27. Основные документы, регламентирующие управление персоналом

Обязательная кадровая документация

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

2. По целевой принадлежности:

 документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

 документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:

 внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

 информационно-расчетные документы - в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);

 документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;

 распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);

 журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

 штатное расписание;

 трудовой договор (контракт);

 приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

 личную карточку (форма N Т-2);

 приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

 приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);

 график отпусков (форма N Т-7);

 приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);

 табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

 табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);

 правила внутреннего трудового распорядка;

 положение по защите персональных данных работника;

 трудовую книжку;

 локальные акты по охране труда.

Регламенты – это нормативные документы, которые устанавливают цели, содержание и порядок выполнения отдельно взятых операций, а также определяют работу организации в стратегическом аспекте. Регламентирующие документы разрабатываются в организации по мере ее развития и расширения. Для совсем маленьких компаний они, как правило, не нужны, а для крупных – просто необходимы, поскольку без них невозможно систематизировать и наладить эффективную кадровую работу.

Положение о работе с персоналом. документ, закрепляющий распределение функций в компании относительно каждого подразделения. Он содержит цели, задачи, функции, долю ответственности каждого из участников этого рабочего процесса, а также определяет взаимоотношения между подразделениями.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатывается для следующих целей: формирование и поддержание на должном уровне трудовой дисциплины; эффективная организация трудового процесса; рациональное распределение времени на трудовой процесс и отдых; обеспечение высокого качества труда.

Должностная инструкция Этот документ необходим для четкого регламентирования трудовой деятельности работника и содержит следующие пункты- должностных обязанностей работника -ответственности; взаимоотношений с подразделениями; порядок замещения отсутствующего работника.

Штатное расписание В этом документе закреплены сведения о численности штатных единиц в организации. Здесь же прописан должностной оклад и, если имеется, надбавка к нему.

Положение о формировании кадрового резерва в организации Этот документ применим в крупных организациях, которые на основе стратегических планов развития формируют кадровый резерв. Сюда могут включаться кандидаты как из внутренних ресурсов компании, так и с внешнего рынка труда.

Положение об этапах адаптации персонала Документ, который определяет направления по социальной, психологической и профессиональной адаптации персонала. Качественное внедрение системы адаптации персонала значительно снижает текучесть кадров и повышает качество работы новичков.

Положение по подбору и отбору персонала Этот документ закрепляет порядок подбора и отбора специалистов. Он также устанавливает сроки на выполнение каждой операции и ответственность между всеми участниками этого процесса. Этот список далеко не полон и, в зависимости от потребностей организации, его можно дополнять другими локальными документами, которые будут определять порядок работы в одном из направлений кадровой деятельности.

Положение об отделе кадров

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, , а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосуд.