Тема 4. Менеджерське планування: як готувати виконання своїх завдань.

1. Основи менеджерського планування.

2. Принципи і правила планування часу менеджера.

3. Система планування часу.

4. Складання планів дня за допомогою методу "Альпи".

5. Менеджмент за допомогою щоденника часу.

1. Основи менеджерського планування.

Планування повинно забезпечити господарське використання найціннішого достатку - часу. Тобто: час, який ми маємо, можна використати для продуктивної та успішної діяльності (максимальний критерій); або досягти поставленої мети з найменшою витратою часу (мінімальний критерій).

Чим раціональніше ми розподілимо свій час, тим краще зможемо використати його в своїх особистих і професійних інтересах. Планування як складова завдань і правил самоменеджменту означає:

підготовку до реалізації мети + структурування (упорядкування) часу.

Планування щоденної роботи, середніх та довготривалих акцій і результатів означає також виграш у часі, досягнення успіху і більшу впевненість у собі.

Так як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову та виробничу діяльність, так і кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в майбутнє, і не віддаватися у владу подій. Потрібно, щоб кожна людина стала в діловій сфері сама для себе підприємцем і планувала використання обмеженого часу для досягнення своєї мети. Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає утому, що планування часу приносить виграш у часі.

Загальний практичний досвід на виробництві свідчить про те, що збільшення затрат часу на планування веде до скорочення часу на виконання і в кінцевому підсумку - до заощадження часу в цілому.

Очевидно, що цей процес не може бути довільно розтягнутий, колись наступить оптимум і подальше збільшення часу на планування стане неефективним.

Динаміка і часткова непередбачуваність виробничої діяльності, як правило, призводять до того, що абсолютний оптимум ніколи не може бути запланований і досягнутий, однак, якщо добитися щоденного виграшу до ЗО хв., то це вже можна вважати за успіх. Загальним правилом можна вважати таке: хто регулярно протягом 10 хвилин готує свій робочий день, той може щоденно заощаджувати 2 години, а точніше, ліпше виконувати важливі справи.

Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) потрібно максимально один відсоток часу витрачати на планування. Для розробки плану дня необхідно 5-10 хвилин.

2. Принципи і правила планування часу менеджера.

Щоб правильно виконувати функції та досягти своєї мети, кожен повинен чітко уявити собі, наскільки обмежений бюджет часу. Планування - це проект процесів праці на майбутній часовий період. Ми плануємо не тільки професійні та особисті завдання, але й поточне, пов'язане з роботою навантаження, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог.

Таким чином, чим ліпше ми знаємо свій часовий бюджет і сукупність завдань, тим краще ми готові делегувати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відкладати на пізніші строки.

Правил планування часу є багато, але серед них можна вибрати п'ять найважливіших з точки зору кожного менеджера:

1. Необхідно складати план на певну частину свого робочого часу, як

показує досвід, краще всього на 60 відсотків.

Основне правило планування часу: 60 % - запланована активність;

20 % — непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

В залежності від виду та роду занять вказані величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Точніше можна їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності та витрачання часу, який є основою всякого планування часу.

Аналіз видів діяльності і витрачання часу. Листок "денних перешкод". Слід задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час. Такі дії допоможуть набути: досвід як основу для майбутніх потреб у часі; вихідні позиції для удосконалення методики роботи та розподілу часу, а також знання у витратах бюджету свого часу.

Зведення завдань в єдине — планування дій. Необхідно перерахувати всі робочі акції, які будуть у відповідному плановому періоді. Невиконане з цього списку можна взяти за основу для заповнення "вільних потужностей" при складанні плану на наступний період.

Регулярність - системність - послідовність. Необхідно працювати над своїми планами часу регулярно й системно, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

Реалістичне планування. Не потрібно кидатися в крайність надмірного планування, слід планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна справитися.

Пристосованість. Гнучкість необхідна при складанні планів, оскільки вони складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для досягнення мети.

Поповнюйте втрати часу. За можливістю потрібно негайно поповнювати втрати часу. Вигідніше один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом цілого дня наздоганяти втрачене напередодні.

Письмова форма. Добре складати часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених карточках. У такому випадку нічого не буде втрачено, і завжди можна мати повний огляд справ.

Перенесення незробленого. Невиконані завдання, які ви не хочете викреслити зовсім, слід перенести в план наступного періоду. Тоді вони не загубляться і автоматично врахуються при розробці нових планів.

Фіксація результатів замість дій. Необхідно фіксувати в планах результати або мету (кінцевий етап), а не просто якісь дії.

Встановлення часових норм. Дуже важливо задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді потребує.

Термін виконання. Встановити точні терміни виконання для всіх видів діяльності - ось що головне. Таким чином, ви привчаєтеся до самодисципліни, уникаєте нерішучості, уповільнення, відкладання справ.

Встановлення пріоритетів (суть важливості). Кожен повинен точно визначити, якій справі віддати пріоритет.

Позбавлення від "тиранії" поспішності. Слід навчитися відрізняти найважливіше від спішного. Це допоможе позбавитися від "тиранії" спішних справ. Інколи термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме спішні і "невідкладні" справи займають більшу частину нашого дорогоцінного часу.

Делегування (передоручення) справ. З самого початку потрібно встановити в своїх планах, яку роботу ви повинні виконати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

"Поглиначі часу" і резерви часу. Певний відсоток часу необхідно залишити в рахунок резерву для неочікуваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ. Намагайтеся скоротити кількість і обсяг "перешкод" ("поглиначів" вашого часу).

Переробка - переперевірка. Важливо постійно перепровіряти план з точки зору того, чи можуть ті чи інші акції бути реалізовані повністю.

Вільний час. Його також потрібно планувати й використовувати до ладу, так само як і час, який іде на поїздки та очікування.

Часові блоки і спокійний час. Резервування подовжених безперервних періодів часу для великих справ (спокійний час, закриті години) і коротких проміжків часу — для вирішення декількох малих справ є дуже важливим.

Час для планування та творчості. Потрібно резервувати певний відсоток свого часу для планової, підготовчої й творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації.

Рутинна робота. В плани повинно входити виконання рутинних завдань, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо.

Непродуктивна діяльність. Слід стежити затим, щоб на непродуктивну діяльність, наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві наради, збори витрачалося найменше часу, варто обмежуватися тільки справді необхідним.

Альтернативи. При плануванні потрібно думати альтернативно -за принципом "завжди є інший, кращий шлях".

Різноманітність. В плани необхідно вносити різноманітну діяльність, чергувати виконання довго- і короткострокових проектів, роботу наодинці та в групах.

Узгодження часових планів. Щоб зробити робочі будні насиченими, а плани втілити в життя, їх потрібно узгодити з планами інших людей (секретарів, начальника, підлеглих, колег).

Із цих правил кожен може собі вибрати п'ять основних і дотримуватися їх при щоденному плануванні.