто встречаются, отчасти потому, что у них не складываются отношения друг с другом, а отчасти потому, что они работают в разных зданиях, хотя на одном и том же участке. Они считают неприятным, когда по работе от них требуют частых контактов. Эту проблему они пытаются преодолеть, разговаривая друг с другом по телефону.
Кирилл — молодой математик, выпускник университета, служащий в отделе обработки данных. Хотя он пришел на работу в банк всего несколько лет назад прямо из университета, его быстро повысили в должности до уровня руководителя среднего звена. Он не женат, живет рядом с офисом, часто может работать допоздна.
Олегу под 50 лет, он пришел в банк в возрасте 18 лет, стал руководителем лишь недавно. У него большой опыт работы по специальности, но он не знаком с последними достижениями в обработке данных. Он всегда утверждает, что у него есть вся информация, какая ему нужна. В банке считают, что он часто игнорирует информацию, которая не совпадает с его собственным мнением. Он пунктуален, придерживается строго определённого режима, молчалив, каждый вечер уезжает за город к своей семье.
Кирилл думает, что банк — довольно закоснелое учреждение. Эту точку зрения он часто и охотно сообщает каждому, кто готов его выслушать. Он погружен в мир компьютеров и в совершенстве владеет ими. У него нет времени на людей.
Определите препятствия для коммуникации между двумя этими людьми. Что можно сделать, чтобы устранить барьеры в коммуникации?
Задание 3. Вспомните, какие коммуникативные стили Вы чаще всего используете в общении:
а) с друзьями
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
б) со знакомыми
__________________________________________________________________________________________________________________________________
в) с родителями______________________________________________
___________________________________________________________
г) с преподавателями
______________________________________________________________
Задание 4. Для эффективного управления необходимо такое личное качество руководителя как умение влиять на других. Если у вас есть желание и или профессиональная необходимость влиять на людей, то вам необходимо оценить , насколько вам это удается. Решите тест: «Умеете ли Вы влиять на других?» и определите степень этого умения.
Ответьте как можно объективнее «да» или «нет» на следующие вопросы:
1. Способны ли вы представить себя в роли актера или политического деятеля?
2. Раздражают ли вас люди, которые одеваются и ведут себя экстравагантно?
3. Способны ли вы разговаривать с другим человеком на тему своих интимных переживаний?
4. Быстро ли вы реагируете, если чувствуете себя оскорбленным?
5. Портится ли у вас настроение, когда кто-то добивается успеха в той области, которую вы считаете для себя самой важной?
6. Любите ли вы делать что-то очень трудное, чтобы продемонстрировать окружающим свои незаурядные возможности?
7. Могли бы вы пожертвовать всем, чтобы добиться в своем деле выдающегося результата?
8. Любите ли вы вести размеренный образ жизни со строгим распорядком всех дел и даже развлечений?
9. Стремитесь ли вы к тому, чтобы круг ваших друзей был неизменен?
10. Любите ли вы менять обстановку у себя дома или переставлять мебель?
11. Любите ли вы пробовать новые способы решения старых задач?
12. Иронизируете ли вы над человеком, если видите, что он слишком самоуверен?
13. Любите ли доказывать, что ваш начальник или кто-то весьма авторитетный в чем-то не прав?
Подсчитайте количество баллов за каждый вариант ответа.
Ключ для подсчета баллов.
