2.2.1. Класифікація бенкетів і прийомів

Підприємства ресторанного господарства за замовленням окремих відвіду­вачів або організацій здійснюють обслуговування бенкетів. Бенкет — це урочи­стий званий сніданок, обід або вечеря.

Залежно від подій, з приводу яких організовуються бенкети, їх поділяють на офіційні та неофіційні. Приводом для офіційного бенкету може бути прийом гла­ви уряду, дипломатичних представників, ювілейне торжество, національне свято, для неофіційного — сімейне свято, товариська зустріч, традиційне свято та ін.

Бенкети поділяються на дві групи: з розміщенням і без розміщення за сто­лом. До першої групи входять бенкет за столом, бенкет-чай, до другої — бен-кет-фуршет, бенкет-десерт, коктейль.

За участю персоналу в обслуговуванні їх поділяють на бенкети з повним або частковим обслуговуванням офіціантами. При повному обслуговуванні всі страви і напої офіціанти подають гостям в обнос, при частковому — певну їх кількість, головним чином холодні страви і напої, заздалегідь виставляють на столи, гарячі страви і напої подають в обнос або ставлять на стіл.

За асортиментом страв і напоїв бенкети поділяють на універсальні і спеціалі­зовані. До універсальних відносять бенкет за столом з повним або частковим обслуговуванням офіціантами, до спеціалізованих — бенкет-фуршет, бенкет-буфет, бенкет-коктейль, бенкет-чай.

За бажанням замовника організовують один вид бенкет}⁷ або поєднують де­кілька, тоді він називається комбінованим або складним.

Організація бенкет}⁷ має три стадії: прийом замовлення, підготовка до про­ведення бенкету й обслуговування.

2.2.2. Порядок приймання і виконання замовлень на обслуговування бенкетів

Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдотель, а у вели­кому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень, — черговий адміністратор стола замовлень.

Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час. Щоб уникнути можливих претензій з боку замовника і задля власної безпе­ки, адміністрації закладу доцільно скласти договір замовлення на надання пос­луг з організації будь-якого виду бенкету (фуршету, презентації, ювілею, весіл­ля, випускного вечора тощо).

Середні та великі заклади, крім своєї безпосередньої діяльності (приготування страв і сервірування столу), часто зобов'язуються організовувати «культури}' програму»: запрошення музикантів, ведучого вечора, клоунів (для дитячих свят). У разі надання таких послуг вони виступають посередниками. Складання догово-ру-замовлення упорядковує організ ю та проведення бенкету.

Із замовником погоджуються дата обслуговування, кількість учасників, міс­це проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових пос­луг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.

Крім того, в договір доцільно ввести пункт про відповідальність закладу ресто­ранного господарства за якість обслуговування і приготування страв, а з боку замо­вника — про відповідальність за збереження майна закладу та відшкодування мож­ливих збитків (биття посуду, псування скатертин, столового приладдя тощо).

Якщо бенкет передбачається «з розмахом», замовник, як правило, повністю орендує зал. У такому випадку заклад додатково може укласти з ним договір оренди, в якому визначаються її умови (на розсуд сторін), а також вид оплати та порядок її внесення (у готівковій чи безготівковій формі).

Існує затверджена спеціальна форма первинного обліку — замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні заклад}' ресторанного господарства здійснюється відпускання готових страв та кулінарних виробів споживачам (учасникам бенкет}). Замовлення-рахунок містить також елементи договору, оскільки його попередньо підпису­ють замовник і уповноважений представник закладу. В цьому документі відо­бражають дату та час обслуговування, погоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення бенкету (обслуговуючого персонал}). Після розрахунку замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі «замовлення виконано повністю». Однак попри те, що замовлення-рахунок частково дублює окремі пункти договору-замовлення (наприклад, у частині погодженого меню, доцільно складати обидва документи). Особливо важливий договір-замовлення у разі виникнення питання про матеріальну відповідальність замовника.

Після з'ясування порядку проведення бенкет}' встановлюють порядок розрахунку.

За погодженням сторін (заклад}' ресторанного господарства та замовника) опла­та за бенкет може здійснюватися різними способами та у різні строки. Це залежить також від того, ким є замовник — фізичною чи юридичною особою. Наприклад, фізична особа (громадянин) може розрахуватися за послуги готівковими коштами або за допомогою платіжної карти. Такі розрахунки в закладах ресторанного гос­подарства здійснюються із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового пла­тежу, який є своєрідною гарантією того, що він не змінить рішення і продов­жить договірні відносини із закладом щодо організації бенкет}'. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.

У разі попередньої оплати свята (бенкету, весілля тощо) кращий спосіб роз­рахунку замовника із закладом ресторанного господарства — безготівковий платіж (для замовника — юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника — і юридичної, і фізичної особи).

Оплат}⁷ оренди зал}' також можна здійснити як через касу баню,', так і прий­няти готівкою безпосередньо в день проведення бенкету. При цьом}' для закла­ду ресторанного господарства найбезпечнішим варіантом приймання готівки є реєстрація платежу через реєстраторів розрахункових операцій (з попереднім програмуванням такої послуги).