Вопрос 5. Проведение аудита на месте: предварительное совещание, сбор информации, верификация данных, заключительное

совещание.

Предварительное совещание.

Целью предварительного совещания являются:

- подтверждение согласия всех сторон (например, проверяемой организации, группы по аудиту) относительно плана аудита;

-представление членов группы по аудиту:

- обеспечение уверенности в том, что все запланированные в рамках аудита мероприятия могут быть выполнены.

Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации и, когда это воз­можно, с теми лицами, которые отвечают за проверяемые подразделения или процессы. В ходе этого совещания предоставляется возможность задать вопросы.

Объем и степень предоставляемых сведений должны соответствовать степени осведомленности проверяемой организации с процессом аудита. Во многих случаях, например, при проведении внутрен­них аудитов в небольших организациях, предварительное совещание может состоять лишь из объявле­ния о том, что началось проведение аудита, и объяснения сущности или специфики аудита.

В других случаях предварительное совещание может иметь официальный характер, при котором проводится регистрация присутствующих на нем лиц. Предварительное совещание должно проходить под руководством руководителя группы по аудиту, в обязанности которого входит:

представить участников, включая наблюдателей и сопровождающих лиц, и объяснить их роль в аудите;

подтвердить цели, область и критерии аудита;

подтвердить с проверяемой организацией план аудита и другие необходимые мероприятия, свя­занные с аудитом, такие как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совеща­ния группы по аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;

ознакомить с методами, которые будут использоваться при проведении аудита, включая инфор­мирование проверяемой организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборках доступных данных;

представить методы по управлению рисками, связанными с аудитом, которые могут иметь место для организации вследствие присутствия на местах членов группы по аудиту;

подтвердить официальные каналы связи между группой по аудиту и проверяемой органи­зацией;

подтвердить язык, используемый при аудите;

подтвердить, что во время аудита проверяемая организация будет информироваться о ходе его проведения;

подтвердить, что необходимые группе по аудиту ресурсы и средства будут доступны;

подтвердить обеспечение конфиденциальности и информационной безопасности;

подтвердить обеспечение безопасности работы и ознакомление с соответствующими процеду­рами по обеспечению безопасности, а также в случае возникновения чрезвычайной ситуации для груп­пы по аудиту;

ознакомить с методом регистрации и составления отчетов по выявленным при проведении ауди­та фактам, включая их классификацию и любое ранжирование;

проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

проинформировать о заключительном совещании;

проинформировать о том, каким образом следует обращаться с теми фактами, которые могут быть выявлены во время аудита;

проинформировать о любой системе обратной связи с проверяемой организацией по рассмот­рению выводов или заключений по результатам аудита, включая жалобы или апелляции.

Сбор информации.

Во время проведения аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям ау­дита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована . Методы сбора информации включают в себя следующее:

- опросы;

- наблюдения за деятельностью;

- анализ документов, включая записи.

Выбор источников информации.

Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от области применения и сложности ау­дита и могут включать в себя следующее:

- интервью с работниками и другими лицами;

- наблюдения за осуществляемыми действиями и окружающей производственной средой и условиями;

- документы, такие как политики, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты, заказы и т.д.;

- записи, такие как записи инспекционного контроля, протоколы совещаний, отчеты по проведению аудитов, записи, относящиеся к программе мониторинга, и результаты измерений;

- сводки данных, анализы и показатели деятельности;

- информацию о планах проведения выборок проверяемой организации и процедурах для управления про­цессами, связанными с проведением выборок и измерений;

- отчеты из других источников, например, обратная связь с потребителем, внешние обзоры и измерения, другая подходящая информация от внешних сторон и оценки поставщиков;

- базы данных и интернет-сайты.

Верификация данных.

Верификация - это подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установлен­ные требования были выполнены

Фактические данные, собранные в ходе аудита в подтверждение выполнения требований стандарта СМК или определенной деятельности считаются свидетельствами аудита и должны быть зарегистрированы. В качестве свиде­тельства аудита следует принимать только ту информацию (записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита), которая может быть проверена.

Свидетельство аудита может быть качественным или количественным.

Заключительное совещание:

Проведение заключительного совещания должно быть организовано руководителем группы по ау­диту таким образом, чтобы представленные выводы и заключения аудита были понятны и признаны проверяемой организацией. К участию в заключительном совещании следует привлекать руководите­лей проверяемой организации и, там, где это целесообразно, сотрудников, отвечающих за функции или процессы, которые были проверены в ходе аудита, а также заказчика аудита и другие стороны.

Если это необходимо, руководитель группы по аудиту должен сообщать проверяемой организа­ции (подразделению) о сложившихся во время проведения аудита ситуациях, которые могут уменьшить доверие к инфор­мации, изложенной в заключениях по результатам аудита. Если это определено в системе менеджмента или соглашением с лицом, отвечающим за управление программой аудита, участникам следует согласовать сроки разработки и внедрения плана мероприятий по результатам аудита, включающего корректирующие и предупреждающие действия.

Объем и степень предоставляемых сведений должны соответствовать степени осведомленности проверяемой организации о процессе аудита. В других случаях, например, при внутренних аудитах, за­ключительное совещание является менее формальным и может состоять только из сообщения о выво­дах и заключениях по результатам аудита.

При необходимости, на заключительном совещании следует довести до сведения проверяемой организации следующее:

что собранные во время аудита свидетельства основаны на выборке данных и информации, имевшейся на момент проведения аудита;

метод протоколирования и составления отчетов, включая любую классификацию или ранжиро­вание данных;

процесс обработки и трактовки выводов аудита и возможные последствия, связанные с приняти­ем решений по выявленным фактам;

выводы аудита таким способом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой органи­зацией;

любые последующие действия по результатам аудита (например, выполнение корректирующих действий, обработку претензий, процесс апелляций).

Любые разногласия по выводам и/или заключениям аудита между группой по аудиту и проверяе­мой организацией (подразделением) должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. В случае, если разногласия не удается разрешить, то все мнения должны быть зарегистрированы.

Список литературы:

1. ГОСТ Р ИСО 19011-2011 «Руководящие указания по проведению аудита СМК и/или СЭМ».

2. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством: учебное пособие. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА-М, 2011. – 304с