Назначение курса, основные понятия Офис, делопроизводство, автоматизация делопроизводства

В название курса вынесено слово "офис". Прежде всего следует пояснить, что же мы имеем в виду под термином "офис".

Согласно определению популярного американского словаря Н. Уэбстера, "Офис - это место, где совершается служба и деловые операции".

В более широком понимании данный термин отражает не только и не столько территориальное размещение сотрудников, сколько систему сбора, анализа и обработки информации для принятия управленческих решений.

Офис - это также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией в целях поиска оптимальных управленческих решений.

Управление требует понимания информационных потоков внутри предприятия, принципов работы его основных служб (делопроизводства, маркетинга, планирования и т.п.)

Таким образом, под знакомством с офисными технологиями мы будем подразумевать получение знаний об управлении современным предприятием и совокупностью коммуникационных технологий, позволяющих оптимизировать эту деятельность.

Подобного рода информация необходима менеджерам и исполнителям разного уровня вне зависимости от формы собственности и профиля предприятия.

Большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения на предприятии и хранения.

В связи с практикой введения электронного документооборота сотрудники современного офиса должны владеть методами и средствами обработки электронных документов. Для этого необходимо получить представление о работе в локальной сети предприятия и приобрести навыки работы в Глобальной сети.

В последнее время появилась возможность обучать сотрудников офиса по Интернету, а бизнес стал постепенно перетекать в сферу электронной коммерции. Это в свою очередь потребовало от сотрудников современного предприятия знания элементов электронной коммерции и Интернет-маркетинга, а также основ информационной безопасности.

Материалы по делопроизводству, бизнесу, маркетингу и руководства по работе с офисными программами обычно бывают разнесены по разным учебным курсам. Но в данном пособии мы попытались объединить эти дисциплины, рассмотрев примеры создания документов, необходимых для сотрудников разных подразделений предприятия.

Структура курса

0. Введение

Часть 1. Офисное делопроизводство

1. Эволюция делопроизводства и офисных технологий

2. Современные офисные пакеты

3. Документооборот на современном предприятии

4. Документационное обеспечение управления

5. Документооборот с использованием технических средств

Часть 2. Работа с документами в Интернете

6. Работа с Web-документами

7. Всемирная паутина (WWW)

8. Поиск информации в Web

9. Электронная почта и группы новостей

Часть 3. Планирование и рациональная организация работы с информацией

10. Планирование на предприятии

11. Планирование рабочего времени сотрудника

Часть 4. Безопасная работа в офисе

12. Обзор проблем IT-безопасности

13. Контроль доступа к информации

14. Криптозащита и безопасные коммуникации

15. Конфиденциальность и безопасность при работе в Web

16. Вирусы и другие вредоносные программы

17. Межсетевые экраны

18. Проблема обеспечения безопасности содержания (контент секьюрити)

19. Опасность использования нелицензионного ПО

Часть 5. Маркетинговые документы и электронная коммерция

20. Маркетинг и маркетинговые документы

21. Искусство презентации

22. Продвижение товаров и реклама

23. Корпоративный сайт и пути его продвижения

24. Интернет-маркетинг и электронная коммерция

25. Личный маркетинг, или Как делается карьера

Курс состоит из пяти частей.

Офисное делопроизводство

В этой части рассказывается об эволюции делопроизводства и офисных технологий. Рассматривается история становления делопроизводства на Руси. Описываются этапы компьютеризации предприятий от первых вычислительных центров до сетевой инфраструктуры современных корпораций.

Прослеживается история развития офисного программного обеспечения. Анализируются этапы развития пакета программ Microsoft Office. Приводится информация о наиболее популярных программах, дополняющих офисный набор программ Microsoft, а также сведения о программах конкурентов.

Рассматривается структура предприятия, информационные потоки внутри предприятия, вводится понятие документационного управления предприятием.

Исследуется схема информационных потоков в отдельном офисе, рассказывается о функциях офисного оборудования, обеспечивающего офисные коммуникации.

Вводится понятие нормативной базы делопроизводства, приводятся основные требования к оформлению документов. Обсуждается специфика языка документов.

