Глава 3. Менеджмент организаций

3.1. Общая характеристика организаций.

Под организацией понимают группу лиц, объединенных общей целью и взаимодействующих ради ее достижения. Организация преобразует на основе имеющихся технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные и финансовые ресурсы и с их помощью обеспечивает достижение поставленных целей.

Широкое внедрение рыночных отношений ведут к усилению роли организации в жизни современного общества. В настоящее время в большинстве случаев люди вступают в хозяйственные отношения между собой не от собственного имени, а как представители соответствующих организаций. При этом они могут быть собственниками, менеджерами или сотрудниками. После своего создания организации приобретают ту или иную степень самостоятельности.

Перед каждой организацией должны быть поставлены определенные цели, на достижение которых направлена их деятельность. Такими целями могут быть: извлечение дохода, занятие важной, интересной, перспективной, престижной деятельностью, получение нужной и полезной информации, обеспечение власти, социальной защищенности, безопасности. Каждая организация ожидает от своих работников наличия определенных знаний, квалификации, опыта, признания своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся правилам и нормам поведения. Организации представляет собой единство функций и структуры. Основными функциями является достижение цели лиц, создавших организацию, и поддержание собственного существования.

Структура организации может быть представлена в трех основных формах:

• Техническая.

• Социальная.

• Социотехническая.

Техническая структура представлена совокупностью материальных объектов и процессов (помещение, оборудование, технологии, условия труда и др.). Как правило, техническую структуру изменить нельзя, т.е. она является жесткой. В производственной организации, в том числе и на полиграфических предприятиях, техническая структура во многом определяет профессиональный и квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда работников, взаимоотношения между людьми.

Социальная структура образуется совокупностью самих ее участников и связей между ними. Сюда включают формальные и неформальные группы, должности, служебные и личные взаимоотношения, ценности, нормы поведения, сферы влияния и др. Все элементы социальной структуры являются изменчивыми и поэтому она называется “мягкой”. Под социотехнической структурой понимается совокупность рабочих мест. Эта структура объединяет работников пространственно и технологически. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Организацию характеризуют шесть основных признаков:

• Наличие цели.

• Обособленность от окружения.

• Взаимосвязь отдельных частей.

• Способность к саморегулированию с помощью внутриорганизационного центра.

• Организационная культура.

• Устойчивость к внешним и внутренним возмущениям.

Наличие цели придает смысл существованию любой организации. Без цели нет и не может быть организации. Чаще всего цель состоит в удовлетворении потребности входящих в нее людей. Чаще всего цель осознается всеми членами организации и достижение цели вознаграждается.

Другим признаком организации является обособленность, проявляющаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут представлять из себя заборы, стены и т.п., а могут выражаться в виде различных запретов и предписаний.

Еще одним признаком организации является наличие связей между ее отдельными элементами. Эти связи бывают экономическими, управленческими, социальными, информационными, технологическими и т.п.

Важным признаком организации является способность к саморегулированию, которая предполагает самостоятельное решение тех или иных вопросов внутренней жизни и возможность с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды.

Такое саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность участников, обеспечивающим их интеграцию, единство и целостность организации. Таким центром может быть дирекция, правление, инициативная группа или отдельное лицо.

Еще одним признаком организации является организационная культура, представляющая собой единство норм поведения и ценностей коллектива с одной стороны, и соответствующих материальных элементов—с другой.

Наконец, признаком современной организации является устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, сохраняя при этом равновесие. Устойчивость относится к структуре организации и ее функциям.

Деятельность организации подчиняется ряду законов, среди которых можно выделить:

1. Закон синергии.

2. Закон дополнения внутренних процессов и функций противоположно направленными.

3. Закон сохранения пропорциональности.

4. Закон композиции.

5. Закон самосохранения.

6. Закон информированности.

7. Закон необходимого разнообразия.

8. Закон онтогенеза.

Закон синергии (греч. — сотрудничество, содружество) гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, перекрывающий потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделение – объединение, специализация – универсализация, дифференциация – интеграция, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды и того и другого, а следовательно, также существенно увеличить общие возможности.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся возможности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. В этих случаях возникают экономические потери, которые при разумном подходе к делу можно избежать.

Суть закона композиции состоит в том, что функционирование всех без исключения частей организации подчиняется общей цели. Индивидуальные же задачи каждой из них уточняются и детализируют ее.

Закон самосохранения предполагает, что любая организация стремится сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости, например, конфликтов, замены ключевых фигур, а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.

Закон информированности утверждает, что только хорошо информированные члены организации могут принимать осмысленные и эффективные решения.

Закон необходимого разнообразия показывает, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла минимальный набор различных видов деятельности и располагала специалистами различного направления и уровня подготовки.

В соответствии с законом онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни) жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продления второй и отсрочке наступления третьей.

Представляет интерес классификация организаций по ряду признаков. На основании принятой в настоящее время классификации можно выделить следующие виды организаций:

1. По способу возникновения – естественные и искусственные.

2. По правовому положению – официальные и неофициальные.

3. По характеру внутренних контактов – формальные и неформальные.

4. По отношению к своим членам – первичные и вторичные.

5. По особенностям распределения власти между организацией и участниками – унитарные и плюралистические.

6. По особенностям функционирования – механистические и органические.

7. По целям – деловые и общественные.

С точки зрения возникновения различают естественные и искусственные организации.

Первые вырастают как бы сами по себе и ориентированы на решение собственных проблем (клуб по интересам). Исходя из этого формируется их структура и распределяются ресурсы. Такие организации независимы и гибки. Координация действий участников основывается на взаимном соглашении. Это помогает им приспособиться к изменениям и придает большую устойчивость.

Искусственные организации (например, министерства) создаются по определенному плану для достижения заранее заданных извне целей. Последние определяют их структуру. Координацию обеспечивает единый центр. Заданность цели и структуры приводят к тому, что на практике такие организации, хотя стабильны и прогнозируемы, но недостаточно гибки, плохо приспосабливаются к переменам.

Естественно возникающие организации поначалу обычно являются неофициальными, то есть юридически неузаконенными. Связь между их участниками носит неформальный характер. Со временем такие организации в большинстве случаев приобретают правовой статус, систему внутренних норм и регламентов, и, таким образом, формализуются. А в недрах официальных организаций возникают неофициальные группы и складываются неформальные отношения. Официальная и неофициальная (неформальная) организации в совокупности образуют реальную. Границы формальной организации и неформального коллектива чаще всего не совпадают, так как некоторые сотрудники в последний могут не приниматься, или по собственной инициативе сохраняют независимость.

Как правило, ни одна организация не может быть или только формальной или только неформальной – это ее крайние формы, а на деле она содержит как те, так и другие элементы. В зависимости от ситуации доля формальных и неформальных отношений постоянно колеблется. Одна часть организации функционирует на базе преимущественно формальных принципов, например бухгалтерия; другая – неформальных: научные, маркетинговые и иные подразделения. С точки зрения особенностей взаимоотношений с участниками, с одной стороны, выделяют унитарные и плюралистические организации, а, с другой, первичные и вторичные.

Унитарные (лат. — единство) организации представляют собой сплоченную команду, работающую ради достижения целей, заданных извне. Единство, направленность действий и дисциплина поддерживается здесь с помощью жесткой власти, подавления инициативы, ограничения свободы людей. Унитарные организации обычно являются первичными по отношению к своим членам. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как нечто внешнее, возникшее и существующее независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов; подчиняются ее требованиям.

Плюралистическая (лат. – множественный) организация представляет собой добровольное объединение участников, заинтересованных в собственной выгоде, достигаемой через общую. Поэтому в их рамках имеет место преимущественно взаимодействие, основанное на договорах и соглашениях, а власть используется для координации деятельности самостоятельных участников. Такие организации обычно являются вторичными, то есть создаются самими участниками, которые наделяют их определенными правами и ресурсами. Эти организации существуют как корпоративные и ассоциативные.

К корпоративным организациям относятся те, члены которых готовы для достижения своих целей временно жертвовать своей независимостью. Организация согласовывает их индивидуальные цели и способствует их реализации путем подчинения общей цели, формально выступающей как ее цель. Примером такой организации является акционерное общество. Организации ассоциативного типа создаются участниками для повседневной координации деятельности без потери ими независимости.

Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические.

Механистические организации характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких “вертикальных” связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированостью деятельности. Такими организациями являются все государственные предприятия и крупные и средние фирмы.

Органическим организациям свойственны: размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация, свобода выбора вариантов деятельности, оценка ее результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизованно установленных показателей, преобладание неформальных отношений. Такие организации лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются к постоянным изменениям в нем. Обычно они связаны с научными исследованиями, разработками, внедрением их результатов в практику.

Организации можно различать по целям, которые перед ними ставятся. В связи с этим существуют деловые и общественные организации. Деловые организации обеспечивают удовлетворение потребностей в различных товарах и услугах. Общественные организации предназначены для удовлетворения потребностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении.

Эффективность разных типов организации определяется тем, насколько она способствует достижению стоящих целей при минимизации затрат и различного рода неблагоприятных последствий.