36. Научно-информационная деятельность государственных архивов. Цели и формы использования документов.

Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры

В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Использование документов в научных целях содействует разработке многих актуальных проблем. Особо важную роль документальные источники играют в развитии исторической науки. К ним часто обращаются экономисты, представители искусствоведения, архитектуры, медицины и других областей науки.

Использование документов – применение пользователями и архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

организация выставок документов;

использование документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций) с использованием архивных документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

Основными принципами использования архивных документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Виды информационных документов:

информационное письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об архивных документах по определенной теме, проблеме;

архивная справка – документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия – документ, дословно воспроизводящий машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка – заверенное архивом дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;

тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, дел, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя;

тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их частей по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме запроса;

Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.

Генеалогический запрос – запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

37. Выполнение запросов граждан и юридических лиц.

38. Организация работы исследователей в читальном зале.

39. Организация выставок архивных документов. Виртуальные выставки.

40. Публикационная деятельность государственных архивов.