4. Правила мовного етикету при діловому листуванні

Написання ділового листа потребує неабиякого уміння, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. “Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя”.¹⁸ Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Структура листа, як правило, включає вступ, докази, висновки і закінчення. Використання цих компонентів зумовлюється характером листа та конкретними обставинами справи.

Виклад інформації у листі має бути чітким, лаконічним, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації, коректним, з дотриманням міри, доречності і такту.

Текст листа складається у довільній формі. Тому при діловому листуванні особливого значення набуває дотримання вимог етикету. Етикет – це зведення норм поведінки, правила чемності.

Зразки службових листів наведено у додатках 43 – 47.

5. Обліково-фінансова документація

До обліково-фінансової документації належать довіреність, доручення, розписка, акт, касовий ордер, рахунок, накладна тощо.

5.1.Доручення (довіреність) – це документ (письмове уповноваження), яким організація чи окрема особа надає іншій особі право (повноваження) на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від обсягу і змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

- разові на виконання одноразових дій (найчастіше – отримання заробітної плати, стипендії, поштового переказу, товарно-матеріальних цінностей тощо);

- спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних вчинків (представництво в органах суду, виконання банківських чи господарських операцій у межах певного терміну тощо);

- генеральні на виконання розширених повноважень з правом передоручення третій особі (користування і продаж рухомого і нерухомого майна тощо).

Зразки доручення (довіреності) наведено у додатках 48-51.

5.2.Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, матеріальних цінностей, грошей.

Реквізити розписки:

1. Вид документа.

2. Текст, у якому подається така інформація:

• прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, яка дає розписку;

• прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, якій дають розписку;

• у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

• відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримала цінності; її ідентифікаційний код;

• підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Зразки розписок наведено у додатках 52-53.

5.3.Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів або вчинками конкретних приватних чи службових осіб.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або органом, що здійснює перевірку. Як правило, акти складаються постійними експертними комісіями, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Зразки актів наведено у додатках 54-55.

5.4.Касовий ордер – це бухгалтерський документ, на підставі якого каси підприємств, організацій та установ приймають чи видають готівку. Каси приймають готівку за прибутковим касовим ордером, а видають її за видатковим касовим ордером. Це також документ з високим ступенем стандартизації, у якому вказується назва підприємства, де проводиться видача/приймання грошей, кому видаються гроші (прізвище, ім’я та по батькові, посада), на якій підставі (наприклад, наказ про відрядження або розпорядження на придбання якихось матеріальних цінностей за готівку). Візують його керівник установи (організації, підприємства) і головнийбухгалтер. Одержувач указує одержану суму прописом, проставляє дату, підписує документ; тут же вказується, за яким документом, що посвідчує особу (як правило, це паспорт), видано гроші, ким цей документ видано і коли. Касир засвідчує видачу готівки (див. додаток 56). Більш докладно з касовими ордерами студенти ознайомляться під час вивчення дисципліни “Бухгалтерський облік”.

5.5. Рахунок– це основний розрахунковий документ у комерційних угодах і в комерційному кредитуванні. Це документ з високим ступенем стандартизації, він складається на бланку, віддрукованому типографським способом. У ньому вказують вимогу продавця до покупця щодо оплати вказаної суми за поставлені товари (виконані роботи, надані послуги). У рахунку вказують: ціну за одиницю товару, суму рахунку (без урахування податку на додану вартість, окремо податок на додану вартість, разом з ПДВ), умови постачання товару, умови оплати, форму розрахунку, установу банку, що здійснює оплату, відомості про оплату перевезення та страхування товару. (Зразок бланка рахунка наведено у додатку 57).

Більш докладно з цим документом студенти також ознайомляться під час вивчення дисципліни “Бухгалтерський облік”.

5.6. Накладна. Після оплатирахунка замовник має право одержати товар чи інші матеріальні цінності за накладною. Накладна – це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи інших матеріальних цінностей. Накладна є документом з високим ступенем стандартизації, який складається на спеціальному віддрукованому в типографії бланку.