33. Архивные каталоги, путеводители.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории АТД), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

При определении системы каталогов архива учитываются профиль архива, статус архива, структура, состав и содержание документов, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу системы каталогов архива составляют систематический и именной каталоги.

Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге (разновидности предметного) документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге (разновидности предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по созданию и ведению каталогов. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления.

При составлении каталожной карточки не допускается пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать основные сведения, дающие представление о первичной информации.

Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок.