34. Дополнительные элементы системы нса (указатели, обзоры документов и др.)

Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на внутриархивные и межархивные.

Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву (архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов).

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество дел, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации состава и содержания документов. В путеводителе дается аннотация состава и содержания документов. В конце путеводителя помещается список неаннотированных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Обзор документов – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата. Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

Обзоры строятся по следующим основным схемам: структурной, отраслевой, тематической, хронологической.

В аннотациях обзора (индивидуальных и групповых) излагается содержание группы дел, документов с элементами источниковедческого анализа, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата. Предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

35. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов.

Автоматизированный НСА архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных) автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.

В условиях научно-технического прогресса широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин.

На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и её многократное и многоцелевое использование: выдачу поисковых данных о необходимых архивных документах, делах, фондах; выдачу описаний документов в ответ на тематические запросы; подготовку путеводителей, указателей и других справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах.

При решении вопроса о целесообразности разработки АИПС в государственных архивах следует:

+изучить информационные потребности организаций, учёных и специалистов, которые являются в настоящее время или могут быть в будущем потребителями информации, содержащейся в архивных документах (для этой цели необходимо исследовать количественные характеристики и тематику информационных запросов);

+определить виды и выбрать тематику архивных документов, удовлетворяющих требованиям целесообразности перевода на автоматизированный поиск.

Первыми разработками архивистов были всесоюзные автоматизированные ИПС по темам “Документы Великого Октября” и “Памятники архитектуры и градостроительства”, в которых принимали участие и сотрудники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических карточек по установленному образцу.

Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС. В НА РБ, например, создана АИПС “Германская неволя”, в Департаменте формируется автоматизированный банк данных о лицах, необоснованно репрессированных в 20–50–е годы.

АИПС “Германская неволя” предназначена для поиска сведений о жителях республики, угнанных на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в годы второй мировой войны. Базу данных составляют документы, хранящиеся в НА РБ. На каждого человека введены: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, дата угона на принудительные работы и поисковые данные хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов).

АИПС “Германская неволя” позволяет ускорить исполнение запросов социально-правового характера. АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База данных формируется на основе материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и МВД.

Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для поиска документной информации в архивных учреждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убеждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.