Вопросы для проверки

1. Каковы составляющие организации труда менеджера?

2. Каковы правила экономии рабочего времени менеджера?

3. Что входит в планирование работы менеджера?

4. Суть схемы планирования работы менеджера.

5. Как менеджеру работать с документами и корреспонденцией?

6. Как менеджеру рационально готовиться к выступлениям?

7. Как менеджеру организовать прием работников и посещение рабочих мест?

8. Перечислите составляющие работы менеджера на предприятиях.

9. Как менеджер должен организовать работу секретаря?

9.4. Самоменеджмент и стрессоустойчивость менеджера

Работа менеджера полиграфического предприятия связана с систематическим нервно-эмоциональным напряжением.

В связи с этим важное значение в производственной деятельности и в процессе отдыха менеджера имеет знание и практическое использование основных правил самоменеджмента и овладение методами повышения стрессоустойчивости. Существует много путей для достижения финансового успеха в работе менеджера. Вне зависимости от того, какой путь вы выбираете, кого возьмете себе в наставники, какой философии будете следовать, все должно начинаться с самого менеджера.

Из всей совокупности качеств менеджера можно выделить “великолепную семерку”:

• смелость — боязнь неудач и страх осложняют движение к успеху; каждое новое действие дает и жизненный опыт;

• терпение — добиться успеха мгновенно невозможно; упор­ство и осознанное преодоление трудностей ведут к цели;

• зависть — чувство неудовлетворенности должно быть доб­рожелательным и освобождающим от злого духа соперни­чества;

• сомнение — здоровое сомнение сопутствует принятию от­ветственных решений;

• скромность — скромный человек видит себя как часть все­го, что его окружает;

• искренность — основа уверенности в себе; очень большой вред приносит человек, который верит своей лжи;

• сострадание — доброта и служение людям, симпатия к дру­гим усиливают личную энергию человека.

Для выработки в себе подобных качеств важное значение имеет воспитание в себе самовнушения.

Самовнушение - это оказание влияния на самого себя с целью укрепления своих сил. Оно помогает владеть собой в трудных ситуациях. Обеспечить собственный настрой можно различными приема­ми. Каждый менеджер обычно выбирает наиболее подходящий индивидуальный прием. Философия оптимизма менеджеру необходима. Большинство проблем управления требуют значительного нервно-эмоционального напряжения.

Для воздействия на свое подсознание можно использовать различные варианты:

Первый вариант. Мое подсознание — это мои силы. Самые высокие результаты мне по плечу. Я соберу все силы и способ­ности. Подсознание поможет собрать все в памяти. Творческие силы прорвутся через подсознание.

Второй вариант. Я знаю, чего хочу. Я могу добиться того, что хочу. И у меня тоже великие цели. У меня сильная воля. Я могу концентрироваться. Я знаю это совершенно точно и могу пред­ставить все подробности. Я достигну своей цели.

Третий вариант. Меня переполняет ощущение радости. Не­удачи пройдут. Я действую свободно и уверенно. Я люблю свою профессию и сделаю все для успеха своего предприятия. Мой труд несет пользу людям.

Различные сложности постоянно возникают в управленческой работе. Для некоторых из них имеется набор стандартных ком­пенсирующих действий:

• страх перед продолжительностью работы — поделите работу на части, начинайте с небольшой задачи, подведите про­межуточный итог;

• страх перед возможной неудачей — составьте список возможных путей решения проблемы, проанализируйте воз­можные причины неудачи;

• страх перед некомпетентностью — поищите помощи, выде­лите проблему или часть ее, где вы недостаточно разбирае­тесь, определите, кто вам нужен для помощи;

• отсутствует соответствующая информация — определите, что вам необходи­мо, где взять информацию и насколько это важно для ре­зультата.

Существуют так называемые усилители менеджера, которыми нужно уметь пользоваться в своей деятельности:

• развитие способности принимать решения;

• повышение работоспособности;

• умение эффективно вдохновлять людей;

• умение снять нервозное состояние;

• улучшение здоровья;

• эффективное использование перерывов в работе;

• способность наслаждаться свободным временем;

• умение переключаться с напряжения на расслабление;

• развитие оптимизма;

• стремление к развитию;

• совершенствование памяти.

