Инспектор по контролю за исполнением поручений

(4-й, 5-й разряды)

Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации. Проверяет соответствие подготавливаемых в организации проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует руководителя организации о состоянии исполнения. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в организации, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства в организации; формы и методы контроля исполнения документов; структуру организации и ее подразделений; стандарты в сфере ДОУ; организационно-распорядительную документацию; основы трудового законодательства; основы экономики, организации труда и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее трех лет, в том числе в данной организации не менее одного года.

Экспедитор (2-й разряд)

Должностные обязанности. Принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет записи в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления. Вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам. В случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией. Законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию. Обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию. Следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности.

Должен знать: основы организации делопроизводства в организации; приемы и методы обработки корреспонденции; адреса постоянных корреспондентов; правила работы на машинах, обрабатывающих корреспонденцию; структуру организации и ее подразделений; основы организации труда; основы законодательства о труде и охране труда; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; ГСДОУ, стандарты в сфере ДОУ; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

3.4. Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника.

Типовой формуляр должностной инструкции, состав информации, порядок разработки и утверждения

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения.

В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда (аттестации) работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

• Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ), в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

• Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

• Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т.п.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция.

Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя; ... секретаря приемной.

Чем подробнее будет разработана должностная инструкция, тем легче организовать выполнение конкретной работы. В инструкции следует включать и методику работы, т.е. не только ЧТО делать, но и КАК выполнять те или иные виды работы.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые сотрудником, занимающим определенную должность. Иначе говоря, необходимо составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и пр.

В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие. Виза проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (желательно с расшифровкой) и дату

Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время жестко не регламентируются, что позволяет создавать ее индивидуально для каждого предприятия с учетом его специфики.

Первый вариант структуры индивидуальной должностной инструкции:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Обязанности (Должностные обязанности).

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

1. Раздел «Общие положения» включает:

• наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;

• кому непосредственно подчиняется работник;

• порядок назначения на должность и освобождения от занимаемой должности;

• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

• квалификационные требования к работнику (уровень образования, навыки, стаж работы);

• требования к специальным знаниям и навыкам.

Например: «Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

Инспектор в своей деятельности руководствуется:

• уставом организации;

• действующим законодательством РФ;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• приказами (указаниями) руководителя организации и начальника УД;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей должностной инструкцией».

2. Раздел «Функции» определяет основное назначение должности, закрепляет за работником определенный участок работы или предмет его ведения. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Раздел «Функции» можно не включать в должностную инструкцию, если в разделе «Общие положения» сформулировано общее назначение должности, например:

«Документовед является сотрудником службы ДОУ (наименование организации), осуществляющим организацию контроля исполнения документов, и подчиняется непосредственно руководителю службы ДОУ»

3. Раздел «Должностные обязанности» устанавливает конкретное содержание деятельности работника: перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

Этот раздел может представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. Например, если в функции работника входит «контроль исполнения документов», то обязанностями, соответственно, будут:

• постановка документов на контроль,

• контроль за ходом исполнения документов,

• снятие документов с контроля,

• анализ исполнительской дисциплины,

• информирование руководства о результатах исполнения документов.

Другой пример: на работника возложена функция формирования дел и организации текущего хранения документов. В обязанности работника в данном случае входят:

• проверка наличия отметки об исполнении документа,

• подшивка документа в дело в соответствии с номенклатурой дел,

• организация хранения дел в шкафу, сейфе,

• выдача во временное пользование документов и дел,

• оформление обложек дел,

• подготовка дел к передаче в архив учреждения и т.д.

В самом тексте должностной инструкции обязанности работника нужно сгруппировать по назначению в деятельности следующим образом:

1) Обязанности организационно-технического характера (планирование работы руководителя, подготовка и участие в деловых встречах, переговорах, совещаниях, подготовка деловых поездок руководителя и др.).

2) Обязанности по сбору, анализу, обработке информации (поиск источников информации, аналитическая обработка информации, перевод материалов с иностранных языков и пр.).

3) Обязанности по составлению и оформлению документов (подготовка и изготовление деловых писем, проектов распорядительных документов, оформление протоколов и т.д.).

4) Обязанности делопроизводственного характера (ввод данных о поступающих документах в автоматизированную базу данных, распределение документов по исполнителям, предварительное рассмотрение документов, формирование дел, поиск документов и др.).

5) Обязанности по совершенствованию организации работы (разработка унифицированных форм документов, разработка нормативных документов по организации ДОУ и пр.).

В этом разделе указываются порядок выполнения работ, сроки и методы выполнения каждой операции. Например, если работник производит регистрацию документов, то в инструкции должно быть подробно описано деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение каждого реквизита регистрационной карточки и количество экземпляров карточки, куда какой экземпляр пойдет и т.д. При этом желательно привести и форму регистрационной карточки.

Другой пример: «Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

• руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

• оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

• инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

• контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;

• руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

• осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

• организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

• составлять установленную отчетность;

• принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;

• сохранять конфиденциальность информации».

Именно разделы «Функции» и «Обязанности», учитывая слабую профессиональную подготовленность делопроизводственного обслуживающего персонала, должны содержать как можно больше методических указаний о порядке выполнения различных операций.

4. Раздел «Права» устанавливает полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

• право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);

• право давать указания по конкретным вопросам;

• право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

• право обращаться к руководителю с предложениями;

• право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;

• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;

• право требовать выполнения определенных действий от других работников,

• право визировать определенных видов документов;

• право возвращать документов на доработку;

• право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;

• право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;

• право получения необходимые периодические издания;

• право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

• право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

• право на комфортные условия;

• право на повышение квалификации;

• право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

В этом разделе следует учитывать специфику деятельности работника, поэтому, кроме общих, здесь должны быть перечислены права, сформулированные конкретно для данной должности. Например:

«Инспектор имеет право:

• проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

• не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

• докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Раздел «Ответственность» определяет критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника.

Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной.

В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за:

• результаты и последствия своей деятельности;

• непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям;

• несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах;

• нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами;

• отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств;

• отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя.

Например: «Инспектор несет ответственность за:

• неиспользование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

• нарушение инструкции по делопроизводству университета;

• нарушение трудового распорядка, а также данной должностной инструкции».

При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела на должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

При составлении разделов «Права» и «Обязанности» главное - предоставить работнику права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, - возложить на работника обязанности, но не предоставить ему права для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.

6. В разделе «Взаимоотношения» определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств.

В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

• с канцелярией и другими структурными подразделениями ЗАО - по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

• с административно-хозяйственной частью - по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;

• с информационным отделом - по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

В текст должностной инструкции может быть включен раздел «Условия оплаты труда», в котором указывается:

• какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием;

• какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения);

• какие он может получать надбавки;

• как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью);

• может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

В методической литературе предлагается завершать должностную инструкцию разделом «Оценка работы» (Показатели оценки работы), в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации.

К числу общих показателей относятся:

• полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;

• качество составления и оформления документов;

• отсутствие ошибок и служебных нарушений;

• отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

• квалифицированное применение требований инструкции и других нормативных документов;

• своевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения документов.

Второй вариант структуры индивидуальной должностной инструкции:

1) Основная цель должности. В этом разделе кратко формулируется основная цель существования этой должности в организации.

2) Документы и материалы, которыми руководствуется работник на данной должности.

3) Основные функциональные обязанности. Этот раздел содержит не более 8 - 10 формулировок, отражающих основные (приоритетные) направления деятельности работника на данной должности. Остальные обязанности определяются как дополнительные и вносятся в специальный раздел.

4) Дополнительные должностные обязанности.

5) Полномочия и ответственность. В данном разделе должностной инструкции фиксируются диапазон свободы работника в принятии тех или иных решений, границы его компетенции. При этом обычно специально оговариваются решения, которые работник вправе принять только по согласованию с вышестоящим лицом либо с руководителями одного уровня. Здесь также указываются права и ответственность работника в отношении подчиненных и подконтрольных ему работников, оговариваются размеры контролируемых им фондов, годовые расходы и т.п. В необходимых случаях приводятся важнейшие показатели надлежащего исполнения должностных обязанностей с указанием степени ответственности.

6) Основные критерии оценки результативности. В этом очень важном разделе должностной инструкции приводятся критерии, позволяющие как самому работнику, так и его руководителям и коллегам адекватно оценить деятельность работника, качество выполнения им должностных обязанностей.

7) Требования к работнику. В данном месте документа излагаются требования к работнику, действительно необходимые для эффективного выполнения им должностных обязанностей. Как правило, сюда включаются требования к образованию, профессиональному опыту, стажу работы по специальности, какие-либо специальные навыки. В необходимых случаях оговаривается наличие сертификатов аттестатов и т.п.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Документы инструктивного характера могут также называться правилами и положениями.