№ вопроса |
Варианты ответа |
|
да |
нет |
|
1 |
5 |
2 |
2 |
0 |
5 |
3 |
5 |
0 |
4 |
5 |
0 |
5 |
5 |
6 |
6 |
5 |
0 |
7
|
5 |
0 |
8 |
0 |
5 |
9 |
0 |
5 |
10 |
5 |
0 |
11 |
5 |
0 |
12 |
5 |
0 |
13 |
5 |
0 |
Интерпретация результатов
35—65 баллов. Вы человек, который обладает великолепными предпосылками, чтобы эффективно влиять на других, менять их модели поведения, учить, управлять, наставлять на путь истинный. В подобного рода ситуациях Вы обычно чувствуете себя как рыба в воде. Вы убеждены, что человек не должен замыкаться в себе, избегать людей, держаться на обочине и думать только о себе, должен делать что-то для других, руководить ими, указывать им на допущенные ошибки, учить их, чтобы они лучше чувствовали себя в окружающей действительности. Тех же, кому не нравится такой стиль отношений, по вашему мнению, не следует щадить. Вы наделены даром убеждать окружающих в своей правоте. Однако Вам надо быть очень осторожным, чтобы ваша позиция не стала чрезмерно- агрессивной. В этом случае вы легко можете превратиться в фанатика или тирана.
30 и менее баллов. Увы, хотя Вы часто бываете правы, убедить в этом окружающих Вам удается далеко не всегда. Вы считаете, что ваша жизнь и жизнь окружающих должна быть подчинена строгой дисциплине, здравому рассудку и хорошим манерам и ход вашей жизни должен быть вполне предсказуем.
Вы не любите ничего делать «через силу». При этом Вы часто бываете слишком сдержанны, не достигая из-за этого желанной цели, а часто оказываясь и неправильно понятым.
Задание 5. Прочитайте и выберите правильный вариант ответа.
1. Что не относится к основным элементам процесса коммуникаций?
а) отправитель;
б) получатель;
в) сообщение;
г) канал связи;
д) обратная связь;
е) функция.
2. Элементами системы коммуникаций являются:
а) разработка идеи, отправитель, канал;
б) сообщение, передача, обратная связь;
в) отправитель, сообщение, канал, получатель;
г) разработка идеи, кодировка, декодирование, отправитель, сообщение, канал, получатель.
3. К макробарьерам успешной коммуникации относят …
а) перегрузку информационных каналов и искажение информации;
б) отношение адресата к источнику информации;
в) отсутствие обратной связи.
г) нет правильного варианта ответа.
4. К микробарьерам успешной коммуникации не относится …
а) восприятие получателем смысла многозначных слов;
б) отсутствие обратной связи;
в) возрастание роли иностранных языков;
г) нет правильного варианта ответа.
5. Каналом (способом) передачи информации в организации может быть…
а) строго определенный перечень нормативных документов (приказ, распоряжение и т. д.);
б) общее собрание, совещание;
в) любой способ (приказ, доверительная беседа и т. д.).;
г) нет правильного варианта ответа.
6. Успешной коммуникации в большей степени способствует …
а) эго-состояние «Я — родитель»;
б) эго-состояние «Я — взрослый»;
в) свободное владение всеми эго-состояниями;
г) нет правильного варианта ответа
7. К невербальным средствам общения относят …
а) взгляд;
б) словесное обращение;
в) приказ на доске объявлений
г) все вышеперечисленное.
8. Какую информацию называют невербальной:
а) устную;
б) письменную;
в) бессловесную;
г) словесную.
9. Если анализируется стоимость информации, то каково направление такого анализа?
а) синтаксическое;
б) прагматическое;
в) семантическое;
г) экономическое.
10. Что такое документооборот?
а) количество документов, поступающих от отправителя к потребителю, в единицу времени (год, квартал, месяц);
б) движение всей массы документов в различных направлениях по различным каналам;
в) состав и содержание документа;
г) количественная оценка информации по документам.
11. Что такое информация с точки зрения менеджмента?
а) объём экономических данных в символах;
б) снятие неопределенности и однообразия;
в) количество документов;
г) количество знаков.
12. К какой информации относится размер (норматив) налога на прибыль?
а) переменной;
б) вторичной;
в) условно-постоянной;
г) производной.
13. По предназначению информация может быть:
а) открытая;
б) закрытая;
в) двухсторонняя;
г) ложная.
14. По уровню связываемых объектов информационная сеть может быть:
а) вертикальная;
б) для служебного пользования;
в) круг;
г) секретная.
15. Экономическая информация, в зависимости от выполняемых функций подразделяется:
а) плановую;
б) текущую;
в) прогнозную;
г) нет правильного ответа.
16. Учетная информация в зависимости от сроков ее составления подразделяется:
а) статистическую;
б) аналитическую;
в) директивную;
г) оперативную.
17. К информации предъявляют строгие требования:
а) периодичность;
б) директивность;
в) достоверность;
г) все вышеперечисленное.
18. Информация по форме изложения классифицируется:
а) почтовую;
б) директивную;
в) письменную;
г) первичную.
19. Источником информации может быть:
а) индивид, организация;
б) индивид (руководитель или работник);
в) индивид, группа индивидов, организация.
г) группа индивидов.
20. Коммуникация и информация – это:
а) разные понятия;
б) включает и то, что передается, и то, как передается сведения, о каком либо явлении;
в) разные, но взаимозависимые понятия.
г) включает то, что передается.
21. Информация – это:
а) учет и контроль;
б) основа управленческого решения;
в) сведения, о каком - либо явлении;
г) передатчик.
22. Двусторонний коммуникационный канал – это:
а) информация движется в одном направлении;
б) информация движется в двух направлениях;
в) информация движется во многих направлениях;
г) информация с обратной связью.
23. Что из перечисленных ниже раскрывает понятие коммуникационных сетей:
а) способ, с помощью которого индивид строит отношения с другими;
б) совокупность управленческой информации;
в) информация и коммуникационный стиль;
г) соединение участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
24. Какой из коммуникационных стилей в большей мере нуждается в обратной связи:
а) открытие себя;
б) торговаться за себя;
в) защита себя;
г) замыкание в себе.
25. Коммуникационная сеть – это:
а) соединение определенным образом участников процесса с помощью информационных потоков;
б) система современных информационных программ по обеспечению процесса управления конфликтами в организации;
в) система взаимосвязей между руководителями;
г) в предложенных определениях нет верного ответа.
26. Коммуникационный процесс состоит из следующих элементов:
а) сообщение, канал, отправитель, действие, обратная связь;
б) отправитель, сообщение, канал, получатель, обратная связь;
в) отправитель, обращение, получатель, действие, обратная связь;
г) сообщение, канал, получатель, обратная связь.
27. Роль деловых коммуникаций в жизни человека заключается в том, что:
а) они являются средством улучшения материального благополучия и повышения социального статуса в целом;
б) они выступают основой профессионального успеха;
в) с их помощью происходит процесс становления личности и её самореализация;
г) во всём вышеперечисленном.
28. Элемент коммуникативного процесса, выполняющий функцию генерации и передачи информации с целью оказания влияния, - это:
а) отправитель;
б) сообщения;
в) канал;
г) получатель.
29. Процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, составляет сущность:
а) деловых коммуникаций;
б) повседневных коммуникаций;
в) межличностных коммуникаций;
г) ритуальных коммуникаций.
30. Деловые коммуникации, которые направлены на развитие и поддержание контактов в целях решения оперативно – служебных задач, называется:
а) доверительные;
б) официальные;
в) вертикальные;
г) диагональные.
Контрольные вопросы
1. Как Вы понимаете роль и назначение информации в менеджменте?
2. Какие определения информации Вы знаете?
3. Какие основные требования предъявляются к информации?
4. Что понимается под экономической информацией?
5. Как подразделяется экономическая информация в зависимости от выполняемых функций?
6. В чем состоит сущность коммуникаций в менеджменте?
7. Что относится к основным элементам процесса коммуникаций?
8. Какое значение для организации имеют ее внешние коммуникации?
9. Почему возникают неформальные коммуникации в организации?
10. Как Вы понимаете невербальные коммуникации?
11. Какие основные типы невербальной коммуникации Вы знаете?
12. В чем сущность коммуникационных сетей?
13. Какие Вы знаете часто встречающие недостатки сетей?
14. Какие коммуникационные стили Вы знаете?
15. Какие коммуникационные стили чаще всего проявляются в Вашем повседневном общении?