31. Описание дел. Составление заголовков, определение крайних дат дела, оформление обложки.

Описание дела – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела.

Описание дел включает установление названия структурной части фондообразователя, индекса, составление заголовка дела, определение крайних дат документов дела, количества листов в деле. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который проставляется карандашом на обложке дела и становится его временным рабочим номером. После составления описи и утверждения ее ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству, ЭМК республиканского архива за делом закрепляется его постоянный номер, который становится одним из элементов архивного шифра.

При описании дел употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности организации. В архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов.

Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть написан современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, с сохранением стилистических особенностей и терминологии, характерных для литературного языка и лексики соответствующего исторического периода. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.

Наиболее существенные элементы заголовка:

• Название вида дела (документы, переписка) или разновидности его документов.

• Автор документов (организация или лицо, которое составляло документы).

• Адресат (организация или лицо, которому адресуются документы).

• Географическое название (местность). Указывается территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой касаются документы.

• Время. Указывается, когда документы были составлены или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы – автор документов.

Необходимо обратить внимание на составление дел с перепиской. Если в дело формируется переписка с 2-3 организациями, то из названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащими переписку с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия не указываются. В заголовках дел содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, указывается обобщенное название.

При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (АТЕ), которых касается содержание документа, следует учитывать:

• если содержание документов касается всех или нескольких АТЕ, то в заголовке из названия не указываются;

• если содержание дела касается одной АТЕ (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке ;

• если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дара ;

В заголовках некоторых дел принято обобщение «Документы о чем?». Этот термин употребляется, когда в дело формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения. В конце, в скобках, указываются 2-3 вида документов, находящихся в деле.

Термин «Дело» употребляется в заголовке, если в дело объединяются документы различных видов, но связанных между собой последовательностью разрешения вопроса Также этот термин употребляется в названии личных дел, некоторых судебных дел Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, обеспечение). В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме. Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; дата дела или крайние даты документов, входящих в дело; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Описание дел включает установление крайних дат документов дела. Степень полноты датировки зависит от характера документов.

Начальной датой дела считается дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания содержания документов.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет.

При наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов.

Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы за исключением:

дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перехода в Советской России со старого стиля на новый, которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по старому.

дел, содержащих документы, образовавшиеся до перехода со старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках – по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в круглых скобках.

Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки.

Количество листов в деле выносится на обложку на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после уточнения его по соответствующему перечню документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить ... лет".

При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер дела (Д.).

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.