5. Менеджмент за допомогою щоденника часу.

Недоліки звичайного календаря — пам'ятки.

Звичайні календарі-пам'ятки, які використовуються тільки для помітки строків, є могильщиками успішного планування часу.

Користь від подібних календарів для поміток полягає лише в тому, що вони допомагають орієнтуватися в строках і датах, так як розклад потягів у часі відправлення і прибуття на станцію. Те, що дійсно повинно бути завершене, часто не записується, хоча за кожною акцією криється мета, яку ми хочемо досягти.

Запитання "Що потрібно зробити ?" описує зміст нашої роботи.

Запитанням "Чого я хочу досягти ?" задається однозначно орієнтація для нашої діяльності.

Десять недоліків календаря-пам'ятки.

1, Фіксуються тільки строки, але не мета тих чи інших дій. Те, що дійсно важливе, не фігурує в плані дня.

Не вказується подовженість акцій і резервний час для справ, які затягнулись.

Встановлюється довільна, яка залежить від зовнішніх факторів черговість справ.

День не продуманий, не планується.

Справи не об'єднуються в блоки, не визначається час про запас на непередбачену діяльність (наприклад, 90 хв. - основний час, 30 хв. — час про запас).

Плануються наради без точного визначення теми.

Не встановлюються пріоритети.

Справи чітко не визначаються.

Не планується час для рутинних і затяжних завдань.

10. Не використовуються формуляри та інші допоміжні засоби планування і прийняття рішень.

Висновок: використовуйте щоденник часу (ЩЧ).

Що таке ЩЧ ?

ЩЧ - це особиста робоча картотека, в якій відмічені окремі листки, і яка завдяки раціональному діленню зручна своєю наочністю. ЩЧ є одночасно настінним календарем, особистим щоденником, записною книжкою, інструментом планування, списком адрес, довідником, картотекою ідей і інструментом контролю.

ЩЧ — це практична складова послідовної системи планування часу, а саме, робочий накопичувач всіх планів дня, формулярів і листків, які використовуються в повсякденній практиці.

Структура ЩЧ

Календарна частина

У цю частину ви можете "зашити" різні формуляри для місячних, декадних і щоденних планів з проміжними регістрами.

Особливе значення надається плану дня. Основний принцип: один лист надень.

Ви знайдете в календарній частині листки для поміток за місяцями і декадами, які полегшать перенесення строків і цілі на окремі тижні та дні.

Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку і потім, як пройде час, будете мати архів часу та успіхів вашого життя. Це надійний допоміжний засіб для усвідомлення планування майбутніх успіхів.

Нові "вхідні" денні листки можуть бути складені за строками і завданнями із декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дані, як дні народження, ювілеї, відпустки, дні платежів. Таким чином, нічого не буде втрачено за умови регулярного заповнення та контролю.

Розділ службових і власних дат

Тут на відповідних листках і формулярах Ви можете записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію: наприклад, строки проведення ярмарків і семінарів; організаційні міні-плани; найважливіші постійні скорочення; тарифи заробітної плати і доходів; список днів народження; поштові тарифи; списки книг; дорожні витрати; строки проведення можливих заходів; листки-пам'ятки; універсальні листки для класифікації; картки для записів ідей.

Розділ адрес і телефонів

У Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери і адреси, якими Ви найчастіше користуєтесь.

Загальна частина

Різні відділення, як у гаманці, дозволяють Вам розмістити фотографії, кредитні та чекові картки, службовий пропуск, гроші.

Практичне застосування

Завдяки застосуванню ЩЧ Ви кожен день (тиждень, місяць) зможете краще планувати, організовувати і координувати всю свою роботу, раціональніше обходитись зі своїм часом.

ЩЧ підвищує якість роботи і приносить успіх.

Така раціоналізація порядку тільки на 12,5 % при 8-годинному робочому дні зекономить щоденно цілу годину.