Можно выделить некоторые черты менеджера, которые дают основание для его замены: пренебрегает своим здоровьем; плохо знает экономику; не думает о карьере; отсутствует чувство юмора; не жертвует своим временем для организации; работает только “от” и “до”; непри­ятен в отношениях с людьми; не уважает своих подчиненных; не уважает культуру и традиции организации; избегает личной от­ветственности; преследует критику; не выполняет обещания; не владеет самодисциплиной; часто раздражается; порождает конфликты в коллективе; не умеет убеждать; не вну­шает доверия и уверенности; не знает должностных обязанностей своих подчиненных; не умеет наладить дисциплину подчинен­ных; некоммуникабелен; одевается неряшливо; очень агресси­вен; не умеет прогнозировать события; оценивает работников по личной преданности.

Многие руководители слишком сильно ориентированы на процесс деятельности в ущерб конечным результатам. Эти управ­ленческие ошибки проявляются через констатацию проблем вмес­то выработки альтернатив, исполнение служебного долга вместо получения результата, сбережение ресурсов взамен оптимизации их использования.

Существует много “поглотителей” времени менеджера.

Из основных можно выделить следующие:

• отсутствие приоритета в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

• плохое планирование трудового дня;

• личная неорганизованность;

• отрывающие от дел телефонные звонки;

• незапланированные посетители;

• неспособность сказать “нет”;

• отсутствие самодисциплины;

• неумение довести дело до конца;

• затяжные совещания;

• отсутствие современных вспомогательных средств оргтех­ники.

Если вам не хватает времени, то следует провести анализ его использования. Инвентаризацию времени можно провести по нескольким дням, выделяя виды деятельности и виды помех. Инвентаризацию следует проводить непрерывно и оперативно.

При итоговом анализе следует ответить на вопросы:

• Была ли работа необходима?

• Были ли оправданы затраты времени?

• Было ли целесообразным выполнение работы?

• Разумно ли выбрано время выполнения работы?

• Какие помехи оказались самыми значимыми?

Начинать рабочий день следует с позитивным настроением. В начале дня желательно найти позитивное дело, организовать положительный психологический настрой. Каждый рабочий день важно сделать в целом позитивным. Важно соблюдать временной режим и начинать работу и одно и то же время. Начинать день необходимо с просмотра перечня дел, наме­ченных ранее на этот день, и при необходимости внести коррек­тивы в график работы на день. Многие менеджеры просматри­вают корреспонденцию не в начале дня, а после выполнения первоочередных дел. Утром целесообразно заниматься сложными и важными дела­ми. Достаточно быстро текущие дела могут завлечь и свой поток, и не будет времени для анализа и обдумывания других важных вопросов.

В процессе работы постоянно возникает соблазн отвлекаю­щих дел. Неожиданное отвлечение резко снижает производитель­ность, поэтому приоритет выполняемых дел важно контролиро­вать постоянно.

Однородные дела (типа телефонных разговоров, просмотра корреспонденции, подписания документации) следует выполнять порциями. Это дает выигрыш на вспомогательном времени. Один раз производится соответствующая подготовка, а потом выполня­ется несколько однородных дел. В ходе рабочего дня необходим свободный час. Это пауза при чрезмерном напряжении, время обдумывания проблем, время умственного расслабления. Заканчивается рабочий день подведением итогов и просмот­ром дел на завтра.

Даже если настроение плохое, неприятностей масса, следует сконцентрировать внимание на положительном моменте. Нужно отдохнуть, и завтра настроение должно стать более оптимис­тичным.

Важно отметить, что помешало вам сегодня, где была ненужная критика, какие были напрасные компромиссы, какая польза принесена коллегам и организации?

Можно рабочий день оценить по пятибалльной шкале:

5 - на редкость удачный день,

4 - особенно удачный день,

3 - средний день,

2 - можно было бы лучше,

1 - неудачный день.

Деловой календарь необходим каждому руководителю, это философия информационного порядка, инструмент для эффек­тивного достижения целей в служебной деятельности и личной жизни.

В деловом календаре структурируются цели, разрабатываются сценарии, ликвидируются “накладки”, совмещается функциональное и календарное планирование.

Планирование времени осуществляют на нескольких уровнях:

Перспективный план захватывает несколько лет. Это желание достижения своих глобальных целей. Годовой план — это набор конкретных мероприятий с примерными сроками исполнения. Месячный план детализирует конкретные мероприятия с точностью до дня исполнения, выделяет резервы времени, отмечает важные для дел дни. Дневной план фиксирует последователь­ность мероприятий с фиксацией времени начала и окончания. Вся система планирования — это постепенное уточнение вида и сроков работ, последовательное заполнение ресурсов времени.

