2. Порядок и сроки хранение документов бухгалтерского учета

Первичные документы, учетные регистры, документы бухгалтерской отчетности подлежат обязательной передаче в архив организации. До передачи в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных помещения или в закрывающихся шкафах.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При хранении бухгалтерских документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Ответственность за это несет главный бухгалтер. В случае пропажи или гибели первичных документов руководство назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем субъекта.

Субъекты обязаны хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы	Срок хранения (лет)
Годовые бухгалтерские отчеты	Постоянно
Первичные документы и приложения к ним	5
Лицевые счета: - рабочих и служащих - пенсионеров	75 5
Расчетные (расчетно-платежные ведомости) при отсутствии лицевых счетов	75
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей	5
Сведения о расходовании кредитов	5
Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности	5
Справки на получение льгот по налогам	Не менее 5 лет
Документы о дебиторской задолженности, недостачах, растратах и хищениях	Не менее 5 лет
Акты, ведомости переоценки основных средств и определение их износа	Постоянно
Паспорта зданий, сооружений, оборудования	3 года после ликвидации
Акты ревизий и документы к ним	5
Договоры и соглашения (хозяйственные и трудовые)	3 года после истечения срока
Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера)	5
Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги	5
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5
Документы об инвентаризации	5

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании их постановлений и в соответствии с законодательством РК.

3. Регистры бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РК.

Регистры бухгалтерского учета – это таблицы специальной формы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения в системе бухгалтерского учета и отчетности. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Регистры являются основными носителями учетной информации. Они разделяются по внешнему виду, по объему содержания, по характеру записей и по строению.