6. Индивидуальное планирование рабочего времени

 рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].

Нормой рабочего времени является установленная законом для данного работника продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период – день, неделю, месяц.

Если работником затрачено время сверх нормы, то оно считается сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера производственного процесса рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или недели.

По этому поводу Зайверт выделяет тридцать самых главных причин потерь времени:

1  Нечеткая постановка цели;

2  Отсутствие приоритетов в делах;

3  Попытка слишком много сделать за один раз;

4  Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5  Плохое планирование трудового дня;

6  Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

7  Чрезмерное чтение корреспонденции;

8  Скверная система досье;

9  Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

10Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11Недостатки кооперации или разделения труда;

12Отрывающие от дела телефонные звонки;

13Незапланированные посетители;

14Неспособность сказать "нет";

15Неполная, запоздалая информация;

16Отсутствие самодисциплины;

17Неумение довести дело до конца;

18Отвлечения (шум и др.);

19Затяжные совещания;

20Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22Болтовня на частные темы;

23Излишняя коммуникабельность;

24Чрезмерность деловых записей;

25Синдром "откладывания";

26Желание знать все факты;

27Длительные ожидания (например, условленной встречи);

28Спешка, нетерпение;

29Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

30Недостаточный контроль за перепорученными делами [1, c. 12].

1.3 Методы учета и измерения использования времени

1) Хронометраж – наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов операции или ее в целом. Используется для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм и играет важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами – 3-5 с. путем объединения их в разной комбинации в группы).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы (комплексы приемов, действия, движения), устанавливают границы между ними с помощью "фиксажных точек" - резко выраженных моментов ее начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Последние фиксируются в специальном листе и обрабатываются с целью исключения дефектных замеров и определения средней продолжительности каждого элемента операции. Также знания помогают совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

2) Упрощенные наблюдения, в отличие от хронометража, предполагают применение обычных часов. Если отклонения затрат времени от среднего уровня превышают 10% и нужно выяснять их причины, используется фотохронометраж [12, c. 530].

3) Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с помощью фиксации всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении дня или какой-либо его части. Оно проводится два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии специальных людей – нормировщиков, мастеров и т.п.

Анализ результатов позволяет определить:

-  величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь;

-  продолжительность движения изделий в рамках технологического процесса;

-  время, необходимое для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и пр.) [13, c. 149].

4) Моментные наблюдения (являются разновидностью фотографирования) фиксируют не затраты времени, а то, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. Такой метод часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

5) Самофотографирование также является разновидностью фотографирования. Оно состоит в том, что работник самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование экономично, но не дает точных результатов, а его данные трудно обрабатывать.

6) Дневник рабочего времени руководителя или специалиста представляет собой специфическую форму самофотографирования. Работы (затраты времени на них) фиксируются в нем в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

7) Опросы (предназначены для анализа отдельных видов работ) могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Для официального учета отработанного времени применяется табель, который представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п.). Он составляется в порядке алфавита или присвоенных работникам табельных номеров, приводящихся во всех документах по труду и заработной плате.

Табель составляется за 2-3 дня до начала расчетного периода, исходя из табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по нему определяется число отработанных дней. Заполненный табель в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую, которые могут выполнять другие лица, которые отнимают время у других (к ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др.), - называется диагностикой времени.

С их помощью:

-  определяются факторы, вызывающие потери времени;

-  осуществляется анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ;

-  рассчитываются коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений [14, c. 105].

все рабочее время делят на нормируемое и ненормируемое. Нормируемое время состоит из подготовительно-заключительного времени, оперативного времени, времени обслуживания рабочего места, перерывов на отдых и личные надобности, перерывов по организационно-техническим причинам. В свою очередь, оперативное время  состоит из основного (технологического) и вспомогательного времени. Время обслуживания рабочего места также подразделяется на время организационного обслуживания и время технического обслуживания.

Подготовительно-заключительное время  затрачивается рабочим на подготовку к выполнению заданной работы и на действия, связанные с ее окончанием (получение технической документации, ознакомление с технологическим процессом и чертежом, получение заготовок и необходимой оснастки и т.д.).

Оперативное время  используют непосредственно для выполнения заданной работы. Оно состоит из основного (технологического) и вспомогательного времени.

Основное (технологическое) время  — это время, затрачиваемое рабочим на изменение предмета труда (его формы, размеров, внешнего вида, физико-химических или механических свойств и т.д.), его состояния и положения в пространстве и повторяющееся при изготовлении каждой единицы продукции.