Принципиально важно составлять план в письменном виде. Это разгружает память, исключает совпадение дел. Оформление плана является важнейшим моментом. Если вы не можете прочитать свой план, мучительно вспоминаете, что означает запись, то систему фиксации плана следует менять. Для отдельных мероприя­тий необходимо отмечать не только наименование и время нача­ла, но и цели, фамилии исполнителей, что следует сделать, время окончания.

Наиболее опытные менеджеры в ходе своей деятельности по­стоянно ведут дневник основных событий и мероприятий, где фик­сируют свое мнение по тем или иным вопросам, отмечают положительные и отрицательные результаты деятельности, делают различные пометки. Не менее 30% времени руководителя тратится на чтение дело­вых писем, документов, публикаций, научных работ. Рациональ­ное чтение позволяет выиграть время, а для этого следует исполь­зовать некоторые стандартные приемы.

Метод селекции материала — весь материал читать не обяза­тельно. В каждом тексте следует выделить основной блок, кото­рый бы показал ориентацию материала и его полезность.

Воз­можны несколько групп ценности печатных материалов:

• мате­риал необходим для изучения срочно;

• материал нужен, но не сегодня;

• материал следует отдать другому сотруднику;

• материал явно бесполезен.

Метод выбора нужной информации — при просмотре материала следует выделить его структуру, пропустить вспомогательные час­ти, выделить смысл текста, обратить внимание на ключевые слова.

Стресс – это напряженное состояние организма человека, как физическое, так и психологическое. Стресс присутствует в жизни каждого человека, так как наличие стрессовых импульсов во всех сферах человеческой жизни и деятельности несомненно. Стрессовые ситуации возникают как дома, так и на работе.

С точки зрения управления наибольший интерес представляют организационные факторы, которые вызывают стресс на работе.

Изучение и учет этих факторов поможет предотвратить многие стрессовые ситуации и повысить эффективность управленческого труда, а также достичь целей организации с минимальными психологическими и физиологическими потерями персонала.

Ведь именно стресс является причиной многих заболеваний, а значит, наносит ощутимый вред здоровью человека, тогда как здоровье менеджера – одно из условий достижения успеха в любой организации.

Различают следующие реакции организма человека на стресс:

Реакция стресса. Неблагоприятные факторы (стрессоры) вызывают реакцию стресса. Человек сознательно или подсознательно старается приспособиться к совершенно новой ситуации. Затем наступает выравнивание, или адаптация. Человек либо обретает равновесие в создавшейся ситуации и стресс не дает никаких последствий, либо не адаптируется к ней – это так называемая плохая адаптация. Вследствие этого могут возникнуть различные психологические или физические отклонения.

Пассивность. Она проявляется у человека, адаптационный резерв которого недостаточен, и организм не способен противостоять стрессу. Возникает состояние беспомощности, безнадежности, депрессии.

Две другие реакции активные и подчинены воле человека.

Активная защита от стресса. Человек меняет сферу деятельности и находит что-то более полезное и подходящее для достижения душевного равновесия, способствующее улучшению состояния здоровья (спорт, музыка, работа в саду или огороде)

Активная релаксация (расслабление). Расслабление повышает природную адаптацию человеческого организма – как психическую, так и физическую. Эта реакция наиболее действенная.

В нормальных условиях в ответ на стресс у человека возникает состояние тревоги, смятения, которое является автоматической подготовкой к активному действию: атакующему или защитному.

Такая подготовка осуществляется в организме всегда, независимо от того, какой будет реакция на стресс – даже тогда, когда не происходит никакого физического действия. Импульс автоматической реакции может быть потенциально небезопасен и приводит организм в состояние высшей готовности. Сердце начинает биться учащенно, повышается кровяное давление, мышцы напрягаются.

Вне зависимости от того, серьезна ли опасность (угроза жизни, физическое насилие) или не очень (словесное оскорбление), в организме возникает тревога и в ответ на нее – готовность противостоять. Автоматическая реакция тревоги состоит из трех последовательных фаз:

• импульс

• стресс

• адаптация.

Иными словами, если наступает стресс, то вскоре стрессовое состояние идет на убыль и человек так или иначе, успокаивается.

Если же адаптация нарушается (или вообще отсутствует), то возможно возникновение некоторых психосоматических заболеваний или расстройств. Следовательно, если человек хочет направить свои усилия на сохранение здоровья, то на стрессовый импульс он должен осознанно отвечать релаксацией. С помощью этого вида активной защиты человек в состоянии вмешиваться в любую из трех фаз стресса. Тем самым он может помешать воздействию стрессового импульса, задержать его или (если стрессовая ситуация еще не наступила) ослабить стресс, предотвратив тем самым психосоматические нарушения в организме.

Активизируя деятельность нервной системы, релаксация регулирует настроение и степень психического возбуждения, позволяет ослабить или сбросить вызванное стрессом психическое и мышечное напряжение.

Релаксация – это метод, с помощью которого можно полностью или частично избавиться от физического или психического напряжения.

Релаксация является очень полезным методом, поскольку овладеть ею довольно легко – для этого не требуется специального образования и даже природного дара. Но есть одно непременное условие – мотивация, т.е. каждому необходимо знать, для чего он хочет освоить релаксацию. Методы релаксации нужно осваивать заранее, чтобы в критический момент можно было противостоять раздражению и психической усталости. При регулярности занятий релаксационные упражнения постепенно станут привычкой, будут ассоциироваться с приятными впечатлениями, хотя для того, чтобы их освоить, необходимо упорство и терпение. Большинство из нас уже настолько привыкло к душевному и мышечному напряжению, что воспринимают его как естественное состояние, даже не осознавая, насколько это вредно.

Следует четко уяснить, что, освоив релаксацию, можно научиться это напряжение регулировать, приостанавливать и расслабляться по собственной воле, по своему желанию. Итак, выполнять упражнения релаксационной гимнастики желательно в отдельном помещении, без посторонних глаз. Целью упражнений является полное расслабление мышц.

Для начала упражнений необходимо принять исходное положение: лежа на спине, ноги разведены в стороны, ступни развернуты носками наружу, руки свободно лежат вдоль тела (ладонями вверх). Голова слегка запрокинута назад. Все тело расслаблено, глаза закрыты, дыхание через нос.

Примеры некоторых релаксационных упражнений:

1. Лежите спокойно примерно 2 минуты, глаза закрыты. Попытайтесь представить себе помещение, в котором находитесь. Сначала попробуйте мысленно обойти всю комнату (вдоль стен), а затем проделайте путь по всему периметру тела – от головы до пяток и обратно.

2. Внимательно следите за своим дыханием, пассивно сознавая, что дышите через нос. Мысленно отметьте, что вдыхаемый воздух несколько холоднее выдыхаемого. Сосредоточьтесь на своем дыхании в течение 1-2 минут. Постарайтесь не думать ни о чем другом.

3. Сделайте неглубокий вдох и на мгновение задержите дыхание. Одновременно резко напрягите все мышцы на несколько секунд, стараясь почувствовать напряжение во всем теле. При вдохе расслабьтесь. Повторите 3 раза. Затем полежите спокойно несколько минут, расслабившись и сосредоточившись на ощущении тяжести своего тела. Наслаждайтесь этим приятным ощущением.

4. Упражнение для мышц ног. Напрягите сразу все мышцы ног – от пяток до бедер. В течение нескольких секунд фиксируйте напряженное состояние, стараясь почувствовать напряжение, а затем расслабьте мышцы. Повторите 3 раза. Затем полежите спокойно в течение нескольких минут, полностью расслабившись и ощущая тяжесть своих расслабленных ног. Следующие упражнения идентичны упражнению, описанному выше, но относятся к другим мышцам тела.

В заключении мысленно ”пробегитесь” по всем мышцам своего тела – не осталось ли где-нибудь хоть малейшего напряжения. Если да, то постарайтесь снять его, поскольку расслабление должно быть полным. Завершая релаксационные упражнения, сделайте глубокий вдох, задержите дыхание и на мгновение, напрягите мышцы всего тела: при выходе расслабьте мышцы. После этого долго лежите на спине – спокойно, расслабившись, дыхание ровное, без задержек. Вы вновь обрели веру в свои силы, способны преодолеть стрессовую ситуацию – и возникает ощущение внутреннего спокойствия. После выполнения этих упражнений вы должны почувствовать себя отдохнувшими, полными сил и энергии. Теперь откройте глаза, затем зажмурьте несколько раз, снова откройте и сладко потянитесь после приятного пробуждения.

