Вопрос 8. Результативность и эффективность процесса внутреннего аудита.

Согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 организация должна определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности процессов.

Таким образом, исходя из вышеприведенного требования, по каждому процессу изначально организация должна определить показатель (критерий) результативности , т.е. каким образом будет измеряться результативность процесса.

Результативность определяется стандартом ИСО 9000 как степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Показатель должен определяться исходя из целей процесса которые планируется достигнуть после его осуществления .

Рассмотрим, как формируется показатель результативности на примере процесса «Внутренние аудиты».

Цель процесса – обеспечение уверенности в том, что СМК соответствует установленным требованиям и поддерживается в работоспособном состоянии.

Виды деятельности, образующие процесс: планирование аудитов, проведение аудиторских проверок, контроль выполнения Программы аудитов (соблюдение сроков проверок, выполнения корректирующих и предупреждающих действий), анализ и оценивание результатов аудитов, внедрение корректирующих и предупреждающих действий.

Таким образом, результатами процесса будут:

- своевременное выполнение всех видов деятельности, составляющих процесс;

- отсутствие несоответствий при проведении внешних аудитов и повторных аудитов.

Указанные результаты и будут считаться показателями результативности процесса.

Эффективность, согласно стандарту ИСО 9000, — соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов.

Ресурсы. используемые в процессе: персонал, информация, инфраструктура.

Исходя из определения эффективности, установить этот показатель без использования затрат на качество и стоимости процесса не представляется возможным. При этом нельзя ограничиться самым простым способом учета затрат от несоответствий (убытков).

Для того, чтобы определить эффективность процесса проведения внутреннего аудита, необходимо знать стоимость процесса (определить полные затраты на процесс) и прибыль организации, полученную в результате функционирования процесса.

Стоимость процесса будет складываться их следующих затрат:

а) затраты на соответствие:

- заработная плата (включая вознаграждения) аудиторов и руководителей службы, ответственной за аудит ;

- затраты на приобретение стандартов и других документов, необходимых для работы аудиторов;

- затраты на обучение и переподготовку аудиторов;

- затраты на тиражирование документов аудиторской проверки;

-затраты на информирование персонала о результатах аудиторской проверки.

б) возможные затраты вследствие несоответствия:

- затраты на контроль исполнения процедур аудита;

- затраты на повторные аудиты, проводимые из-за нарушений процедур аудита или низкой компетентности аудиторов при проведении проверки

- упущенная выгода в связи с отвлечением персонала от выполнения основных обязанностей.

Экономическим результатом деятельности по проведению внутренних аудитов в организации будет суммарная выгода от улучшения процессов и дополнительная полученная прибыль от того, что несоответствия процесса были устранены в результате проведения внутренних аудитов.

Отношение результата к затратам и будет показателем эффективности процесса. При этом, чем больше будет значение показателя эффективности, тем лучше (эффективнее) функционирует процесс внутреннего аудита. Критичное значение показателя эффективности будет равно единице, при эффективности меньше или равной единице, процесс считается неэффективным.

Список литературы:

1. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством : учебное пособие. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА-М, 2011. – 304с

2.Коноплев, С.П. Управление качеством : учеб. пособие / С.П. Коноплев. – М. : ИНФРА-М, 2009.

3. ГОСТ Р ИСО 9000 :2008 «Система менеджмента качеством. Основные положения. Словарь»

4. ГОСТ Р ИСО 9001:2011 «Система менеджмента качества. Тебования.»

Вопрос 9. Цели проведения внутренних аудитов систем менеджмента качества: проверка соответствия запланированным мероприятиям, проверка соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента качества, проверка эффективности внедрения системы менеджмента качества, поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента качества.

Согласно требований ГОСТ Р ИСО 9001 внутренние аудиты проводятся с целью установления того, что система менеджмента качества (далее по тексту СМК):

а) соответствует запланированным мероприятиям, требованиям определенного стандарта (ИСО 9001.) и требованиям к СМК, установленным в организации;

б) результативно внедрена и поддерживается в работоспособном состоянии.

Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание виновных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, поскольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведения, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной информации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем. Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации.

Цель проведения внутренних аудитов возможность:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств;

2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Аудит можно определить как действия по сбору информации, позволяющей ценить потребность в улучшении или корректирующих действиях.

Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение. Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и позволяет организации решать следующие задачи:

- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;

- подтверждение достижения целей в области качества;

- подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, контрактных требований;

-  анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

- предотвращение появления проблем качества;

- подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;

- оценка результативности функционирующей системы менеджмента;

- установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;

- обеспечение уверенности руководству и потребителю;

- обеспечение отслеживания бизнес-процессов;

- выявление возможности улучшений.

Список литературы:

1. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством : учебное пособие. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА-М, 2011. – 304с

2.Коноплев, С.П. Управление качеством : учеб. пособие / С.П. Коноплев. – М. : ИНФРА-М, 2009.

3. ГОСТ Р ИСО 9001: 2011 «Система менеджмента качества. Требования.»