К вспомогательному времени относится время, которое затрачивается на приемы рабочего, без которых невозможен ход основного (технологического) процесса: установка и снятие детали, управление станком, подвод и отвод инструмента, измерение обрабатываемого предмета и т.д. Вспомогательное время нормируется либо с помощью специальных нормативов, либо путем непосредственных хронометражных исследований.

Время обслуживания рабочего места  используется рабочим для ухода за своим рабочим местом и поддержания его в рабочем состоянии на протяжении смены и подразделяется на время организационного и технического обслуживания рабочего места.Время организационного обслуживания  не связано с выполняемой работой и реализуется два раза в смену: в начале смены (осмотр и опробование оборудования, раскладка инструмента и других предметов постоянного использования) и в конце смены (уборка рабочего места, смазывание оборудования, передача рабочего места сменщику и т.д.).Время технического обслуживания  связано с выполняемой операцией. К этому времени относится время, затрачиваемое на подналадку оборудования и приспособлений в процессе работы, смену затупившегося инструмента, уборку стружек и т.д.

Время перерывов на отдых и личные надобности состоит из времени перерывов на отдых и времени перерывов на личные надобности. Время перерывов на отдых включается в норму в соответствии с существующими нормативами в зависимости от действия

факторов утомляемости. Время перерывов на личные надобности

устанавливается обычно в размере 8—10 мин на смену (на стройплощадках — 15 мин) и во всех случаях включается в норму времени.

Время перерывов по организационно-техническим причинам — это перерывы, связанные с ремонтом механизмов по графику, ожиданием обслуживания из-за совпадения занятости рабочего

Все затраты времени на хождение и поиски (материала, заготовок, инструмента," мастера, наладчика и т.п.) относятся к потерям на непроизводительную работу. К ним относят также затраты времени. На изготовление продукции, забракованной не по вине рабочего. Все ожидания (работы, заготовок, инструмента, ремонта станка, мастера и т.п.) — это потери по организационно-техническим причинам.

Под потерями рабочего времени по вине рабочего понимают перерывы в работе вследствие нарушения трудовой дисциплины и распорядка дня (опоздание на работу и после обеда, преждевременный уход на обед, посторонние разговоры и т.п.). Все затраты рабочего времени определяются на принятую для расчета единицу работы (операцию и т.д.) и состоят из двух основных частей: подготовительно-заключительного и штучного времени.

Норма штучного времени — это время, затрачиваемое на выполнение определенной операции.

метод "Альпы" относительно прост, его легко можно запомнить, поскольку он основывается на мемотехници: начальные буквы символизируют предметные понятия. Метод включает пять стадий:  1. Необходимо записать все то, что нужно сделать на следующий день. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "план дня":  В - визиты, совещания;  Д - делегирование дел;  К - контроль;  П - в процессе, в деле;  Затем вы сможете составить список задач в такой способ, чтобы: в первом приближении распределять их по приоритетности, на затяжные и короткие, недолговечны; перепроверять задания, связанные с личными контактами, на предмет возможности выполнения их более рациональным способом (по телефону) .  Реалистичный план должен быть всегда ограничен тем, что менеджер в состоянии фактически зробити. 2. Оценка длительности акций. Поставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, суммируйте и определите примерно общий час. Вы сможете отрицать, что удлиненность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно Это правда, однако после накопления опыта Вы сможете положить его в основу планирования своего часу. Следует иметь в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы побуждаете себя вкладываться именно в этот промежуток часу. Человек работает значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляется от препятствий, если под определенную задачу в нее отведено соответствующий час. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все вильнише. 3. Резервирование времени про запас. При составлении плана следует придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного время для неочикува-ных справ. Если исходить из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть восьмичасовой рабочий день, при этом запланированное время должен быть примерно 5 годин. Если запланировано более 60% своего времени, то следует доказать составлен список задач с указанными параметрами, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, или вычеркнут, или сделан за счет надурочних. 4. Принятие решений по приоритетам, сокращения и передоручення. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 го дин. Установить одноразовые, однозначные приоритеты для своих дел, например, с помощью анализа уточните в соответствии с ними задачи. Затем необходимо перепроверить скалькульовану Вами потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Каждую акцию следует рассматривать с точки зрения возможности ее передоверия и рационализации.  5. Контроль и перенос незробленого. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одну и ту же дело переносить многократно, то она становится для Вас бременем, и тогда существуют две возможности:  Вы наконец решительно за нее беретесь и доводите до конца;  Вы отказываетесь от этого дела, поскольку иногда проблема решается сама по соби. Бывает, что для планов в обычных календарях месяца не хватает, поэтому рекомендуется работать со специальным дневником времени, будет рассмотрен дали. Рационализация использования времени с помощью бюрографии. Можно еще больше рационализировать составление плана, если рядом с буквенными сокращениями для обозначения важных элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию. Например  срочно! важно? выяснить приоритет категории А задачи виконано • задание выполнено особенно хорошо 0 перенесения на более поздний час X невыполненное справа. Что дает метод «Альпы»? Ежедневные затраты сначала 20, потом 10, а потом только 5 минут по методу "Альпы" принесут Вам лучший выигрыш во времени. Вот 20 преимуществ метода "Альпы":  Краш настрой на рабочий день, который будет;  планирование следующего дня;  четкое представление о задачах дня;  упорядочения рабочего дня;  преодоления забывчивости;  концентрация на существенном;  уменьшение объема "бумажной работы";  достижения целей дня;  выделение более важных и менее важных дел;  принятие решений об установлении приоритетов и передоверия;  рационализация путем группирования задач;  сокращения помех и нежелательных перерывов;  самодисциплина при выполнении заданий;  уменьшение стрессов и нервного возбуждения;  спокойное восприятие непредвиденных событий;  улучшение самоконтроля  ощущение успеха конце рабочего дня;  повышение удовлетворенности и мотивации;  рост личных результатов;  выигрыш во времени за счет методической организации времени. При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени: старайтесь каждый день выиграть час - "золотое время".