Очень медленно, плавно, без рывков сядьте. Затем так же медленно, без резких движений встаньте, стараясь как можно дольше сохранить приятное ощущение внутреннего расслабления. Со временем эти упражнения будут выполняться быстрее, чем в начале.

Неумение сосредоточиться – фактор, тесно связанный со стрессом. Например, большинство работающих женщин дома выполняют три функции: домашней хозяйки, супруги и матери. Каждая из этих функций требует от женщины сосредоточенности, предельного внимания, и, естественно, полной самоотдачи. Возникает многократная не сосредоточенность. Каждая из трех функций вызывает целый ряд импульсов, отвлекающих внимание женщины от выполняемой в данный момент деятельности и способных вызвать стрессовую ситуацию.

Все перечисленное приводит в конце концов к истощению, главным образом психическому. В таком случае концентрационные упражнения просто незаменимы. Их можно выполнять где и когда угодно в течение дня. Для начала желательно заниматься дома: рано утром, перед уходом на работу или вечером, перед сном, или, еще лучше, сразу же после возвращения домой.

Порядок выполнения концентрационных упражнений.

1. Постарайтесь, чтобы в помещении, где вы предполагаете заниматься, не было зрителей.

2. Садитесь на табуретку или обычный стул – только боком к спинке, чтобы не опираться на нее. Стул ни в коем случае не должен быть с мягким сиденьем, иначе эффективность упражнения снизится. Садитесь как можно удобнее, чтобы вы могли находиться неподвижно в течение определенного времени.

3. Руки свободно положите на колени, глаза закройте (они должны быть закрыты до окончания упражнения, чтобы внимание не отвлекалось на посторонние предметы – никакой визуальной информации).

4. Дышите через нос спокойно, не напряженно. Старайтесь сосредоточиться лишь на том, что вдыхаемый воздух холоднее выдыхаемого.

5. А теперь два варианта концентрационных упражнений:

а) концентрация на счете. Мысленно медленно считайте от 1 до 10 и сосредоточьтесь на этом медленном счете.

б) концентрация на слове. Выберите какое-нибудь короткое (лучше всего двусложное) слово, которое вызывает у вас положительные эмоции. Пусть это будет имя любимого человека, или ласковое прозвище, которым вас называли в детстве родители, или название любимого блюда. Если слово двусложное, то мысленно произнесите первый слог на вдохе, второй – на выдохе. Сосредоточьтесь на ”своем” слове, которое отныне станет вашим персональным лозунгом при концентрации.

Именно такая концентрация приводит к желаемому побочному результату – релаксации всей мозговой деятельности.

6. Выполняйте релаксационно - концентрационные упражнения в течение нескольких минут. Упражняйтесь до тех пор, пока это доставляет вам удовольствие.

7. Закончив упражнение, проведите ладонями по векам, не спеша откройте глаза и потянитесь. Еще несколько мгновений посидите на стуле. Отметьте, что вам удалось победить рассеянность.

Часто возникают такие ситуации, когда сложно вспомнить чью-либо фамилию или какую-то свою мысль. Мы часто растерянно останавливаемся посреди комнаты или коридора, пытаясь вспомнить, за чем пошли или что хотели сделать. Именно в подобных случаях рекомендуется кратковременная концентрация по команде – на своем слове или на счете. В большинстве случаев выпавшее из памяти слово (или мысль) придет в голову буквально через мгновение. В нормальных условиях о дыхании никто не думает и не вспоминает. Но когда по каким-то причинам возникают отклонения от нормы, вдруг становится трудно дышать. Дыхание становится затрудненным и тяжелым при физическом напряжении или в стрессовой ситуации. И наоборот, при сильном испуге, напряженном ожидании чего-то люди невольно задерживают дыхание. Человек имеет возможность, сознательно управляя дыханием использовать его для успокоения, для снятия напряжения – как мышечного, так и психического, таким образом, ауторегуляция дыхания может стать действенным средством борьбы со стрессом наряду с релаксацией и концентрацией. Противострессовые дыхательные упражнения можно выполнять в любом положении. Обязательно лишь одно условие: позвоночник должен находиться в вертикальном или горизонтальном положении. Очень важно также правильное положение головы: она должна сидеть на шее прямо и свободно. Расслабленная, прямо сидящая голова в определенной степени вытягивает вверх грудную клетку и другие части тела.

Если все в порядке и мышцы расслаблены, то можно упражняться в свободном дыхании, постоянно контролируя его.