6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя Ваши подчиненные, непременно должны выполнить именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, фирм по оказанию различных услуг. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в большинстве случаев меньше, чем затраты работодателя на содержание нового штатного сотрудника.

7. Крупные задания целесообразно выполнять небольшими частями.

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря «откладывать выполнение дел в долгий ящик». Цели и проекты следует также делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по 2 часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.

8. Главные задачи выполняйте рано утром, что создает ощущение успеха.

Секрет успеха многих менеджеров заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело, или по крайней мере начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

Знание и практическое использование основных правил для правильного построения рабочего времени менеджера и его подчиненных позволяет в конкретных производственных условиях повысить эффективность трудовой деятельности подразделений организаций, в том числе и полиграфических предприятий.

При организации планирования личной работы менеджеру следует придерживаться следующей последовательности:

1. Определение затрат времени на постоянные дела.

2. Анализ содержания планируемых дел и определение времени, необходимого для их выполнения.

3. Составление перспективного плана.

4. Запись текущих дел и составление плана рабочего дня.

Планирование времени менеджера, как правило, имеет две цели:

• употребить имеющееся время для высокоэффективной деятельности;

• достичь поставленных задач с возможно меньшим расходом времени.

Чем грамотнее и тщательнее менеджер спланирует свое время, тем плодотворнее сможет использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Мировой опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете к экономии времени в целом.

Менеджеры, которые регулярно в течение 10 минут планируют свой рабочий день, могут сэкономить до 2-х часов рабочего времени и значительно эффективнее справляются со всеми стоящими перед ними задачами.

Следует подчеркнуть, что планирование работы осуществляется подавляющим большинством менеджеров. Они планируют предстоящий день, неделю, месяц, квартал, год, а также ближайшие 3-5 лет.

Однако мало кто из менеджеров рассчитывает предстоящую работу во времени. Это обусловлено прежде всего тем, что отсутствуют данные о затратах времени на аналогичные работы, которые выполнялись ранее. Для рациональной организации своего труда менеджер должен уметь четко определять продолжительность каждой планируемой работы, сроки ее начала и окончания. Начинать следует с долгосрочного плана. Для этого надо составить перечень наиболее значимых работ за год, квартал, месяц, а затем установить сроки начала и окончания этих работ. В числе таких работ могут быть повторяющиеся из года в год работы, а также работы, необходимость в которых должна появиться в будущем. Необходимость включения таких работ, сроки их начала и окончания могут быть определены на основе опыта прошлых лет. Следует учитывать, что работа менеджера динамична, сложна, отличается многими случайными, непредсказуемыми событиями, которые могут нарушить намеченные ранее планы.

Поэтому считается хорошим показателем выполнение личных планов менеджерами на 70-75%. Это уже значительный сдвиг в сторону улучшения распределения времени.

Грамотное планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные с тем, чтобы потом распределить выполнение каждой из них по времени. Принципиально важно составлять планы на день в письменном виде. Это обеспечивает разгрузку памяти и создает хорошие мотивы к работе. Деловая активность менеджера становится целенаправленной и ориентированной на строгое следование разработанному плану. Кроме того, план, продуманный и зафиксированный на бумаге, менее подвержен воздействию различных помех. Благодаря систематическому контролю результатов (отметки о выполнении пунктов плана) у менеджера не теряются несделанные дела, их можно перенести на другое время. Постоянное планирование позволяет совершенствовать методику личной работы менеджера, так как при четком понимании того, что нужно сделать в течение рабочего дня, менеджер должен старается рационализировать свой труд, чтобы добиться лучших результатов. Реальный план на день – это план, в котором содержится лишь то, что менеджер хочет, должен и может сделать в течение дня.

Поэтому чем более реальным представляются поставленные цели, тем больше сил концентрирует менеджер на их достижение.

Для более эффективной организации труда менеджера необходимо проводить целевое планирование его труда. Целевое планирование труда менеджера представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планирование организации труда менеджера является повышение эффективности труда при минимуме затрат.

В целом весь процесс планирования можно представить в виде схемы:

Формулирование цели→Анализ текущего состояния→Выявление слабых сторон→Проведение наблюдения→Проведение мероприятий по улучшению труда→Сравнение результатов до и после проведения мероприятий

Формулирование цели представляет собой важный процесс.

От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий.

После проведения анализа, необходимо выявить слабые стороны в организации труда менеджера. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат будет неудовлетворительным.

Следующий этап — проведение наблюдений — требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочей зоны, уровня шума, освещения и другие.

Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими работниками и др. Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджер должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда.

Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению труда менеджера.

И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с теми, которые были раньше. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

Важное место в работе менеджера занимает работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делятся на исходящие и входящие. Исходящие документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно.

В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены его подчиненными). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления и уточнения. Сложнее дело обстоит с входящими документами.

В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в функции которых входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка корреспонденции в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности.

Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки.

На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен написать резолюцию.

Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них.

Это сэкономит время на их поиск и место, необходимое для хранения.

Менеджер должен владеть деловым красноречием.

Основная цель выступления заключается в том, чтобы воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить это не просто изложить все имеющиеся данные, а максимально привлечь внимание слушателей и склонить их на свою сторону. Для того чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться.

Можно отметить основные рекомендации, которые могут помочь менеджеру как при подготовке к выступлению, так и во время самого выступления:

1. Важно ответить на вопросы, какая необходимость лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор сможет убедить слушателей в правильности своей точки зрения.

2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим выступлением?

3. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете выступления, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать.

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям.

5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера.

6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации.

7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части.

8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.

9. Если у менеджера нет опыта публичных выступлений, то перед выступлением ему необходимо потренироваться.

10. Требуется концентрация внимания менеджера на основных вопросах содержания речи.

11. Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение «по бумажке» не эффективно и нередко раздражает слушателей.

12. При подготовке к выступлению нужно выяснить, каков круг слушателей (половозрастной состав, интересы и т.д.), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.).

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед ключевой фразой и после нее необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

Для проведения приема сотрудников лучше выделить определенное время в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16°°.

Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Все приемы посетителей можно разделить как официальные, так и неофициальные. Официальные приемы можно проводить:

1. За столом для конференций, совещаний. Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче общаться с менеджером. К такому способу целесообразнее прибегать, когда прием посетителя официальный, но менеджер пытается установить с ним более тесные межличностные отношения.

2. За рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За таким столом лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы еще до критических замечаний со стороны менеджера работник понял свою вину.

Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха».

Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься и быстро наладить межличностный контакт. Посетитель, который пришел с личной беседой к менеджеру, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем официальной.

Для того чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговор, можно тактично сказать ему, что время разговора истекло.

Необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы менеджер должен:

1. Уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что он следит за ходом мысли собеседника. Это, например, можно сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других.

2. Уметь понять собеседника. Причем «понять не значит принять».

Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение.

3. Уметь направить разговор в нужное русло.

4. Стараться говорить на уровне, понятном собеседнику.

Менеджер в своей повседневной деятельности должен систематически посещать рабочие места для непосредственных контактов с подчиненными и получения необходимой информации.

Посещение рабочих мест позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе всех дел на предприятии. Также при посещении рабочих мест работники могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к такому посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе дел, происходящих в них.

Для хорошего контакта с рабочими необходимо учитывать психологические моменты. В частности, в цеха лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после тщательного анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность несколько ниже и отвлечение работников не нанесет большого вреда производственному процессу.

Как правило, у менеджеров высшего звена есть секретарь. Менеджер должен учитывать, что по работе его секретаря работники будут судить о работе его самого. Если секретарь не умеет разговаривать по телефону, грубит посетителям, проявляет неорганизованность, некомпетентность в производственных вопросах, то с большой степенью достоверности можно предположить, что стиль работы данного менеджера отличается такими же недостатками. Поэтому менеджер не должен жалеть времени и сил на совершенствование организации не только своего труда, но и труда своего ближайшего помощника – секретаря. Функции секретаря многообразны и сложны и чем больше знает и умеет делать секретарь, тем меньше будет загруженность менеджера мелкими техническими вопросами, тем больше будет у него времени для решения крупных и важных проблем.