3. Система планування часу.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

довгострокові завдання - 3-5 років (або більше) - плани на декілька років;

середньострокові завдання — 1-3 роки - річні плани;

поточні цілі — 1 тиждень — 3 місяці — місячні, декадні плани.

Із плану на декілька років вперед можна скласти річний план, переносячи в нього всі ті завдання, які були заплановані на рік.

Система планування часу приведена на рис. 1.

Квартальний план служить інструментом контролю за виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу потрібно обдумати події минулого періоду і при необхідності внести зміни або перенести терміни (проміжний контроль). У кінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці й визначити, які завдання в наступному кварталі потрібно викреслити, які перенести, а які доповнити.

М ісячний план. Складається із завдань і цілей квартального плану. У випадку необхідності в нього переносять завдання з плану минулого місяця. Оскільки з наближенням часового горизонту підвищується точність планування, в місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрати часу ведуться по годинах).

Рис. 1. Система планування часу

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів полягає в тому, що ви визначаєте ще і так званий час, який вільно планується.

Декадний план є більш детальним, більш точним прогнозом. Виходячи із свого місячного плану, необхідно скласти на тиждень розпорядок всіх справ і завдань у відповідності з їх обсягом та часом для виконання.

Допоміжні запитання для планування роботи протягом тижня:

на чому потрібно сконцентрувати увагу в першу чергу на цьому тижні (центральне завдання)?

яке завдання на цьому тижні саме суттєве і вимагає найбільших затрат часу?

які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

яку рутинну роботу (написання звітів, доповідей, телефонні розмови, збори тощо) потрібно зробити?

до яких невирішених питань слід було б приступити (можливі завдання)?

що ще потрібно, бажано, доцільно зробити?

які події можуть бути передбачені?

Щоденний план будується на базі декадного плану. В ньому відображаються завдання і справи, які повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованих, додаються непередбачені.

Щоденний план -- найважливіший ступінь у системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Планування - це поступовий рух вперед, розклад загального завдання на частини, з тим, щоб різні дії можна було розподіляти в часі.

4. Складання планів дня за допомогою методу "Альпи".

Як уже зазначалося раніше, планування - це підготовка до реалізації мети. В цьому випадку говорять також про цільові плани. Людина може зовсім по-іншому сприймати навколишній світ, коли знає, чого вона хоче, тобто якщо має конкретний план витрачання часу.

Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.

Плани дня, які тримають в голові, легко відкладаються.

Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

План, який фіксується письмово, має психологічний ефект самомоти-вації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на дотримання чіткої програми дня.

Якщо є чіткість відносно того, що треба зробити протягом дня, то менеджер автоматично намагається раціоналізувати свою працю і, крім того, свідомо протидіє "перешкодам" внутрішнього або зовнішнього порядку. В цьому випадку його не відволікають телефонні розмови, він обмежується тільки найбільш суттєвим. Реалістичний план дня повинен мати в собі лише те, що можна зробити цього дня.

Запропонований в книзі ЗайвертаЛ. ("Ваше время — в Ваших руках") метод "Альпи" відносно простий, його легко можна запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові букви символізують предметні поняття. Метод містить п'ять стадій:

1. Складання завдань.

Необхідно записати все те, що потрібно зробити наступного дня. Вживайте при цьому скорочення, які відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "план дня":

В — візити, наради;

Д — делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у справі;

ПВ - поїздки, відрядження;

ПР — письмова робота, ділові листи, диктування;

С — секретарка;

Т — телефонні розмови;

Ч — процес читання (звітів, законів, постанов, газет тощо).

Складений в такий спосіб список завдань може мати вигляд:

ПК — продавець "БМВ" (автомашини, які були у користуванні);

В - пан Кирилюк (програма ЕОМ);

В — пан Озерський (експертна оцінка);

П — проект вивчення ринку;

Т - пан Тимохін (статистика збуту продукції);

ПР - пан Сокол (лист);

Ч - спеціальний журнал для менеджерів;

Т - пан Олійник (відсутність персоналу).

Потім ви зможете скласти список завдань в такій спосіб, щоб: у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю, на затяжні й короткі, недовготривалі; перепровіряти завдання, пов'язані з особистими контактами, на предмет можливості виконання їх більш раціональним способом (за допомогою телефону).

Реалістичний план повинен бути завжди обмежений тим, що менеджер у змозі фактично зробити.

2. Оцінка продовженості акцій.

Поставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, підсумуйте і визначіть приблизно загальний час.

Ви зможете заперечити, що подовженість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно Це правда, однак після накопичення досвіду Ви зможете покласти його в основу планування свого часу.

Слід мати на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Так що встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви спонукаєте себе вкладатися саме в цей проміжок часу.

Людина працює значно зосередженіше і більш послідовно позбавляється від перешкод, якщо під певне завдання в неї відведено відповідний час.

Спробуйте упродовж 10 днів складати письмові плани, і Ви станете відчувати себе при цьому дедалі вільніше.

3. Резервування часу про запас.

При складанні плану слід дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено 60 % Вашого часу і приблизно 40 % повинно бути залишено як резервний час для неочікуваних справ.

Якщо виходити з 10-годинного робочого дня, то це значить, що в Ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою повинен бути восьмигодинний робочий день, то при цьому запланований час повинен бути приблизно 5 годин.

Якщо заплановано більше 60 % свого часу, то слід довести складений список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на наступний день, або викреслений, або зроблений за рахунок надурочних.

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочення і передоручення.

Мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня до 5-6 годин.

Встановити одноразові, однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад, за допомогою аналізу уточніть у відповідності з ними завдання. Потім необхідно перепровірити скалькульовану Вами потребу в часі і скоротити час на всі справи до досконало необхідного; намагайтесь при цьому залишатися на ґрунті реальності.

Кожну акцію слід розглядати з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації.

5. Контроль і перенесення незробленого.

Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати і не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на наступний день.

Якщо одну і ту ж справу переносити багато разів, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:

Ви накінець рішуче за неї беретесь і доводите до кінця;

Ви відмовляєтесь від цієї справи, оскільки інколи проблема вирішується сама по собі.

Буває, що для планів у звичайних календарях місяця не вистачає, тому рекомендується працювати зі спеціальним щоденником часу, що буде розглянуто далі.

Раціоналізація використання часу за допомогою бюрографії. Можна ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквеними скороченнями для позначки важливих елементів використовувати інші скорочення і графічні символи, так звану бюрографію.

Наприклад:

терміново !важливо ? вияснити + пріоритет категорії А

завдання виконано

• завдання виконано особливо добре 0 перенесення на більш пізній час

X невиконана справа.

Що дає метод "Альпи"? Щоденні затрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом "Альпи" принесуть Вам кращий виграш у часі. Ось 20 переваг методу "Альпи":

кращий настрій на робочий день, який буде;

планування наступного дня;

чітке уявлення про завдання дня;

упорядкування робочого дня;

подолання забудькуватості;

концентрація на найсуттєвішому;

зменшення обсягу "паперової роботи";

досягнення цілей дня;

виокремлення більш важливих і менш важливих справ;

прийняття рішень про встановлення пріоритетів і передоручення;

раціоналізація шляхом групування завдань;

скорочення перешкод і небажаних перерв;

самодисципліна при виконанні завдань;

зменшення стресів і нервового збудження;

спокійне сприйняття непередбачених подій;

покращання самоконтролю;

відчуття успіху наприкінці робочого дня;

підвищення задоволеності та мотивації;

ріст особистих результатів;

виграш у часі за рахунок методичної організації часу. При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щоденно економити від 10 до 20 % Вашого часу: старайтесь кожен день виграти годину — "золотий час".