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:  

↑	Срочно.
!	Важно.
?	Выяснить.
+	Приоритет категории А.
.	Задача выполнена.
.	Задача выполнена особенно хорошо.
0	Перенос на более поздний срок.
X	Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени. 20 преимуществ метода «Альпы» — Лучший настрой на предстоящий рабочий день. — Планирование следующего дня. — Четкое представление о задачах дня. — Упорядочение течения дня. — Преодоление забывчивости. — Концентрация на наиболее существенном. — Уменьшение объема «бумажной» работы. — Достижение целей дня. — Выделение более важных и менее важных дел. — Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении. — Рационализация посредством группировки задач. — Сокращение помех и нежелательных перерывов. — Самодисциплина при выполнении задач. — Уменьшение стрессов и нервного напряжения. — Спокойное восприятие непредусмотренных событий. — Улучшение самоконтроля. — Ощущение успеха в конце рабочего дня. — Повышение удовлетворенности и мотивации. — Рост личных результатов. — Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Принцип Эйзенхауэра 

- А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

- В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня., поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

- С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

-D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Принцип Парето: внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

В связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». В процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результата. Остальные 80% затраченного времени приносят 20% общего итога.

Вывод: не следует сначала браться за самые легкие, интересные и требующие минимальных затрат времени. Необходимо приступать к вопросам высокой степени важности. Сначала – немногие важные проблемы, а потом многочисленные второстепенные.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозрительностью). Это рабочий накопитель всех планов дня, формуляров, листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени – важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью него можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. А значит получить возможность гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Структура дневника времени.

1. Календарная часть:

С· юда можно “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

· Особое значение придается плану на день. Основной принцип: один лист на день.

· Листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

· Отдельные дневные листки можно после сброшюировать в соответствующем порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни – надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

· Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск и т.д., таким образом все свои дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

2. Раздел служебных и частных дат:

на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию такую, как сроки проведения ярмарок, список дней рождения, тарифы зарплаты, почтовые тарифы и т.п.

3. Раздел адресов и телефонов:

запись наиболее часто употребляемых и особо важных телефонных номеров адресов.

4. Общая часть:

различные отделения, как в бумажнике позволяют разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п.

Дневник времени повышает качество работы и приносит успех.

Планирование рабочего дня означает подготовку к реализации целей, поэтому принципиально важно составлять план дня в письменном виде, ведь планы, которые держатся в голове, легко отвергаются. Также письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется все го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

21) не рекомендуется, придя на работу, раскачиваться пол часа – это дестабилизирует деятельность в течение всего дня.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.