19.Система делопроизводства в Российской империи

Включение Беларуси в состав Российской империи в результате трех разделов Речи Посполитой 1772, 1793 и 1795 гг. привело к изменению системы делопроизводства. Если в период Речи Посполитой делопроизводство опиралось на выработанные в ВКЛ и Польском королевстве образцы делопроизводственных документов, то российская делопроизводственная система основывалась на введенных Петром I моделях, заимствованных из Швеции и северо-немецких княжеств. В период реформ Петра I все государственные учреждения России были обеспечены инструкциями, регламентами, наставлениями.

Например, 16 января 1721 г. был принят регламент Главного магистрата, главной задачей которого было «1) Во всех городах порядочной Магистрат учредить. 2) Оной добрыми уставами и ограждениями снабдить» (ПСЗ, т. VI). 25 января 1721 г. был принят регламент Духовной коллегии (Синода). Для центральных учреждений Сената, Синода, коллегий регламенты и инструкции разрабатывал и редактировал сам Петр. Далее эти учреждения разрабатывали уставы и инструкции по образцу своего устава для местных учреждений.

Становление массового делопроизводства и аппарата управления сопровождалось организацией аппарата контроля в лице Сената, обер-прокурора, ревизоров. Делопроизводственная система Российской империи окончательно оформилась в результате министерской реформы 8 сентября 1802 г. при Александре I и просуществовала с небольшими изменениями до 1917 г.

Внедрение российской делопроизводственной системы на Беларуси вызвало в конце XVII – начале XIX вв. «конфликт культур», так как шляхта привыкла говорить и писать документы по-польски, белорусское мещанство и крестьянство говорило на белорусском языке, а документы составлялись на русском. В результате на территории Беларуси появилось большое число русских чиновников, которые вели документацию. Шляхтичи, мещане, крестьяне Беларуси для написания документов пользовались услугами писарей, знающих русский язык. Шляхтичи только подписывали по-польски свои документы. В канцеляриях осуществлялся перевод документов, написанных по-польски на русский язык. Например, при доказательстве принадлежности к дворянству написанные по-польски документы периода Речи Посполитой переводились на русский язык. Переводились и письма, жалобы, обращения в канцелярии полонизированной шляхты.

Те же органы, которые вели в России административное делопроизводство, создавали систему отчетной документации, включавшей бухгалтерский и статистический учет. Например, в отчетах губернаторов была статистическая часть.

Общая характеристика материалов делопроизводства периода Российской империи на территории Беларуси. Делопроизводственные документы российских канцелярий делились на внешние (документы-отношения и переписка) и внутренние. Ведение внешних документов называлось письмоводительством. Под делопроизводством понималось документальное оформление дел (их поступление движение, исполнение). Особенностью российского делопроизводства являлась четкая регламентация, т.е. документы должны были иметь соответствующие заголовки, индексы, состоять из установленных разделов, которые определялись в законах и распоряжениях верховной власти.

В системе российского делопроизводства можно выделить 5 групп документов:

1. Протокольная группа – протоколы, журналы, стенографические отчеты. Ее главной целью была фиксация мнений выступавших на заседаниях Государственного Совета, Государственной Думы, других государственных органов. Протоколы вели специальные секретари или стенографисты.

2. Группа отчетной документации – отчеты, доклады, докладные записки, годовые отчеты, отчеты-обозрения за несколько лет о деятельности центральных и местных органов власти. Главная цель этих документов – отчет государственного органа о проделанной работе перед вышестоящим органом или перед обществом.

3. Группа переписки, которая складывалась из разных форм переписки между вышестоящими и нижестоящими учреждениями — предписания, циркуляры, распоряжения, запросы, приказы. Главная задача этой группы обеспечить выполнение решений вышестоящих нижестоящими органами.

4. Группа переписки равных учреждений или учреждений, которые друг другу не подчинялись — официальные письма, отношения, сообщения. Документы этой группы служили для обмена информацией и просьбами между государственными органами.

5. Группа переписки нижестоящих учреждений с вышестоящими — рапорты, донесения представления, прошения, жалобы. Задачей этих документов было обеспечение обратной связи с вышестоящими органами, изложение нужд нижестоящих органов.

Большинство материалов делопроизводства были рукописными. Они создавались или переписывались писарями, которые имели «каллиграфический почерк» (как у Акакия Акакиевича из гоголевской «Шинели», переписывающего дела без ошибок, но и не вникавшего в их суть). Эти писари пользовались специальным «канцелярским языком», который изобиловал устойчивыми выражениями и штампами.

В XVIII–XIX вв. постепенно увеличивается число документов, которые создаются типографским способом. Все шире распространяются типографские бланки, в которые необходимо было вписать отдельные слова и выражения. Иногда документы тиражировались на копировальных аппаратах – гектографе, мимеографе и др. Некоторые документы писались на «фирменных» бланках (например, документы МВД) или на специальной гербовой бумаге, введенной при Петре I. В этом случае печать учреждения была не обязательна. В конце XIX в. появилась машинопись.

Государственное делопроизводство. Государственное делопроизводство на территории Беларуси в период Российской империи сосредотачивалось в канцеляриях генерал-губернатора и гражданских губернаторов, которые были основаны указами Сената: 13 апреля 1793 г. – Минская, 27 февраля 1802 г. – Витебская, Гродненская и Могилевская канцелярии.

Одним из наиболее важных источников по истории Беларуси периода Российской империи, который составлялся в этих канцеляриях, были отчеты губернаторов. Они начали составляться в начале XIX в. в Витебской и Могилевской губерниях, входивших в состав Белорусского генерал-губернаторства, и Виленской, Гродненской и Минской губерний, входивших в состав Литовского генерал-губернаторства. Сначала в состав отчетов входили преимущественно сведения об урожае. Начиная с 1820-х они дополнялись сведениями о посевах. Такие документы назывались «донесениями». Каждый губернатор их составлял по-своему.

В 1837 г. отчеты были унифицированы, а в 1842 г. губернаторы получили специальные бланки «ведомостей» для статистических материалов. С этого времени отчет начинался с составленного по особой программе письменного текста, который дополняли статистические таблицы («ведомости») на отдельных листах.

В 1853 г. были добавлены новые разделы и вопросы. Отчет приобрел следующий вид: 1) сведения об естественных и производственных силах губернии: местность, население, дворянство, промышленность, торговля, сельское хозяйство; 2) подати и повинности; 3) общественное благосостояние: дороги, мосты, почты, раскольники, беглые, лица под надзором полиции, больницы, школы, местная администрация и суды.

Отчеты составлялись в четырех экземплярах: оригинал, который губернатор держал при ежегодном рапорте, отправлялся императору; одна копия передавалась министру внутренних дел; вторая — генерал-губернатору; третья — оставалась на месте и хранилась в канцелярском архиве (в Вильно, Гродно, Минске, Могилеве, Витебске).

Начиная с конца 30-х–начала 40-х гг. XIX в. отчеты губернаторов дают возможность проследить изменения в демографии, промышленности, сельском хозяйстве. Но необходимо учитывать сопоставимость данных. Например, в 1843 г. к Гродненской губернии присоединили Белостокскую область, более развитую в промышленном отношении, а от Виленской в Ковенскую губернии передали 1/3 наиболее экономически развитых и урожайных уездов. Это изменило экономические показатели губерний.

Сведения для губернаторских отчетов собирались полицейскими (приставами) в волостных и сельских управлениях, а сведения о родившихся и умерших давало духовенство. Полиция и духовенство не обладало необходимой квалификацией, поэтому многие сведения были недостоверными. Ситуация улучшилась с середины XIX в., когда составлением статистических приложений начали заниматься губернские статистические учреждения. На основе губернаторских отчетов составлялись отчеты министерств.

В губернских канцеляриях сохранились также материалы, послужившие основой для составления губернаторских отчетов – донесения полицейских, данные духовенства, списки промышленных предприятий. В них есть сведения о количестве населения в сельской местности, городах и местечках Беларуси, социальной структуре населения (отдельно по евреям), данные о развитии промыслов, ремесла, эволюции цеховой системы, размерах налогов, внутренней и внешней торговле, строительстве мостов, количестве войск в губерниях. Эти документы позволяют проверить достоверность информации губернаторских отчетов.

Особым видом государственных делопроизводственных источников являются документы повстанческих правительств в 1794, 1830–1831, 1863–1864 гг. Например, деятельность Временного Литовского правительства после вступления регулярных польских войск на территорию Литвы и Беларуси была отражена в дневнике Временного Литовского правительства, приказах местным повстанческим комитетам, решении («формуляре») о принципах создания «посполитого рушения», «публиката» Ю. Кашица.