25. Классификация документов в пределах архива. Категорирование фондов. Разновидности архивного фонда.

Классификацией документов в пределах архива – группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В государственных архивах фондирование проводится как самостоятельный вид работы, когда необходимо устранить ошибки ранее проведенного фондирования, или как один из видов работ при усовершенствовании описей. Архивисты занимаются фондированием при создании объединенных архивных фондов и коллекций, а также описании документов. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, установление их хронологических границ и формирование архивных фондов.

26. Фондирование документов, установление фондовой принадлежности документов.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения. Эта работа проводится на основе изучения документов и установления их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учреждений. Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов. Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством.

Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения. Датой образования (как и ликвидации учреждения) в большинстве случаев считается дата издания акта.

Хронологические границы фонда не всегда совпадают с крайними датами документов. Это наблюдается в случаях плохой сохранности документов фондообразователя по различным причинам. При определении хронологических границ архивных фондов необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера — изменение государственного строя; юридического (правового) характера, результатом которых может явиться реорганизация государственного аппарата; административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями.

К факторам административного характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, относятся административно-территориальные реформы. Если при их проведении ликвидируется прежнее и вводится новое административно-территориальное деление и в связи с этим упраздняются старые органы власти и управления, то вновь образованные местные органы власти и управления являются новыми фондообразователями.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей не влияют переименования, награждения орденами, присвоения почетных наименований, изменения структуры, подведомственности и местонахождения учреждений.

После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду присваивается официальное название (полное и сокращенное) соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

27. Классификация документов в пределах архивного фонда и их систематизация.

28. Признаки и систематизация дел, ее виды.

29. Система научно-справочного аппарата к документам НАФ Республики Беларусь. Задачи, структура и состав НСА

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам. Документы, хранящиеся в государственных архивах, содержат информацию, отражающую многогранный общественный опыт. Ключ к архивным богатствам — система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и АИПС, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом:

1. НАФ Беларуси — республиканский фондовый каталог Департамента;

2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;

3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;

4. Отдельное дело и документ — каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники обеспечивают поиск документов по материалам группы фондов, общеархивные справочники – поиск документов по материалам конкретного архива в целом, межфондовые – поиск документов по нескольким фондам одного архива, пофондовые – поиск документов по материалам конкретного фонда.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным — книга поступлений, реестры описей и др. К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ Беларуси.

Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям:

• применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА ведомственных и государственных архивов;

• унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

• взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установления очередности проведения работ.

Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную, разноплановую документную информацию, освещающие важнейшие стороны деятельности общества и активно используемые. В НИАБ к первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских губернаторов, губернских правлений и др.; в НА РБ — фонды ЦК КПБ, ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ БССР и др.; в областных архивах — фонды губернских, областных и окружных исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые. В НИАБ к ней отнесены фонды губернских чертежных, губернских по крестьянским делам присутствий, Минского окружного суда и др.; в НА РБ — фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных архивах — фонды исполкомов уездных, районных и городских Советов и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в основном в справочных целях. В НИАБ к ним причислены фонды волостных судов, уездных съездов мировых судей и др., в НА РБ — фонды волостных военно-революционных комитетов, редакций газет и другие, в областных архивах — школ, МТС и др.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.

. 30. Опись дел. Функции описи, правила составления описи.

Опись дел – это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов, о составе и содержании дел архивного комплекса с самостоятельной порядковой нумерацией.

Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.). Описи составляются в основном в ведомственных архивах. Описи составляются на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.п.). В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

В архиве описи составляются на неописанные документы и в процессе усовершенствования или переработки некачественных описей. Описи на документы организаций постоянного хранения утверждаются, а по личному составу – согласовываются ЭМК архива, ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.

Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета; нумерация листов дела; наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими правилами, и правильность ее оформления; наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о деле: порядковый номер дела; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела; крайние даты документов.

Архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие – в соответствующем хранилище и в читальном зале.

Описание дел включает установление названия структурной части фондообразователя, индекса, составление заголовка дела, определение крайних дат документов дела, количества листов в деле. Все эти сведения заносятся на карточку. После составления описи и утверждения ее ЭПК делом закрепляется его постоянный номер, который становится одним из элементов архивного шифра.

При описании дел употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности организации. В архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов.