2. Діагностика робочого часу.

Першим кроком на шляху до успіху в справі економії і раціонального використання робочого часу є його "інвентаризація", яка здійснюється за допомогою хронометражу і фотографування.

Під хронометражем розуміють спостереження і вимірювання затрат робочого часу на здійснення окремих елементів, які повторюються, або операції в цілому. Безпосереднім його об'єктом є оперативний або підготовчо-кінцевий час на машинно-ручних роботах.

Знання середньої тривалості операції та її окремих елементів допоможе удосконалити її зміст і структуру, раціоналізувати затрати часу на них і встановити оптимальні норми.

Фотографування робочого дня іде за допомогою спостереження і вимірювання всіх без винятку корисних затрат і втрат часу протягом всього дня або якої-небудь її частини 2-3 рази на рік протягом 2-3-х тижнів як у формі самофотографування, так і за участю спеціальних людей -нормувальників, майстрів та ін.

В результаті виконаної роботи складається дві таблиці, в одній показують витрачання часу в хвилинах на кожен вид робіт і термін їх проведення, в другій — втрати часу, їх причини, конкретні винуватці, період, коли вони мали місце.

Зрозуміло, що фотографія вимагає дотримання точності, в іншому разі вона не приносить ніякої користі. Адже одержані дані повинні допомогти відповісти на запитання: на що витрачається час, скільки його потрібно для виконання тих чи інших конкретних операцій, що допомагає, а що перешкоджає його ефективному використанню. В результаті аналізу даних фотографії можна одержати декілька корисних показників.

ПК+ОП+ОМ+ВОН (в хв.)

Коеф. використання робочого дня =

Тривалість роб. дня (в хв.)

ПР-ВОН(вхв.)

Коеф. втрат роб. часу з вини працівників =

Тривалість роб. дня (в хв.)

BE (в хв.)

Коеф. втрат роб. часу, незалежних від працівника =

Тривалість роб. дня (вхв.)

ПК - підготовчо-заключний час;

ОП - оперативний час;

ОМ — час обслуговування робочого місця;

ВОН — нормативний час на відпочинок і особисті потреби;

ПР - перерви, які залежать від працівника;

ВН - втрати робочого часу, які не залежать від працівників.

На основі знань даних показників визначається коефіцієнт КППП можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу.

Прийнявши перераховані показники за нормативи, можна здійснювати стимулювання працівників, яке направлене на підвищення як продуктивності праці, так і на більш раціональне використання робочого дня, скорочення втрат часу.

Виявлення видів діяльності, на які витрачається час непродуктивно, та які можуть виконувати інші особи, називається діагностикою часу.

Для полегшення діагностики часу, який витрачається працівниками управління, його можна розподілити за такими функціями:

обдумування проблем, розробка рішень, підготовка до роботи;

керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка діяльності, вирішення конфліктів);

прогнозування та планування діяльності на перспективу;

підготовка нарад, виступів, різних заходів;

контроль за діяльністю підлеглих;

здійснення зовнішніх комунікацій (участь в переговорах, обмін досвідом, конференції).

Після групування робіт їм дається оцінка на предмет їх необхідності, співвідношення затрат часу фактичних і тих, що передбачалися.

В процесі аналізу необхідно визначити, які фактори обумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими "найдорожчими": візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, підлеглі тощо. їх вияв дозволяє шукати способи зміни структури затрат часу, які б найбільшою мірою допомагали досягати мети організації.

Досвід показує, що коли в одному випадку із 10-ти робота керівника не була потрібною — значить він недостатньо довіряє підлеглим. Якщо в одному випадку із 10 момент початку роботи був визначений спонтанно або на неї затрачено більше часу, ніж передбачалося нормативами, — в організації погано поставлено планування.

Дослідження свідчать, що 20-30 % свого часу керівник витрачає на розгляд кореспонденції, проглядаючи за день до 100документів, і з яких лише 30 дійсно необхідні. Йому доводиться ставити в рік до 20 тис. підписів, витрачаючи на це близько 3-х тижнів. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних даних доходить до 15-20 %, а за всіма каналами із внутрішніх джерел даних надходить на 30 %, а із зовнішніх — на 40 % більше, ніж вимагається.

Основними причинами втрат часу є:

нечітка постановка цілі, неправильне визначення пріоритетів, у результаті чого люди не можуть правильно зорієнтуватись в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи, тонуть в дрібницях;

незадовільна організація планування, в результаті чого менеджер не справляється з розподілом часу на виконання тих чи інших справ, а то і просто не знає, як до них підійти;

слабка організаційна дисципліна підлеглих, яка призводить до багаторазової переробки однієї й тієї ж роботи;

відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;

• нерішучість керівника, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, телефонними дзвінками, проводити збори і наради.