Рекомендована література:

(1-11)

Тема 8.4. Етикет службового листування План вивчення теми

1. Класифікація листів.

2. Реквізити листа та їх оформлювання.

3. Різні типи листів.

4. Правила мовного етикету при діловому листуванні.

5. Фінансово-облікова документація.

Навчальні цілі: забезпечити засвоєння студентами ділової лексики, складання текстів ділових паперів, зокрема листів.

Завдання та методичні рекомендації до вивчення теми

1. Класифікація листів

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.

2. Реквізити листа та їх оформлення

Службовий лист має такі реквізити

1. назва й адреса організації відправника листа;

2. номер і дата листа;

3. адресат;

4. заголовок до тексту;

5. номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді (у разі, якщо це лист-відповідь);

6. текст листа;

7. перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

8. підпис керівника;

9. віза виконавця (підпис на копії).

3. Різні типи листів

Форми і типи листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні

Листи-запити і листи-відповіді — найпоширеніший тип службової кореспонденції.

Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді.

Супровідний лист — документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.

Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист — різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відомаі т. ін. Далі — факти.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отриман­ня якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо.

Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо.

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.

Гарантійний лист — документ, який забезпечує вико­нання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.

Комерційний лист має найжорсткіші правила оформлення,складається при укладанні й виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і має правову силу. Утакому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення.

За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: запит — відповідь на запит; пропозиція (оферта) — відповідь на пропозицію; рекламація (претензія) — відповідь на рекламацію. Саме ці види комерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

Запит — комерційний документ, що являє собою звертання покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послуги та ін.) і скерувати пропозицію на постачання товару

Пропозиція (оферта) — комерційний документ, заява експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов. Пропозицію можна надіслати імпортерові як відповідь на його запит або з ініціативи експортера.

Відповідь на пропозицію. У відповіді на пропозицію покупець, коли він згоден з усіма умовами пропозиції, підтверджує (акцептує) її прийняття продавцеві. І тоді зовнішньоторговельна угода вважається укладеною.

Претензійні листи — листи, якими оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, з приводу порушень договірних зобов'язань.