Рассматриваются этапы развития автоматизации документооборота. Сравниваются системы документооборота на предприятиях разного масштаба.

Работа с документами в Интернете

Современная работа в офисе немыслима без умения работать с Интернетом. Все больше информации общего пользования перемещается в Сеть - справочники, словари, онлайновые электронные издания, корпоративные сайты, курсы валют. Со временем все больше информации, хранившейся ранее в бумажных архивах, будет доступно в Сети. Интернет предлагает все новые и новые средства коммуникации. Электронная почта уже сегодня составляет неотъемлемую часть обмена информацией с партнерами по бизнесу со всего мира.

В этой части даются общие представления об Интернете как о совокупности малых и больших сетей, объединенных по всему миру. Кратко объясняется принцип адресации в Глобальной сети. Рассматривается обзор сервисов Интернета, при этом особое внимание уделяется Всемирной паутине (WWW). Здесь вводятся такие понятия, как гипертекст, язык гипертекстовой разметки (HTML), механизм работы Web-сервера. Наряду с информацией о работе браузера приводятся данные о вспомогательных программах для работы в Web - Интернет-переводчиках, средствах автономного просмотра Web-страниц. Рассматриваются различные средства создания Web-сайтов. Уделяется внимание как программам для создания Web-страниц, так и вопросам качества представления текстов на Web-сайте.

Достаточно подробно обсуждается проблема поиска информации в Web. Даются практические рекомендации по поиску и оценке степени достоверности содержания Web-документов. Обсуждаются принципы работы с электронной почтой и группами новостей.

Проводится обзор возможностей современных почтовых клиентов, представлены основы этики деловой переписки.

Планирование, рациональная организация работы с информацией

В этой части курса рассматриваются вопросы планирования на предприятии.

Вводится понятие миссии компании, дается представление о планировании на предприятии, рассматривается стратегическое, тактическое и оперативное планирование.

Планирование не только является основой успешной работы предприятия, оно также необходимо для продуктивной работы любого сотрудника. В третьей части излагаются основы рациональной работы с информацией, анализируются причины потерь рабочего времени.

Безопасная работа в офисе

Современные системы обмена информацией позволяют передавать данные сотрудникам и партнерам с невиданной ранее скоростью. Однако неграмотное обращение с компьютерными системами может привести к потере, порче и утечке информации. Для работы в современном офисе необходимо знание основ информационной безопасности.

В этой части рассматриваются основы криптографической защиты информации. Вводится понятие цифровых сертификатов, объясняется механизм работы электронной цифровой подписи.

Рассказывается о том, как обеспечить конфиденциальность и безопасность работы в Web. Рассматриваются устройства, контролирующие доступ к электронным хранилищам информации (токены, смарт-карты). Вводится понятие биометрического контроля доступа.

Приводится информация о вирусах и других вредоносных программах, а также о средствах борьбы с ними - антивирусах и брандмауэрах.

Анализируется проблема спама и приводится информация о персональных и корпоративных средствах борьбы с потоком непрошенных сообщений.

Обсуждаются проблемы, связанные с использованием нелицензионного программного обеспечения, и степень ответственности за данные правонарушения.

Маркетинговые документы и электронная коммерция

Современный бизнес невозможен без знания основ маркетинга. В части 5 рассматриваются основные понятия маркетинга. Вводится термин "планирование маркетинга".

Достаточно большое внимание уделено искусству подготовки и проведения презентаций.

В этой же части обсуждаются механизмы маркетингового продвижения товаров. Рассматриваются различные виды рекламы. Вводятся понятия "директ-маркетинг", sales promotion, PR.

Отдельная глава посвящена корпоративному сайту как инструменту маркетинга, рассматриваются способы продвижения сайта.

Дается представление об Интернет-маркетинге и электронной коммерции. Подробно обсуждаются вопросы устройства Интернет-магазина. Сравниваются различные варианты оплаты в Сети.

Последняя глава посвящена понятию "личный маркетинг". Здесь рассматриваются вопросы планирования личной карьеры. Раскрывается суть понятия "тип офисной культуры". Приводятся рекомендации по составлению грамотного резюме и рекомендательного письма.